5S como herramienta para organizar un espacio de trabajo seguro

El sistema 5S tiene como objetivo organizar un espacio de trabajo seguro y eficiente.

Mitos sobre el sistema 5S que dificultan el proceso de implementación:

• 5S es solo estética
• 5S es una limpieza general y nada más
• 5S no influye en la productividad, la seguridad ni la calidad

Como instructor de implementación de sistemas de producción ajustada, desmonto los mitos entre los empleados durante el proceso de capacitación mediante:

• ejemplos de áreas donde ya se ha implementado el sistema 5S (fotos de "antes" y "después"), analizando los riesgos asociados al incumplimiento del sistema que pueden minimizarse al aplicarlo;
• fotografías del área de los empleados que están recibiendo la capacitación en ese momento. Intentamos encontrar discrepancias con el sistema y planificar acciones;
• auditorías de instalaciones de producción y almacenes. Discusión de los resultados con los responsables y actualización de los estándares 5S;
• tareas prácticas (como opción, se propone a los grupos armar un mosaico en forma de estrella. La primera ronda sin aplicar los estándares 5S, la segunda ya con los estándares aplicados. Realizamos un juego de ensamblaje de enchufes. Salimos al terreno para realizar una auditoría basada en una lista de verificación).

Los empleados deben comprender que el sistema 5S sirve como punto de partida para minimizar los riesgos de HSE, tales como:

• riesgo de tropiezos/caídas (debido al desorden en el espacio de trabajo, los objetos no tienen un lugar asignado);
• riesgo de caída de objetos (organización incorrecta del espacio de trabajo. Los objetos que se usan con más frecuencia se encuentran al alcance de la mano, los que se usan menos se mueven al fondo);
• partes móviles de maquinaria/atropello de empleados por vehículos (falta de zonas designadas para el movimiento o ubicación de equipos, o zonas no identificadas).

El sistema implica 5 pasos:

• Clasificación (dejamos solo lo necesario. Organizamos una zona de cuarentena).
• Orden
• Limpieza
• Estandarización (documento que establece la apariencia general del centro o área de trabajo)
• Mejora continua

El sistema es siempre cíclico. En cada capacitación les digo a los empleados: «Nadie conoce su lugar de trabajo mejor que ustedes». El auditor es su ayudante, pero la última palabra en cuestiones de organización de espacios de trabajo, elección de métodos de marcado, visualización y organización de zonas de almacenamiento siempre la tiene el jefe de área.

Qué dificultades se pueden encontrar durante el proceso de implementación de la herramienta:

• «Gestión por teléfono». No, y mil veces no. Solo visitas a las áreas, solo registro del estado actual real y trabajo sobre ello.
• El sistema no es para todos. La implementación del sistema es un proceso prolongado y no siempre se puede lanzar en todas las áreas a la vez, pero es obligatorio desarrollar un plan de implementación. Y el sistema se aplica a todos los departamentos, incluidos los de oficina.
• Falta de apoyo del director de la empresa. Es necesario comprender claramente y tomar la decisión de implementar el sistema o no; sin el apoyo del director de la organización o de los altos directivos, será problemático hacerlo. Por lo tanto, en primer lugar, realice la capacitación específicamente para esta categoría de empleados, ya que ellos motivarán a sus subordinados con su ejemplo.

La empresa en la que trabajo comenzó a aplicar el sistema 5S en abril de 2021. Actualmente, el sistema se ha introducido en el 97% de las instalaciones; este año planeamos pasar de la señalización temporal de las zonas de trabajo (con cinta especial) a la permanente (con pintura). La señalización temporal es necesaria para «probar» el espacio de trabajo, entender qué tan cómodo, confortable y, sobre todo, seguro es para los empleados trabajar. La puntuación media en la lista de verificación es de 43 sobre 50 posibles. La implementación del sistema está a cargo del departamento de calidad y seguridad industrial.

Quiero compartir ejemplos de la serie «antes» / «después».