5S jako narzędzie organizacji bezpiecznej przestrzeni roboczej

System 5S ma na celu organizację bezpiecznej i efektywnej przestrzeni roboczej.

Mity na temat systemu 5S, które utrudniają proces wdrażania:

• 5S to tylko estetyka
• 5S to tylko generalne porządki i nic więcej
• 5S nie wpływa na wydajność, bezpieczeństwo i jakość

Jako trener wdrażania systemów Lean Production obalam mity wśród pracowników podczas szkoleń za pomocą:

• przykładów z obszarów, na których system 5S został już wdrożony (zdjęcia „przed” i „po”), omawiamy ryzyka związane z nieprzestrzeganiem systemu, które można zminimalizować poprzez jego stosowanie;
• zdjęć obszaru, na którym pracownicy aktualnie przechodzą szkolenie. Staramy się znaleźć niezgodności z systemem i zaplanować działania;
• audytów pomieszczeń produkcyjnych i magazynowych. Omawianie wyników z kadrą zarządzającą, aktualizacja standardów 5S;
• zadań praktycznych (jako wariant proponuje się grupom ułożenie mozaiki – gwiazdy. Pierwsza runda – bez zastosowania standardów 5S, druga już z ich zastosowaniem. Przeprowadzamy grę polegającą na montażu wtyczek elektrycznych. Wychodzimy na obiekt w celu przeprowadzenia audytu zgodnie z listą kontrolną).

Pracownicy muszą zrozumieć, że system 5S służy jako punkt wyjścia do minimalizacji ryzyk w obszarze HSE, takich jak:

• ryzyko potknięcia/upadku (z powodu zagracenia przestrzeni roboczej, braku wyznaczonego miejsca dla przedmiotów);
• ryzyko upadku przedmiotów (niewłaściwa organizacja przestrzeni roboczej. Przedmioty używane częściej znajdują się w zasięgu ręki, te rzadziej używane są przesuwane na dalszy plan);
• ruchome części maszyn / potrącenie pracownika przez pojazd (brak wyznaczonych stref ruchu, rozmieszczenia urządzeń lub strefy te nie są zidentyfikowane).

System składa się z 5 kroków:

• Selekcja (zostawiamy tylko to, co potrzebne. Organizujemy strefę kwarantanny).
• Systematyka
• Sprzątanie
• Standaryzacja (dokument określający ogólny wygląd stanowiska pracy lub obszaru)
• Samodyscyplina

System jest zawsze cykliczny. Na każdym szkoleniu mówię pracownikom: „Nikt nie zna waszego miejsca pracy lepiej niż wy”. Audytor jest waszym pomocnikiem, ale ostatnie słowo w kwestiach organizacji przestrzeni roboczej, wyboru metod znakowania, wizualizacji i organizacji stref składowania należy zawsze do kierownika obszaru.

Z jakimi trudnościami można się spotkać w procesie wdrażania narzędzia:

• „Zarządzanie przez telefon”. Nie, i jeszcze raz nie. Tylko wizyty na obiektach, tylko rejestrowanie realnego stanu bieżącego i praca z nim.
• System nie dla wszystkich. Wdrażanie systemu to długotrwały proces i nie zawsze można go uruchomić od razu we wszystkich obszarach, ale obowiązkowo należy opracować plan wdrożenia. System obejmuje wszystkie jednostki, w tym biurowe.
• Brak wsparcia ze strony kierownictwa przedsiębiorstwa. Należy jasno zrozumieć i podjąć decyzję o wdrożeniu systemu lub nie; bez wsparcia szefa organizacji lub top menedżerów będzie to problematyczne. Dlatego w pierwszej kolejności przeprowadź szkolenie właśnie dla tej kategorii pracowników, ponieważ to oni swoim przykładem będą motywować podwładnych.

Przedsiębiorstwo, w którym pracuję, zaczęło stosować system 5S od kwietnia 2021 roku. Obecnie system został wprowadzony w 97% pomieszczeń, w tym roku planujemy przejście z tymczasowego oznakowania stref roboczych (specjalną taśmą) na stałe (malowanie farbą). Tymczasowe oznakowanie jest niezbędne do „przetestowania” przestrzeni roboczej, aby zrozumieć, na ile pracownikom pracuje się wygodnie, komfortowo, a przede wszystkim bezpiecznie. Średnia ocena z listy kontrolnej wynosi 43 na 50 możliwych. Wdrażaniem systemu zajmuje się departament jakości i bezpieczeństwa przemysłowego.

Chcę podzielić się przykładami z serii „przed” / „po”.