5S như một công cụ tổ chức không gian làm việc an toàn
Hệ thống 5S hướng tới việc tổ chức không gian làm việc an toàn và hiệu quả.
Những lầm tưởng về hệ thống 5S gây cản trở quá trình triển khai:
- 5S chỉ là hình thức thẩm mỹ
- 5S chỉ là tổng vệ sinh và không hơn không kém
- 5S không ảnh hưởng đến năng suất, an toàn và chất lượng
Với tư cách là chuyên gia đào tạo triển khai hệ thống sản xuất tinh gọn, tôi phá bỏ những lầm tưởng của nhân viên trong quá trình đào tạo bằng cách:
- Sử dụng ví dụ từ các khu vực đã triển khai hệ thống 5S (ảnh "trước" và "sau"), thảo luận về các rủi ro liên quan đến việc không tuân thủ hệ thống và cách giảm thiểu chúng khi áp dụng 5S;
- Sử dụng ảnh chụp khu vực của chính những nhân viên đang tham gia đào tạo. Cố gắng tìm ra các điểm không phù hợp với hệ thống, lập kế hoạch khắc phục;
- Đánh giá (audit) các khu vực sản xuất và kho bãi. Thảo luận kết quả với quản lý, cập nhật các tiêu chuẩn 5S;
- Bài tập thực hành (ví dụ: yêu cầu các nhóm lắp ghép mô hình ngôi sao. Vòng thứ nhất – không áp dụng các tiêu chuẩn 5S, vòng thứ hai đã áp dụng các tiêu chuẩn. Tổ chức trò chơi lắp ráp phích cắm điện. Thực hiện đi thực tế tại hiện trường để tiến hành đánh giá theo bảng kiểm - checklist).
Nhân viên cần hiểu rằng hệ thống 5S là điểm khởi đầu để giảm thiểu các rủi ro trong lĩnh vực an toàn lao động, chẳng hạn như:
- Rủi ro trượt/ngã (do không gian làm việc bừa bộn, đồ vật không có vị trí cố định);
- Rủi ro vật rơi (tổ chức không gian làm việc không hợp lý. Các vật dụng sử dụng thường xuyên hơn được đặt trong tầm tay, còn những vật ít dùng hơn sẽ được chuyển ra phía sau);
- Các bộ phận chuyển động của máy móc/phương tiện va chạm với nhân viên (thiếu các khu vực di chuyển được phân định rõ ràng, vị trí đặt thiết bị, hoặc các khu vực này không được nhận diện).
Hệ thống bao gồm 5 bước:
- Sàng lọc (chỉ giữ lại những gì cần thiết. Tổ chức khu vực cách ly).
- Sắp xếp
- Sạch sẽ
- Săn sóc (văn bản quy định diện mạo chung của trung tâm hoặc khu vực làm việc)
- Sẵn sàng
Hệ thống luôn mang tính chu kỳ. Trong mỗi buổi đào tạo, tôi đều nói với nhân viên: “Không ai hiểu rõ nơi làm việc của bạn hơn chính bạn”. Chuyên gia đánh giá là người hỗ trợ bạn, nhưng quyết định cuối cùng về tổ chức không gian, lựa chọn phương pháp đánh dấu, trực quan hóa và tổ chức khu vực lưu trữ luôn thuộc về trưởng khu vực.
Những khó khăn có thể gặp phải trong quá trình triển khai công cụ:
- “Quản lý qua điện thoại”. Không, tuyệt đối không. Chỉ có đi thực tế hiện trường, ghi nhận tình trạng thực tế và xử lý trực tiếp.
- Hệ thống không dành cho tất cả mọi người. Triển khai hệ thống là một quá trình lâu dài và không phải lúc nào cũng có thể bắt đầu ngay tại tất cả các khu vực, nhưng nhất thiết phải lập kế hoạch triển khai. Hệ thống áp dụng cho tất cả các bộ phận, bao gồm cả khối văn phòng.
- Thiếu sự hỗ trợ từ lãnh đạo doanh nghiệp. Cần hiểu rõ và quyết định có triển khai hệ thống hay không; nếu không có sự hỗ trợ từ người đứng đầu tổ chức hoặc các quản lý cấp cao, việc thực hiện sẽ rất khó khăn. Do đó, trước hết hãy đào tạo cho nhóm đối tượng này, vì chính họ sẽ là tấm gương thúc đẩy cấp dưới.
Doanh nghiệp nơi tôi làm việc bắt đầu áp dụng hệ thống 5S từ tháng 4 năm 2021. Hiện tại, hệ thống đã được triển khai tại 97% các khu vực. Năm nay, chúng tôi dự kiến chuyển từ vạch kẻ tạm thời (bằng băng dính chuyên dụng) sang vạch kẻ cố định (bằng sơn). Vạch kẻ tạm thời là cần thiết để “chạy thử” không gian làm việc, nhằm hiểu rõ mức độ thuận tiện, thoải mái và quan trọng nhất là sự an toàn cho nhân viên khi làm việc. Điểm trung bình theo bảng kiểm đạt 43 trên tổng số 50 điểm tối đa. Việc triển khai hệ thống do bộ phận chất lượng và an toàn công nghiệp đảm nhiệm.
Tôi muốn chia sẻ một số ví dụ về chuỗi ảnh “trước” / “sau”.
