Le 5S comme outil d'organisation d'un espace de travail sécurisé

Le système 5S vise à organiser un espace de travail sûr et efficace.

Mythes sur le système 5S qui entravent le processus de mise en œuvre :

• Le 5S n'est que de l'esthétique
• Le 5S n'est qu'un grand ménage et rien de plus
• Le 5S n'influe pas sur la productivité, la sécurité et la qualité

En tant que formateur en déploiement de systèmes de Lean Manufacturing, je déconstruis ces mythes auprès des employés lors de la formation à l'aide de :

• d'exemples issus de zones où le système 5S est déjà en place (photos « avant » et « après ») ; nous discutons des risques liés au non-respect du système qui peuvent être minimisés grâce à son application ;
• de photos de la zone des employés actuellement en formation. Nous essayons de trouver les non-conformités au système et de planifier des actions ;
• d'audits des locaux de production et de stockage. Discussion des résultats avec les responsables, mise à jour des standards 5S ;
• d'exercices pratiques (par exemple, on propose aux groupes d'assembler une mosaïque en forme d'étoile. Le premier tour se fait sans appliquer les standards 5S, le second avec les standards appliqués. Nous organisons un jeu d'assemblage de fiches électriques. Nous effectuons des visites sur le terrain pour réaliser un audit à l'aide d'une check-list).

Les employés doivent comprendre que le système 5S sert de point de départ pour minimiser les risques HSE, tels que :

• le risque de trébuchement/chute (dû à l'encombrement de l'espace de travail, les objets n'ayant pas de place attitrée) ;
• le risque de chute d'objets (mauvaise organisation de l'espace de travail. Les objets utilisés fréquemment sont à portée de main, tandis que ceux utilisés plus rarement sont placés au second plan) ;
• les pièces mobiles des mécanismes / le risque de collision entre un véhicule et un employé (absence de zones de circulation ou d'emplacement d'équipement délimitées, ou zones non identifiées).

Le système comprend 5 étapes :

• Sélection (ne garder que le nécessaire. Organiser une zone de quarantaine).
• Ordre (Rangement)
• Propreté (Nettoyage)
• Standardisation (document fixant l'aspect général d'un poste de travail ou d'une zone)
• Rigueur (Amélioration continue)

Le système est toujours cyclique. Lors de chaque formation, je dis aux employés : « Personne ne connaît mieux votre poste de travail que vous ». L'auditeur est votre assistant, mais le dernier mot revient toujours au chef de zone pour les questions d'organisation des espaces de travail, de choix des méthodes de marquage, de visualisation et d'organisation des zones de stockage.

Quelles difficultés peut-on rencontrer lors de la mise en œuvre de l'outil :

• « Management par téléphone ». Non, et encore non. Uniquement des visites sur le terrain, uniquement le constat de l'état réel actuel et le travail sur celui-ci.
• Le système n'est pas pour tout le monde. L'implantation du système est un processus de longue haleine et il n'est pas toujours possible de le lancer simultanément dans toutes les zones, mais il est impératif d'élaborer un plan de déploiement. De plus, le système s'applique à tous les départements, y compris les bureaux.
• Manque de soutien de la part du dirigeant de l'entreprise. Il faut clairement comprendre et prendre la décision de mettre en œuvre le système ou non ; sans le soutien du dirigeant de l'organisation ou des top-managers, cela sera problématique. Par conséquent, formez en priorité cette catégorie d'employés, car ce sont eux qui motiveront leurs subordonnés par leur exemple.

L'entreprise où je travaille a commencé à appliquer le système 5S en avril 2021. Actuellement, le système est instauré dans 97 % des locaux. Cette année, nous prévoyons de passer du marquage temporaire des zones de travail (avec du ruban adhésif spécial) au marquage permanent (peinture). Le marquage temporaire est nécessaire pour « tester » l'espace de travail, comprendre si les employés travaillent de manière pratique, confortable et surtout sûre. Le score moyen de la check-list est de 43 sur 50 possibles. La mise en œuvre du système est gérée par le département Qualité et Sécurité Industrielle.

Je souhaite partager des exemples de la série « avant » / « après ».