Zarządzanie podwykonawcami w INK Sp. z o.o.

Kontekst: skala i wyzwania w zarządzaniu partnerami

Projekty inwestycyjne na dużą skalę i oddalenie zakładów produkcyjnych wymagają szczególnego podejścia do kontroli podwykonawców. Kiedy powierzchnia obszarów koncesyjnych jest porównywalna z terytorium całego kraju, a na obiektach pracuje jednocześnie ponad 500 organizacji partnerskich, standardowe metody kontroli przestają być skuteczne. W swoim wystąpieniu kierownik działu wdrażania najlepszych praktyk Irkuckiej Kompanii Naftowej (INK), Iwan Andrijewski, analizuje architekturę systemu zarządzania podwykonawcami, która pozwala kontrolować bezpieczeństwo na każdym etapie współpracy.

Klasyfikacja umów i cyfrowa prekwalifikacja

W celu optymalizacji zasobów na ocenę i dopuszczenie, wszystkie umowy są podzielone na trzy klasy w zależności od poziomu ryzyka. Pierwsza klasa obejmuje prace o podwyższonym ryzyku i użycie ciężkiego sprzętu — to właśnie tutaj stosowana jest maksymalna kontrola ze strony zamawiającego.

Prelegent pokazuje na przykładzie osobistego panelu kontrahenta, jak zautomatyzowana jest ocena prekwalifikacyjna. System działa na zasadzie sygnalizacji świetlnej: trafienie do „żółtej strefy” zobowiązuje podwykonawcę do oddelegowania na obiekt dedykowanego specjalisty ds. HSE niezależnie od wielkości brygady, a „czerwona strefa” oznacza całkowity zakaz dopuszczenia do prac. Integracja z wewnętrznymi bazami danych pozwala na blokowanie zawierania nowych umów w przypadku przeterminowanej oceny, eliminując czynnik ludzki i próby obejścia zasad ze względu na pilność.

Od adaptacji do audytów terenowych

Weryfikacja papierowa nie wystarczy do zapewnienia rzeczywistego bezpieczeństwa. Wystąpienie szczegółowo omawia proces przejścia od oceny dokumentacji do audytów terenowych. O ile na etapie prekwalifikacji partner jedynie deklaruje posiadanie systemu zarządzania bezpieczeństwem, o tyle kontrole na miejscu potwierdzają jego faktyczne funkcjonowanie i gotowość techniczną floty pojazdów (np. zgodność urządzeń dźwigowych z ograniczeniami wiekowymi).

Szczególną uwagę zwraca się na informowanie personelu. Każdy pracownik podwykonawcy ma obowiązek w ciągu 14 dni od przyjazdu przejść czterogodzinny kurs adaptacyjny. Jest to konieczne, ponieważ wielu pracowników przybywa na odległe obiekty bez podstawowego zrozumienia lokalnych zagrożeń — od specyfiki procesów produkcyjnych po prawdopodobieństwo pojawienia się dzikich zwierząt na placach budowy.

Komunikacja i motywacja finansowa

Budowanie relacji partnerskich wymaga regularnego dialogu. W tym celu wprowadzono kwartalne fora bezpieczeństwa dla kierowników firm podwykonawczych oraz comiesięczne „Bezpieczne czwartki” dla personelu liniowego bezpośrednio na złożach.

Ważnym elementem systemu jest zachęta finansowa za proaktywne działania w obszarze bezpieczeństwa. Pula nagród sięga miliona rubli za pierwsze miejsce. Motywuje to partnerów nie tylko do przestrzegania wymagań, ale także do otwartego dzielenia się swoimi praktykami, inwestując otrzymane środki w poprawę warunków pracy swoich pracowników.

Czego dowiesz się z tego webinarium

• Jak podzielić podwykonawców według klas ryzyka i zoptymalizować zasoby na ich weryfikację?
• Jakie kryteria są stosowane do automatycznego blokowania dostępu kontrahenta do obiektów zamawiającego?
• Jak zorganizować szkolenia adaptacyjne dla tysięcy pracowników podwykonawców w warunkach odległych pól naftowych?
• Jak działają audyty terenowe i dlaczego gotowość techniczna podwykonawcy jest oceniana na równi z dokumentacją HSE?
• Jak zbudować system motywacji finansowej, który realnie stymuluje kierowników firm podwykonawczych do inwestowania w bezpieczeństwo?