ผู้เขียน: Aleksey Pysin, Head of Occupational Safety, Industrial and Environmental Safety Department — Instroytechcom
บ่อยครั้งในการนำเครื่องมือด้านวัฒนธรรมความปลอดภัยใหม่ๆ หรือแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดมาใช้ ทีมงานมักจะพบกับอุปสรรคบางประการที่เกิดขึ้นในกระบวนการนำไปปฏิบัติและการปรับตัวเข้ากับสิ่งใหม่
ผมขอยกตัวอย่างจากประสบการณ์ส่วนตัวในการนำระบบการผลิตแบบลีนมาใช้ โดยเฉพาะระบบ 5S ในโรงงานอุตสาหกรรมปิโตรเคมีแห่งหนึ่ง
ในปี 2015 ระหว่างการนำระบบ 5S มาใช้อย่างจริงจัง เราพบกับอุปสรรคจากพนักงานในองค์กร ซึ่งแสดงออกผ่านการต่อต้านแนวปฏิบัตินี้ พนักงานไม่เข้าใจว่าทำไมพวกเขาถึงต้องใช้ระบบนี้ ทำไมต้องมีการสะสางในพื้นที่ทำงาน และพวกเขาไม่เข้าใจถึงความเชื่อมโยงระหว่างการสะสางกับความปลอดภัยส่วนบุคคลในการปฏิบัติงานต่างๆ
อุปสรรคมักเกิดขึ้นกับพนักงานสองกลุ่ม:
- กลุ่มแรกคือพนักงานสูงอายุที่มีความคุ้นชินแบบเดิมๆ ซึ่งมองว่าความไม่เป็นระเบียบในสถานที่ทำงานเป็นเรื่องปกติ;
- กลุ่มที่สองคือพนักงานรุ่นใหม่ที่มีประสบการณ์การทำงานน้อยและมักได้รับอิทธิพลจากเพื่อนร่วมงานที่มีประสบการณ์มากกว่า พนักงานกลุ่มนี้มักถูกเรียกว่า "ผู้ตาม"
มีสองวิธีในการนำเครื่องมือใหม่ๆ มาใช้และ "ต่อสู้"/แก้ไขอุปสรรค:
- วิธีการเชิงรุกผ่านการออกคำสั่งและการสร้างความกลัว เช่น หากไม่ทำตามหรือไม่นำไปปฏิบัติจะถูกลงโทษ วิธีนี้มีข้อเสียอย่างมาก เนื่องจากการนำไปปฏิบัติอาจเกิดการถดถอยกลับไปสู่จุดเริ่มต้น พนักงานอาจปิดกั้นตัวเอง มีพฤติกรรมต่อต้านและก้าวร้าว และจะตอบสนองในแง่ลบต่อทุกคำสั่งหรือข้อกำหนดของคุณ วิธีนี้จึงไม่ยั่งยืนและไม่มีประสิทธิภาพ;
- การนำการเปลี่ยนแปลงใหม่ๆ มาใช้โดยประยุกต์ใช้โมเดล ADKAR.
ADKAR — คือโมเดลการจัดการการเปลี่ยนแปลงแบบเป็นขั้นตอนที่พัฒนาโดย Jeff Hiatt ผู้ก่อตั้งบริษัท Prosci
เป้าหมาย — คือการสร้างความมั่นใจว่าการเปลี่ยนผ่านสู่นวัตกรรมจะเป็นไปอย่างราบรื่นและประสบความสำเร็จ โดยลดการต่อต้านให้น้อยที่สุดและเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานให้มากที่สุด
โมเดลนี้ไม่ได้มุ่งเน้นไปที่กระบวนการ แต่มุ่งเน้นไปที่ตัวบุคคล — เนื่องจากพนักงานคือแรงขับเคลื่อนหลักของการเปลี่ยนแปลงในองค์กร
ADKAR สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ในหลากหลายสาขาที่มีปัจจัยด้านบุคลากรเข้ามาเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลง: การนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้ การปรับโครงสร้างกระบวนการ การเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กร การเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมความปลอดภัย เป็นต้น
ขั้นตอนของโมเดล
ชื่อของโมเดลและตัวย่อของห้าขั้นตอนสำคัญที่พนักงานทุกคนต้องผ่านในกระบวนการปรับตัวเข้ากับสิ่งใหม่:
- Awareness (การตระหนักรู้) — ความเข้าใจถึงความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลง สิ่งสำคัญคือต้องสื่อสารให้พนักงานทราบถึงสาเหตุของการเปลี่ยนแปลง ความสำคัญ และผลที่ตามมาหากไม่ดำเนินการ;
- Desire (ความปรารถนา) — แรงจูงใจส่วนบุคคลในการมีส่วนร่วมและสนับสนุนการเปลี่ยนแปลง สิ่งสำคัญคือต้องสร้างแรงจูงใจให้กับทีม อธิบายถึงประโยชน์ และเปิดโอกาสให้มีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็น;
