Wdrażanie najlepszych praktyk z wykorzystaniem modelu zarządzania zmianą ADKAR

Często podczas wdrażania nowych narzędzi kultury bezpieczeństwa lub najlepszych praktyk, zespół wdrożeniowy napotyka na określone bariery pojawiające się w procesie implementacji i adaptacji czegoś nowego.

Podam przykład z własnego doświadczenia we wdrażaniu Lean Management, a w szczególności systemu 5S w jednym z zakładów przemysłowych branży petrochemicznej.

W 2015 roku, podczas aktywnego wdrażania systemu 5S, napotkaliśmy bariery ze strony personelu zakładu, które objawiały się odrzuceniem tej praktyki. Pracownicy nie rozumieli, dlaczego mają wdrażać ten system, po co muszą przeprowadzać sortowanie na swoich stanowiskach pracy, i nie dostrzegali związku między sortowaniem a ich osobistym bezpieczeństwem podczas wykonywania różnych prac.

Często bariery pojawiają się u dwóch grup pracowników:

1. Pierwsza grupa to starsi pracownicy, którzy mają odpowiednie przyzwyczajenia i dla których chaos na stanowisku pracy jest normą;
2. Druga grupa to młodzi pracownicy z niewielkim doświadczeniem zawodowym, którzy ulegają wpływom bardziej doświadczonych kolegów – do takich pracowników pasuje określenie „podatni na wpływy”.

Istnieją dwa sposoby wdrażania nowych narzędzi i „walki” z barierami / ich rozwiązywania:

1. Agresywny sposób wdrażania poprzez nakazy i budowanie poczucia strachu: nie wykonałeś, nie wdrożyłeś – koniec, jesteś ukarany itd. Ten sposób ma bardzo duży minus: podczas wdrażania może nastąpić krok wstecz, regres do stanu sprzed wdrożenia. Pracownicy mogą się zamknąć w sobie, przejść do defensywy i agresji, a na każde polecenie lub zarządzenie będą reagować negatywnie. Taki sposób jest nieopłacalny i nieskuteczny;
2. Wdrażanie nowych zmian z zastosowaniem modelu ADKAR.

ADKAR to krokowy model zarządzania zmianą, opracowany przez Jeffa Hiatta, założyciela firmy Prosci.

Cel to zapewnienie płynnego i udanego przejścia do innowacji, minimalizując opór i maksymalizując zaangażowanie personelu.

Model skupia się nie na procesie, ale na człowieku – ponieważ to właśnie pracownicy są główną siłą napędową zmian organizacyjnych.

ADKAR ma zastosowanie w różnych dziedzinach, w których występuje czynnik ludzki w zmianach: wdrażanie nowych technologii, reorganizacja procesów, zmiana kultury korporacyjnej, zmiana kultury bezpieczeństwa HSE itp.

Etapy modelu

Nazwa modelu to akronim pięciu kluczowych etapów, przez które przechodzi każdy pracownik w procesie adaptacji do nowego:

1. Awareness (Świadomość) – zrozumienie potrzeby zmian. Ważne jest, aby przekazać pracownikom przyczynę zmian, ich znaczenie oraz konsekwencje braku ich realizacji;
2. Desire (Pragnienie) – osobista motywacja do uczestnictwa i wspierania zmian. Ważne jest motywowanie zespołu, wyjaśnienie korzyści i umożliwienie udziału w dyskusjach;
3. Knowledge (Wiedza) – informacje o tym, jak się zmienić. Aby pomyślnie wdrożyć zmiany, pracownicy muszą wiedzieć, co konkretnie ulegnie zmianie i jak wpłynie to na ich zadania;
4. Ability (Umiejętność) – zdolność do zastosowania nowej wiedzy w praktyce. Organizacja musi zapewnić pracownikom warunki do korzystania z nowej wiedzy i wspierać ich, aby mogli pewnie wykonywać swoje zadania w zmienionych warunkach;
5. Reinforcement (Utrwalenie) – wsparcie w celu utrzymania zmian w dłuższej perspektywie. Celem jest uczynienie zmian trwałymi i uniknięcie powrotu do starych nawyków.

Model działa jako sekwencja: nie można pomijać etapów.

Zasady

• Ustrukturyzowane podejście – realizacja krok po kroku, skupiająca się na pokonywaniu konkretnych barier, zapewnia przewidywalność i możliwość zarządzania procesem zmian.
• Orientacja na personel – uwzględnienie potrzeb pracowników zmniejsza opór i sprzyja ich aktywnemu udziałowi w procesie zmian.
• Pomiar efektywności – regularna ocena postępów pozwala na korygowanie działań i zwiększanie ogólnej skuteczności wdrażania zmian.

Narzędzia

Do wsparcia realizacji modelu ADKAR wykorzystuje się na przykład:

• Strategię komunikacyjną – prezentacje, sesje informacyjne, wiadomości wideo od liderów, biuletyny informacyjne.
• Programy motywacyjne – angażowanie w planowanie, demonstrowanie osobistych korzyści, programy uznania.
• Programy szkoleniowe – szkolenia, kursy online, instrukcje, przewodniki, webinary.
• Sesje praktyczne, mentoring, projekty pilotażowe – w celu doskonalenia umiejętności.

Ocena

Każdy z pięciu elementów modelu ADKAR ma swój zestaw metryk, pozwalających obiektywnie ocenić postępy i zidentyfikować obszary wymagające dodatkowej uwagi. Na przykład:

• Metryki do oceny Awareness – odsetek pracowników potrafiących dokładnie sformułować przyczyny i cele zmian, średnia wartość na skali zrozumienia uzasadnienia biznesowego (od 1 do 10).
• Metryki do oceny Desire – wskaźnik gotowości do zmian (na podstawie wyników regularnych ankiet).

Cechą charakterystyczną wdrażania ADKAR jest konieczność dostosowania podejścia do różnych typów zmian. Na przykład transformacje technologiczne wymagają intensywniejszego skupienia się na elementach Knowledge i Ability, podczas gdy zmiany organizacyjne często wymagają wzmożonej pracy nad Awareness i Desire.

Podczas wdrażania systemu 5S zastosowaliśmy model zarządzania zmianą ADKAR, który wykazał swoją skuteczność już na początkowych spotkaniach z zespołami pracowniczymi na halach i w działach produkcyjnych. Wdrażanie nowych narzędzi jest zawsze trudne i skomplikowane, a najważniejsze w tym procesie to odpowiednio przygotować siebie oraz zespół wdrożeniowy do nadchodzącej, zakrojonej na szeroką skalę i trudnej pracy.