5S sebagai Alat untuk Mengorganisir Ruang Kerja yang Aman

Sistem 5S bertujuan untuk mengorganisir ruang kerja yang aman dan efisien.

Mitos tentang sistem 5S yang menghambat proses implementasi:

• 5S hanya tentang estetika
• 5S hanyalah pembersihan umum dan tidak lebih
• 5S tidak memengaruhi produktivitas, HSE, dan kualitas

Sebagai pelatih implementasi sistem lean manufacturing, saya mematahkan mitos di kalangan karyawan selama proses pelatihan melalui:

• contoh dari area yang sudah menerapkan sistem 5S (foto "sebelum" dan "sesudah"), mendiskusikan risiko yang terkait dengan ketidakpatuhan terhadap sistem dan yang dapat diminimalkan dengan menerapkannya;
• foto area tempat karyawan yang sedang mengikuti pelatihan bekerja saat ini. Kami mencoba menemukan ketidaksesuaian dengan sistem dan merencanakan tindakan perbaikan;
• audit fasilitas produksi dan gudang. Mendiskusikan hasil dengan manajer, memperbarui standar 5S;
• tugas praktis (sebagai variasi, kelompok diminta menyusun mosaik bintang. Putaran pertama tanpa standar 5S, putaran kedua dengan standar yang diterapkan. Kami mengadakan permainan merakit steker listrik. Kami melakukan kunjungan lapangan untuk audit menggunakan daftar periksa/checklist).

Karyawan harus memahami bahwa sistem 5S berfungsi sebagai titik awal untuk meminimalkan risiko di bidang HSE, seperti:

• risiko tersandung/terjatuh (karena ruang kerja yang berantakan, barang tidak memiliki tempatnya sendiri);
• risiko benda jatuh (pengorganisasian ruang kerja yang salah. Barang yang sering digunakan berada dalam jangkauan tangan, sedangkan yang jarang digunakan dipindahkan ke latar belakang);
• bagian mesin yang bergerak/tabrakan kendaraan dengan karyawan (kurangnya area yang ditentukan untuk pergerakan, penempatan peralatan, atau area tersebut tidak teridentifikasi).

Sistem ini melibatkan 5 langkah:

• Sortir (hanya menyisakan apa yang dibutuhkan. Mengatur zona karantina).
• Menata (Kepatuhan terhadap ketertiban)
• Membersihkan (Menjaga kebersihan)
• Standardisasi (dokumen yang menetapkan tampilan umum pusat kerja atau area)
• Penyempurnaan

Sistem ini selalu bersifat siklis. Dalam setiap pelatihan, saya memberi tahu karyawan: "Tidak ada yang lebih tahu tentang tempat kerja Anda selain Anda sendiri". Auditor adalah asisten Anda, tetapi keputusan akhir mengenai pengorganisasian ruang kerja, pemilihan metode penandaan, metode visualisasi, dan pengorganisasian area penyimpanan tetap berada di tangan kepala area.

Kesulitan yang mungkin dihadapi selama proses implementasi alat ini:

• "Manajemen melalui telepon". Tidak, dan sekali lagi tidak. Hanya dengan kunjungan lapangan, hanya dengan mencatat kondisi aktual saat ini dan mengerjakannya.
• Sistem bukan untuk semua orang. Implementasi sistem adalah proses yang panjang dan tidak selalu bisa dijalankan di semua area sekaligus, tetapi pastikan untuk menyusun rencana implementasi. Dan sistem ini berlaku untuk semua departemen, termasuk kantor.
• Kurangnya dukungan dari pimpinan perusahaan. Perlu dipahami dengan jelas dan diambil keputusan apakah akan menerapkan sistem ini atau tidak; tanpa dukungan dari pimpinan organisasi atau manajer puncak, hal ini akan sulit dilakukan. Oleh karena itu, pertama-tama lakukan pelatihan khusus untuk kategori karyawan ini, karena merekalah yang akan memotivasi bawahan melalui teladan mereka.

Perusahaan tempat saya bekerja mulai menerapkan sistem 5S sejak April 2021. Saat ini, sistem telah diterapkan di 97% ruangan, tahun ini kami merencanakan transisi dari penandaan area kerja sementara (dengan selotip khusus) ke penandaan permanen (dengan cat). Penandaan sementara diperlukan untuk "uji coba" ruang kerja, guna memahami seberapa nyaman dan yang terpenting, seberapa aman bagi karyawan untuk bekerja. Skor rata-rata pada daftar periksa adalah 43 dari 50 poin yang mungkin. Implementasi sistem ini ditangani oleh departemen kualitas dan keselamatan industri.

Saya ingin berbagi contoh dari seri "sebelum"/"sesudah".