- Knowledge (ความรู้) — ข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้การนำการเปลี่ยนแปลงไปปฏิบัติประสบความสำเร็จ พนักงานจำเป็นต้องรู้ว่าอะไรจะเปลี่ยนไปบ้าง และจะส่งผลต่องานของพวกเขาอย่างไร;
- Ability (ความสามารถ) — ทักษะในการนำความรู้ใหม่ไปประยุกต์ใช้จริง องค์กรต้องจัดเตรียมสภาพแวดล้อมให้พนักงานได้ใช้ความรู้ใหม่และสนับสนุนพวกเขา เพื่อให้สามารถปฏิบัติงานภายใต้เงื่อนไขที่เปลี่ยนแปลงไปได้อย่างมั่นใจ;
- Reinforcement (การเสริมแรง) — การสนับสนุนเพื่อรักษาการเปลี่ยนแปลงไว้ในระยะยาว เป้าหมายคือการทำให้การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นอย่างถาวรและหลีกเลี่ยงการถดถอย
โมเดลนี้ทำงานตามลำดับขั้นตอน: ไม่สามารถข้ามขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งได้
หลักการ
- แนวทางที่มีโครงสร้างชัดเจน — การดำเนินการทีละขั้นตอน โดยมุ่งเน้นไปที่การเอาชนะอุปสรรคเฉพาะเจาะจง ช่วยให้สามารถคาดการณ์และควบคุมกระบวนการเปลี่ยนแปลงได้
- การมุ่งเน้นที่บุคลากร — การคำนึงถึงความต้องการของพนักงานช่วยลดการต่อต้านและส่งเสริมให้พวกเขามีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในกระบวนการเปลี่ยนแปลง
- การวัดประสิทธิภาพ — การประเมินความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอช่วยให้สามารถปรับเปลี่ยนการดำเนินงานและเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมของการนำการเปลี่ยนแปลงไปปฏิบัติ
เครื่องมือ
เพื่อสนับสนุนการนำโมเดล ADKAR ไปปฏิบัติ มีการใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น:
- กลยุทธ์การสื่อสาร — การนำเสนอ การจัดเซสชันให้ข้อมูล วิดีโอข้อความจากผู้นำ จดหมายข่าวสาร
- โปรแกรมสร้างแรงจูงใจ — การให้มีส่วนร่วมในการวางแผน การแสดงให้เห็นถึงผลประโยชน์ส่วนบุคคล โปรแกรมการยกย่องชมเชย
- โปรแกรมการฝึกอบรม — การฝึกอบรม หลักสูตรออนไลน์ คู่มือ คำแนะนำ สัมมนาผ่านเว็บ
- เซสชันเชิงปฏิบัติ การให้คำปรึกษา โครงการนำร่อง — เพื่อการฝึกฝนทักษะ
การประเมินผล
องค์ประกอบทั้งห้าของโมเดล ADKAR แต่ละส่วนมีชุดตัวชี้วัดของตนเอง ซึ่งช่วยให้สามารถประเมินความคืบหน้าได้อย่างเป็นกลางและระบุจุดที่ต้องให้ความสนใจเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น:
- ตัวชี้วัดสำหรับการประเมิน Awareness — เปอร์เซ็นต์ของพนักงานที่สามารถระบุสาเหตุและเป้าหมายของการเปลี่ยนแปลงได้อย่างถูกต้อง ค่าเฉลี่ยในระดับความเข้าใจถึงเหตุผลทางธุรกิจ (จาก 1 ถึง 10)
- ตัวชี้วัดสำหรับการประเมิน Desire — ดัชนีความพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลง (พิจารณาจากผลการสำรวจอย่างสม่ำเสมอ)
ลักษณะเฉพาะของการนำ ADKAR มาใช้ — ความจำเป็นในการปรับแนวทางให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงประเภทต่างๆ ตัวอย่างเช่น การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีต้องการการมุ่งเน้นที่องค์ประกอบ Knowledge และ Ability อย่างเข้มข้น ในขณะที่การเปลี่ยนแปลงระดับองค์กรมักต้องการการทำงานอย่างหนักในส่วนของ Awareness และ Desire
ในการนำระบบ 5S มาใช้ เราได้ประยุกต์ใช้โมเดลการเปลี่ยนแปลง ADKAR ซึ่งแสดงให้เห็นถึงประสิทธิภาพตั้งแต่การประชุมเริ่มต้นกับทีมงานในโรงงานและสายการผลิต การนำเครื่องมือใหม่ๆ มาใช้มักเป็นเรื่องยากและซับซ้อนเสมอ และสิ่งที่สำคัญที่สุดในเรื่องนี้คือการเตรียมตัวให้พร้อมอย่างถูกต้อง และเตรียมทีมงานนำไปปฏิบัติให้พร้อมสำหรับงานที่ยิ่งใหญ่และซับซ้อนที่กำลังจะมาถึง