Implementazione delle migliori pratiche utilizzando il modello di gestione del cambiamento ADKAR

Spesso, durante l'implementazione di nuovi strumenti per la cultura della sicurezza o delle migliori pratiche, il team di implementazione incontra determinate barriere che emergono nel processo di introduzione e adattamento a qualcosa di nuovo.

Riporto un esempio tratto dalla mia esperienza personale nell'implementazione della produzione snella, in particolare del sistema 5S, in uno stabilimento industriale del settore petrolchimico.

Nel 2015, durante l'implementazione attiva del sistema 5S, abbiamo affrontato delle barriere da parte del personale dell'azienda, che si manifestavano nel rifiuto di adottare questa pratica. I lavoratori non capivano perché dovessero implementare questo sistema, perché fosse necessario riordinare le proprie postazioni di lavoro e non comprendevano la correlazione tra il riordino e la loro sicurezza personale durante l'esecuzione delle varie attività.

Spesso le barriere si presentano in due gruppi di lavoratori:

1. Il primo gruppo è costituito dai lavoratori più anziani, che hanno una mentalità radicata e per i quali il caos sul posto di lavoro è la norma;
2. Il secondo gruppo è formato dai giovani lavoratori, che hanno poca esperienza alle spalle e che subiscono l'influenza dei colleghi più esperti; per questi dipendenti è appropriato il termine "gregari".

Esistono due modi per implementare nuovi strumenti e "combattere"/risolvere le barriere:

1. Un approccio aggressivo all'implementazione attraverso ordini e la creazione di un senso di paura: se non esegui, se non implementi, basta, vieni punito, ecc. Questo metodo ha un enorme svantaggio: durante l'implementazione può verificarsi un passo indietro fino al punto di partenza, una regressione. I lavoratori possono chiudersi in se stessi, mettersi sulla difensiva e diventare aggressivi, reagendo negativamente a ogni vostra indicazione o direttiva. Questo metodo non è sostenibile né efficace;
2. L'implementazione di nuovi cambiamenti applicando il modello ADKAR.

ADKAR è un modello graduale di gestione del cambiamento sviluppato da Jeff Hiatt, fondatore dell'azienda Prosci.

L'obiettivo è garantire una transizione fluida e di successo verso le innovazioni, riducendo al minimo la resistenza e massimizzando il coinvolgimento del personale.

Il modello non si concentra sul processo, ma sulla persona, poiché sono proprio i dipendenti la principale forza motrice dei cambiamenti organizzativi.

Il modello ADKAR è applicabile in vari ambiti in cui il fattore umano è coinvolto nei cambiamenti: implementazione di nuove tecnologie, riorganizzazione dei processi, cambiamento della cultura aziendale, cambiamento della cultura HSE, ecc.

Fasi del modello

Il nome del modello è l'acronimo delle cinque fasi chiave che ogni dipendente attraversa nel processo di adattamento alle novità:

1. Awareness (Consapevolezza) — comprendere la necessità del cambiamento. È importante comunicare ai dipendenti il motivo dei cambiamenti, la loro importanza e le conseguenze se non verranno realizzati;
2. Desire (Desiderio) — la motivazione personale a partecipare e sostenere il cambiamento. È importante motivare il team, spiegare i vantaggi e dare l'opportunità di partecipare alle discussioni;
3. Knowledge (Conoscenza) — informazioni su come cambiare. Per un'implementazione di successo dei cambiamenti, i dipendenti devono sapere cosa cambierà nello specifico e come questo influirà sui loro compiti;
4. Ability (Abilità) — le competenze per applicare le nuove conoscenze nella pratica. L'organizzazione deve fornire ai dipendenti le condizioni per utilizzare le nuove conoscenze e supportarli affinché possano svolgere con sicurezza i propri compiti nelle nuove condizioni;
5. Reinforcement (Rinforzo) — il supporto per mantenere i cambiamenti a lungo termine. L'obiettivo è rendere i cambiamenti permanenti ed evitare regressioni.

Il modello funziona in modo sequenziale: non è possibile saltare le fasi.

Principi

• Approccio strutturato — un'implementazione graduale, focalizzata sul superamento di barriere specifiche, garantisce la prevedibilità e la gestibilità del processo di cambiamento.
• Orientamento al personale — tenere conto delle esigenze dei dipendenti riduce la resistenza e favorisce la loro partecipazione attiva al processo di cambiamento.
• Misurazione dell'efficacia — una valutazione regolare dei progressi consente di correggere le azioni e aumentare l'efficacia complessiva dell'implementazione dei cambiamenti.

Strumenti

Per supportare la realizzazione del modello ADKAR si utilizzano, ad esempio:

• Strategia di comunicazione — presentazioni, sessioni informative, videomessaggi dei leader, newsletter informative.
• Programmi motivazionali — coinvolgimento nella pianificazione, dimostrazione dei vantaggi personali, programmi di riconoscimento.
• Programmi di formazione — corsi di formazione, corsi online, istruzioni, manuali, webinar.
• Sessioni pratiche, mentoring, progetti pilota — per lo sviluppo delle competenze.

Valutazione

Ciascuno dei cinque elementi del modello ADKAR ha il proprio set di metriche che consentono di valutare oggettivamente i progressi e identificare le aree che richiedono ulteriore attenzione. Ad esempio:

• Metriche per valutare l'Awareness — percentuale di dipendenti in grado di formulare con precisione i motivi e gli obiettivi dei cambiamenti, valore medio sulla scala di comprensione della giustificazione aziendale (da 1 a 10).
• Metriche per valutare il Desire — indice di prontezza al cambiamento (basato sui risultati di sondaggi regolari).

Una particolarità dell'implementazione di ADKAR è la necessità di adattare l'approccio ai diversi tipi di cambiamento. Ad esempio, le trasformazioni tecnologiche richiedono un focus più intenso sugli elementi Knowledge e Ability, mentre i cambiamenti organizzativi necessitano spesso di un lavoro rafforzato su Awareness e Desire.

Durante l'implementazione del sistema 5S, abbiamo applicato il modello di gestione del cambiamento ADKAR, che ha dimostrato la sua efficacia già negli incontri iniziali con i team di lavoro nei reparti e negli impianti di produzione. Implementare nuovi strumenti è sempre difficile e complesso; la cosa più importante in questo processo è prepararsi adeguatamente e preparare il team di implementazione per l'impegnativo e vasto lavoro che li attende.