Implementação de melhores práticas usando o modelo de gestão de mudanças ADKAR

Frequentemente, ao implementar novas ferramentas de cultura de segurança ou melhores práticas, a equipe de implementação enfrenta certas barreiras que surgem durante o processo de introdução e adaptação a algo novo.

Darei um exemplo da minha experiência pessoal na implementação da manufatura enxuta, especificamente o sistema 5S, em uma empresa industrial do setor petroquímico.

Em 2015, durante a implementação ativa do sistema 5S, enfrentamos barreiras por parte dos funcionários da empresa, que se manifestaram na rejeição da adoção dessa prática. Os trabalhadores não entendiam por que deveriam implementar esse sistema, por que precisavam realizar a triagem em seus locais de trabalho, e não compreendiam a relação entre a organização e sua segurança pessoal ao realizar diversas tarefas.

Geralmente, as barreiras surgem em dois grupos de trabalhadores:

1. O primeiro grupo é composto por trabalhadores mais velhos, que possuem uma mentalidade mais rígida e para os quais o caos no local de trabalho é a norma;
2. O segundo grupo é formado por trabalhadores jovens, com pouca experiência profissional e que são influenciados por colegas mais experientes; para esses funcionários, o termo "influenciáveis" é adequado.

Existem duas maneiras de implementar novas ferramentas e "combater"/resolver as barreiras:

1. Um método agressivo de implementação por meio de ordens e da criação de um sentimento de medo: se não cumpriu, se não implementou, ponto final, será punido, etc. Esse método tem uma grande desvantagem: durante a implementação, pode haver um retrocesso ao momento anterior à introdução, uma regressão. Os trabalhadores podem se fechar, entrar em modo de defesa e agressão, e reagirão negativamente a cada instrução ou ordem sua. Esse método não é viável nem eficaz;
2. A implementação de novas mudanças aplicando o modelo ADKAR.

ADKAR é um modelo passo a passo de gestão de mudanças desenvolvido por Jeff Hiatt, fundador da Prosci.

O objetivo é garantir uma transição suave e bem-sucedida para as inovações, minimizando a resistência e maximizando o engajamento dos funcionários.

O modelo não foca no processo, mas na pessoa — afinal, os funcionários são a principal força motriz das mudanças organizacionais.

O ADKAR é aplicável em várias áreas onde o fator humano está presente nas mudanças: implementação de novas tecnologias, reorganização de processos, mudança na cultura corporativa, mudança na cultura de HSE, etc.

Etapas do modelo

O nome do modelo é um acrônimo das cinco etapas principais pelas quais cada funcionário passa no processo de adaptação ao novo:

1. Awareness (Conscientização) — compreensão da necessidade de mudança. É importante comunicar aos funcionários o motivo das mudanças, sua importância e as consequências caso não sejam implementadas;
2. Desire (Desejo) — motivação pessoal para participar e apoiar as mudanças. É importante motivar a equipe, explicar as vantagens e dar a oportunidade de participar das discussões;
3. Knowledge (Conhecimento) — informações sobre como mudar. Para a implementação bem-sucedida das mudanças, os funcionários precisam saber exatamente o que mudará e como isso afetará suas tarefas;
4. Ability (Habilidade) — capacidades para aplicar novos conhecimentos na prática. A organização deve fornecer aos funcionários as condições para usar os novos conhecimentos e apoiá-los, para que possam realizar suas tarefas com confiança nas novas condições;
5. Reinforcement (Reforço) — apoio para manter as mudanças a longo prazo. O objetivo é tornar as mudanças permanentes e evitar retrocessos.

O modelo funciona como uma sequência: não é possível pular etapas.

Princípios

• Abordagem estruturada — a implementação passo a passo, com foco na superação de barreiras específicas, garante a previsibilidade e a controlabilidade do processo de mudança.
• Foco nas pessoas — levar em consideração as necessidades dos funcionários reduz a resistência e promove sua participação ativa no processo de mudança.
• Medição de eficácia — a avaliação regular do progresso permite ajustar as ações e aumentar a eficácia geral da implementação das mudanças.

Ferramentas

Para apoiar a implementação do modelo ADKAR, utilizam-se, por exemplo:

• Estratégia de comunicação — apresentações, sessões informativas, mensagens em vídeo dos líderes, boletins informativos.
• Programas de motivação — envolvimento no planejamento, demonstração de benefícios pessoais, programas de reconhecimento.
• Programas de treinamento — treinamentos, cursos online, instruções, manuais, webinars.
• Sessões práticas, mentoria, projetos-piloto — para o desenvolvimento de habilidades.

Avaliação

Cada um dos cinco elementos do modelo ADKAR possui seu próprio conjunto de métricas, permitindo avaliar objetivamente o progresso e identificar áreas que exigem atenção adicional. Por exemplo:

• Métricas para avaliar Awareness — porcentagem de funcionários capazes de formular com precisão os motivos e objetivos das mudanças, valor médio na escala de compreensão da justificativa de negócios (de 1 a 10).
• Métricas para avaliar Desire — índice de prontidão para mudanças (com base nos resultados de pesquisas regulares).

A particularidade da implementação do ADKAR é a necessidade de adaptar a abordagem a diferentes tipos de mudanças. Por exemplo, transformações tecnológicas exigem um foco mais intenso nos elementos Knowledge e Ability, enquanto mudanças organizacionais frequentemente necessitam de um trabalho reforçado com Awareness e Desire.

Ao implementar o sistema 5S, aplicamos o modelo de mudanças ADKAR, que demonstrou sua eficácia logo nas reuniões iniciais com as equipes de trabalho nas oficinas e áreas de produção. Implementar novas ferramentas é sempre difícil e complexo, e o mais importante nesse processo é nos prepararmos adequadamente e prepararmos a equipe de implementação para o trabalho em grande escala e desafiador que está por vir.