Il sistema 5S come strumento per l'organizzazione di uno spazio di lavoro sicuro

Il sistema 5S mira all'organizzazione di uno spazio di lavoro sicuro ed efficiente.

Miti sul sistema 5S che ostacolano il processo di implementazione:

• Il 5S è solo estetica
• Il 5S è solo una pulizia generale e nulla di più
• Il 5S non influisce su produttività, sicurezza e qualità

In qualità di formatore per l'implementazione di sistemi Lean Production, sfato i miti tra i dipendenti durante il processo di formazione attraverso:

• esempi da aree in cui il sistema 5S è già stato implementato (foto "prima" e "dopo"), discutendo i rischi legati al mancato rispetto del sistema che possono essere minimizzati applicandolo;
• fotografie dell'area in cui i dipendenti stanno attualmente seguendo la formazione. Cerchiamo di individuare le non conformità al sistema e di pianificare interventi;
• audit dei locali di produzione e magazzino. Discussione dei risultati con i responsabili e aggiornamento degli standard 5S;
• esercitazioni pratiche (come opzione, ai gruppi viene proposto di comporre un mosaico a forma di stella. Il primo giro senza applicare gli standard 5S, il secondo con gli standard applicati. Conduciamo un gioco sull'assemblaggio di spine elettriche. Effettuiamo sopralluoghi sul campo per condurre audit basati su checklist).

I dipendenti devono comprendere che il sistema 5S funge da punto di partenza per minimizzare i rischi HSE, come:

• rischio di inciampo/caduta (a causa del disordine nello spazio di lavoro, gli oggetti non hanno un posto assegnato);
• rischio di caduta di oggetti (errata organizzazione dello spazio di lavoro. Gli oggetti usati più spesso devono trovarsi a portata di mano, quelli meno usati vengono spostati in secondo piano);
• parti mobili di macchinari/investimento del dipendente da parte di mezzi di trasporto (assenza di zone delimitate per il movimento o il posizionamento delle attrezzature, oppure zone non identificate).

Il sistema prevede 5 fasi:

• Selezione (lasciamo solo ciò che serve. Organizziamo una zona di quarantena).
• Ordine
• Pulizia
• Standardizzazione (documento che definisce l'aspetto generale della postazione o dell'area di lavoro)
• Miglioramento continuo

Il sistema è sempre ciclico. In ogni sessione di formazione dico ai dipendenti: "Nessuno conosce il vostro posto di lavoro meglio di voi". L'auditor è il vostro assistente, ma l'ultima parola spetta sempre al responsabile dell'area per quanto riguarda l'organizzazione degli spazi di lavoro, la scelta dei metodi di marcatura, di visualizzazione e l'organizzazione delle zone di stoccaggio.

Quali difficoltà si possono incontrare durante il processo di implementazione dello strumento:

• "Gestione via telefono". No, assolutamente no. Solo sopralluoghi sul campo, solo rilevazione dello stato attuale reale e lavoro su di esso.
• Il sistema non è per tutti. L'implementazione del sistema è un processo lungo e non sempre è possibile avviarlo contemporaneamente in tutte le aree, ma è obbligatorio sviluppare un piano di implementazione. Inoltre, il sistema si estende a tutti i reparti, compresi gli uffici.
• Mancanza di supporto da parte del dirigente dell'azienda. È necessario comprendere chiaramente e prendere una decisione sull'implementazione del sistema o meno; senza il supporto del responsabile dell'organizzazione o dei top manager, sarà problematico. Pertanto, prima di tutto, fornite formazione proprio a questa categoria di dipendenti, poiché saranno loro, con il proprio esempio, a motivare i subordinati.

L'azienda per cui lavoro ha iniziato ad applicare il sistema 5S da aprile 2021. Al momento, il sistema è stato introdotto nel 97% dei locali; quest'anno prevediamo il passaggio dalla segnaletica temporanea delle zone di lavoro (con nastro adesivo speciale) a quella permanente (con vernice). La segnaletica temporanea è necessaria per "testare" lo spazio di lavoro, capire quanto sia comodo, confortevole e, soprattutto, sicuro per i dipendenti lavorare. Il punteggio medio della checklist è di 43 su 50 possibili. L'implementazione del sistema è gestita dal dipartimento Qualità e HSE.

Vorrei condividere alcuni esempi della serie "prima" / "dopo".