Implementación de mejores prácticas utilizando el modelo de gestión del cambio ADKAR

A menudo, al implementar nuevas herramientas de cultura de seguridad o mejores prácticas, el equipo de implementación se enfrenta a ciertas barreras que surgen en el proceso de introducción y adaptación a algo nuevo.

Daré un ejemplo de mi experiencia personal en la implementación de la producción ajustada, en particular, el sistema 5S en una empresa industrial del sector petroquímico.

En 2015, durante la implementación activa del sistema 5S, nos encontramos con barreras por parte del personal de la empresa, que se manifestaban en el rechazo a adoptar esta práctica. Los trabajadores no entendían por qué debían implementar este sistema, por qué necesitaban clasificar sus lugares de trabajo, y no comprendían la relación entre la clasificación y su seguridad personal al realizar diversas tareas.

A menudo, las barreras surgen en dos grupos de trabajadores:

1. El primer grupo son los trabajadores de mayor edad, que tienen una mentalidad arraigada y para quienes el caos en el lugar de trabajo es la norma;
2. El segundo grupo son los trabajadores jóvenes, que tienen poca experiencia laboral y se dejan influenciar por colegas más experimentados; para estos empleados es adecuado el término «seguidores».

Existen dos formas de implementar nuevas herramientas y «combatir» o resolver las barreras:

1. Un método agresivo de implementación a través de órdenes y la creación de un sentimiento de miedo: si no cumples, si no implementas, se acabó, estás castigado, etc. Este método tiene una gran desventaja: durante la implementación puede haber un retroceso al momento previo a la misma, una regresión. Los trabajadores pueden cerrarse, ponerse a la defensiva y volverse agresivos, reaccionando negativamente a cada instrucción o directriz. Este método no es viable ni eficaz;
2. La implementación de nuevos cambios aplicando el modelo ADKAR.

ADKAR es un modelo paso a paso de gestión del cambio desarrollado por Jeff Hiatt, fundador de la empresa Prosci.

El objetivo es garantizar una transición fluida y exitosa hacia las innovaciones, minimizando la resistencia y maximizando el compromiso del personal.

El modelo no se centra en el proceso, sino en la persona, ya que son los empleados la principal fuerza impulsora de los cambios organizacionales.

ADKAR es aplicable en diversas áreas donde existe un factor humano en los cambios: implementación de nuevas tecnologías, reorganización de procesos, cambio de cultura corporativa, cambio de cultura de HSE, etc.

Etapas del modelo

El nombre del modelo es un acrónimo de las cinco etapas clave por las que pasa cada empleado en el proceso de adaptación a lo nuevo:

1. Awareness (Conciencia): comprender la necesidad del cambio. Es importante comunicar a los empleados el motivo de los cambios, su importancia y las consecuencias si no se implementan;
2. Desire (Deseo): motivación personal para participar y apoyar el cambio. Es importante motivar al equipo, explicar los beneficios y dar la oportunidad de participar en las discusiones;
3. Knowledge (Conocimiento): información sobre cómo cambiar. Para una implementación exitosa de los cambios, los empleados necesitan saber qué cambiará exactamente y cómo afectará a sus tareas;
4. Ability (Habilidad) : destrezas para aplicar los nuevos conocimientos en la práctica. La organización debe proporcionar a los empleados las condiciones para utilizar los nuevos conocimientos y apoyarlos para que puedan realizar sus tareas con confianza en las nuevas condiciones;
5. Reinforcement (Refuerzo): apoyo para mantener los cambios a largo plazo. El objetivo es hacer que los cambios sean permanentes y evitar retrocesos.

El modelo funciona como una secuencia: no se pueden saltar etapas.

Principios

• Enfoque estructurado: la implementación paso a paso, centrada en superar barreras específicas, garantiza la previsibilidad y la capacidad de gestión del proceso de cambio.
• Orientación al personal: tener en cuenta las necesidades de los empleados reduce la resistencia y fomenta su participación activa en el proceso de cambio.
• Medición de la eficacia: la evaluación periódica del progreso permite ajustar las acciones y aumentar la eficacia general de la implementación de los cambios.

Herramientas

Para apoyar la implementación del modelo ADKAR se utilizan, por ejemplo:

• Estrategia de comunicación: presentaciones, sesiones informativas, mensajes en video de los líderes, boletines informativos.
• Programas de motivación: implicación en la planificación, demostración de beneficios personales, programas de reconocimiento.
• Programas de formación: capacitaciones, cursos en línea, instrucciones, manuales, seminarios web.
• Sesiones prácticas, tutoría, proyectos piloto: para el desarrollo de habilidades.

Evaluación

Cada uno de los cinco elementos del modelo ADKAR tiene su propio conjunto de métricas que permiten evaluar objetivamente el progreso e identificar las áreas que requieren atención adicional. Por ejemplo:

• Métricas para evaluar Awareness (Conciencia): porcentaje de empleados capaces de articular con precisión las razones y objetivos de los cambios, valor promedio en la escala de comprensión del caso de negocio (del 1 al 10).
• Métricas para evaluar Desire (Deseo): índice de preparación para el cambio (basado en los resultados de encuestas periódicas).

La particularidad de la implementación de ADKAR es la necesidad de adaptar el enfoque a los diferentes tipos de cambios. Por ejemplo, las transformaciones tecnológicas requieren un enfoque más intenso en los elementos Knowledge y Ability, mientras que los cambios organizacionales a menudo necesitan un mayor trabajo en Awareness y Desire.

Al implementar el sistema 5S, aplicamos el modelo de gestión del cambio ADKAR, que demostró su eficacia ya en las reuniones iniciales con los equipos de trabajo en los talleres y áreas de producción. Implementar nuevas herramientas siempre es difícil y complejo, y lo más importante en este proceso es prepararse adecuadamente y preparar al equipo de implementación para el trabajo a gran escala y desafiante que se avecina.