5S como ferramenta para a organização de um espaço de trabalho seguro

O sistema 5S visa a organização de um espaço de trabalho seguro e eficiente.

Mitos sobre o sistema 5S que dificultam o processo de implementação:

• O 5S é apenas estética
• O 5S é apenas uma limpeza geral e nada mais
• O 5S não afeta a produtividade, a segurança e a qualidade

Como instrutor de implementação de sistemas de Lean Manufacturing, desmistifico esses mitos junto aos colaboradores durante o treinamento através de:

• exemplos de áreas onde o sistema 5S já foi implementado (fotos "antes" e "depois"), discutindo os riscos associados ao não cumprimento do sistema e que podem ser minimizados ao aplicá-lo;
• fotografias da área dos colaboradores que estão participando do treinamento no momento. Tentamos encontrar não conformidades com o sistema e planejar ações;
• auditorias em instalações de produção e armazéns. Discussão dos resultados com os gestores, atualização dos padrões 5S;
• tarefas práticas (como opção, propõe-se aos grupos montar um mosaico em forma de estrela. A primeira rodada sem aplicar os padrões 5S, a segunda já com os padrões aplicados. Realizamos um jogo de montagem de plugues elétricos. Fazemos visitas ao local para realizar auditorias baseadas em um checklist).

Os colaboradores devem entender que o sistema 5S serve como ponto de partida para minimizar riscos de HSE, tais como:

• risco de tropeços/quedas (devido à desordem no espaço de trabalho, itens sem lugar definido);
• risco de queda de objetos (organização inadequada do espaço de trabalho. Itens usados com mais frequência devem estar ao alcance da mão, os menos usados são movidos para o fundo);
• partes móveis de mecanismos/atropelamento por veículos (ausência de zonas demarcadas para movimentação, posicionamento de equipamentos ou zonas não identificadas).

O sistema envolve 5 etapas:

• Classificação (deixamos apenas o necessário. Organizamos uma zona de quarentena).
• Ordenação
• Limpeza
• Padronização (documento que estabelece a aparência geral do centro de trabalho ou área)
• Autodisciplina/Aperfeiçoamento

O sistema é sempre cíclico. Em cada treinamento, digo aos colaboradores: «Ninguém conhece o seu local de trabalho melhor do que você». O auditor é seu ajudante, mas a última palavra sobre a organização dos espaços de trabalho, escolha de métodos de marcação, visualização e organização de áreas de armazenamento cabe sempre ao supervisor da área.

Dificuldades que podem ser encontradas durante a implementação da ferramenta:

• «Gestão por telefone». Não, e mil vezes não. Apenas visitas ao local, registro do estado atual real e trabalho sobre ele.
• O sistema não é para todos. A implementação do sistema é um processo longo e nem sempre é possível iniciá-lo em todas as áreas de uma vez, mas é obrigatório desenvolver um plano de implementação. E o sistema se aplica a todos os departamentos, inclusive escritórios.
• Falta de apoio do diretor da empresa. É necessário entender claramente e tomar a decisão de implementar o sistema ou não; sem o apoio do líder da organização ou dos altos executivos, será problemático. Portanto, realize o treinamento primeiramente para esta categoria de colaboradores, pois serão eles que motivarão os subordinados pelo exemplo.

A empresa onde trabalho começou a aplicar o sistema 5S em abril de 2021. Atualmente, o sistema foi introduzido em 97% das instalações; este ano planejamos a transição da marcação temporária de zonas de trabalho (com fita adesiva especial) para a permanente (pintura). A marcação temporária é necessária para «testar» o espaço de trabalho, entender o quão conveniente, confortável e, acima de tudo, seguro é para os colaboradores trabalharem. A pontuação média no checklist é de 43 em 50 possíveis. A implementação do sistema é realizada pelo departamento de qualidade e segurança industrial.

Gostaria de compartilhar exemplos da série «antes» / «depois».