5S เป็นเครื่องมือในการจัดพื้นที่ทำงานให้ปลอดภัย

ระบบ 5S มุ่งเน้นไปที่การจัดระเบียบพื้นที่ทำงานให้ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ

ความเชื่อผิดๆ เกี่ยวกับระบบ 5S ที่ขัดขวางกระบวนการนำไปใช้:

• 5S เป็นเพียงเรื่องของความสวยงาม
• 5S คือการทำความสะอาดครั้งใหญ่เท่านั้น
• 5S ไม่ส่งผลต่อประสิทธิภาพ ความปลอดภัย และคุณภาพ

ในฐานะวิทยากรด้านการนำระบบการผลิตแบบลีนมาใช้ ผมทำลายความเชื่อผิดๆ ของพนักงานในระหว่างการฝึกอบรมด้วยวิธีดังนี้:

• ใช้ตัวอย่างจากพื้นที่ที่นำระบบ 5S มาใช้แล้ว (ภาพถ่าย "ก่อน" และ "หลัง") พูดคุยเกี่ยวกับความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการไม่ปฏิบัติตามระบบ ซึ่งสามารถลดลงได้โดยการนำระบบนี้มาใช้
• ใช้ภาพถ่ายของพื้นที่ที่พนักงานกำลังเข้ารับการอบรมอยู่ในขณะนั้น พยายามหาจุดที่ไม่เป็นไปตามระบบและวางแผนกิจกรรมแก้ไข
• การตรวจประเมิน (Audit) พื้นที่การผลิตและคลังสินค้า พูดคุยผลลัพธ์กับผู้บริหาร และปรับปรุงมาตรฐาน 5S ให้เป็นปัจจุบัน
• มอบหมายงานปฏิบัติ (เช่น ให้กลุ่มต่อจิ๊กซอว์รูปดาว รอบแรกไม่ใช้มาตรฐาน 5S รอบที่สองใช้มาตรฐานแล้ว หรือเกมประกอบปลั๊กไฟ รวมถึงการลงพื้นที่จริงเพื่อตรวจประเมินตามเช็คลิสต์)

พนักงานควรตระหนักว่าระบบ 5S เป็นจุดเริ่มต้นในการลดความเสี่ยงด้าน HSE เช่น:

• ความเสี่ยงจากการสะดุด/หกล้ม (เนื่องจากพื้นที่ทำงานรกรุงรัง สิ่งของไม่มีที่วางที่แน่นอน)
• ความเสี่ยงจากสิ่งของตกหล่น (การจัดพื้นที่ทำงานไม่เหมาะสม สิ่งของที่ใช้บ่อยควรอยู่ในระยะที่เอื้อมถึง ส่วนที่ใช้น้อยให้วางไว้ด้านหลัง)
• ส่วนที่เคลื่อนที่ของเครื่องจักร/ยานพาหนะชนพนักงาน (ขาดการตีเส้นแบ่งเขตการเคลื่อนที่ การวางอุปกรณ์ หรือเขตเหล่านั้นไม่มีเครื่องหมายระบุชัดเจน)

ระบบประกอบด้วย 5 ขั้นตอน:

• สะสาง (เหลือไว้เฉพาะสิ่งที่จำเป็น จัดโซนกักกัน)
• สะดวก (จัดระเบียบ)
• สะอาด (ดูแลความสะอาด)
• สุขลักษณะ (จัดทำมาตรฐานที่เป็นเอกสารกำหนดรูปแบบพื้นที่ทำงาน)
• สร้างนิสัย (การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง)

ระบบนี้เป็นวงจรเสมอ ในการอบรมทุกครั้งผมจะบอกพนักงานว่า: "ไม่มีใครรู้จักหน้างานของคุณดีไปกว่าตัวคุณเอง" ผู้ตรวจประเมินคือผู้ช่วยของคุณ แต่การตัดสินใจขั้นสุดท้ายในเรื่องการจัดพื้นที่ทำงาน การเลือกวิธีทำเครื่องหมาย การทำทัศนสัญญาณ และการจัดโซนจัดเก็บ เป็นหน้าที่ของหัวหน้างานในพื้นที่นั้นๆ

อุปสรรคที่อาจพบในระหว่างการนำเครื่องมือนี้มาใช้:

• "การบริหารจัดการผ่านโทรศัพท์" ไม่ได้เด็ดขาด ต้องลงพื้นที่จริงเท่านั้น ต้องบันทึกสถานะปัจจุบันที่แท้จริงและทำงานกับมัน
• ระบบไม่ใช่สำหรับทุกคน การนำระบบมาใช้เป็นกระบวนการที่ยาวนานและไม่สามารถเริ่มพร้อมกันทุกจุดได้เสมอไป แต่จำเป็นต้องวางแผนการดำเนินงาน และระบบนี้ต้องครอบคลุมทุกแผนก รวมถึงสำนักงานด้วย
• การขาดการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูง จำเป็นต้องมีความเข้าใจที่ชัดเจนและตัดสินใจว่าจะนำระบบมาใช้หรือไม่ หากไม่มีการสนับสนุนจากผู้บริหารองค์กรหรือผู้จัดการระดับสูง การดำเนินงานจะทำได้ยาก ดังนั้น ขั้นแรกควรจัดอบรมให้พนักงานกลุ่มนี้ก่อน เพราะพวกเขาจะเป็นตัวอย่างในการสร้างแรงจูงใจให้ผู้ใต้บังคับบัญชา

องค์กรที่ผมทำงานอยู่เริ่มนำระบบ 5S มาใช้ตั้งแต่เดือนเมษายน 2021 ปัจจุบันระบบถูกนำไปใช้ในพื้นที่ 97% ของอาคารแล้ว ในปีนี้เราวางแผนที่จะเปลี่ยนจากการตีเส้นเขตงานชั่วคราว (ด้วยเทปพิเศษ) เป็นแบบถาวร (ด้วยการทาสี) การตีเส้นชั่วคราวจำเป็นสำหรับการ "ทดลอง" พื้นที่ทำงาน เพื่อดูว่าพนักงานทำงานได้สะดวก สบาย และที่สำคัญที่สุดคือปลอดภัยหรือไม่ คะแนนเฉลี่ยตามเช็คลิสต์อยู่ที่ 43 จาก 50 คะแนน การนำระบบมาใช้ดำเนินการโดยแผนกคุณภาพและความปลอดภัยทางอุตสาหกรรม

ผมขอแบ่งปันตัวอย่างจากชุดภาพ "ก่อน" / "หลัง" ครับ