Elemento del sistema de gestión de contratistas: Plataforma TI Área Personal del Contratista

Evolución de la gestión de contratistas: de la burocracia en papel a la plataforma digital

La gestión de contratistas en grandes empresas industriales tradicionalmente conlleva un enorme volumen de papeleo. La aprobación de documentos, la verificación de cualificaciones, el control de permisos: cada una de estas etapas requiere importantes recursos administrativos y de tiempo. En su presentación, Ilya Krivosheev, gerente de proyectos de cultura de seguridad de la empresa Metalloinvest, habla sobre la transición de la burocracia clásica en papel a una plataforma digital unificada: el "Área Personal del Contratista".

El ponente analiza cómo la digitalización de los procesos de interacción con los contratistas permite no solo acelerar el flujo de documentos, sino también aumentar la transparencia del control de seguridad en la ejecución de los trabajos en todas las etapas del ciclo de vida del contrato.

Etapas del sistema de gestión de contratistas

La implementación de la plataforma de TI se basa en un sistema de gestión de contratistas bien estructurado, que incluye cuatro etapas clave:

• Precalificación y selección del contratista. En esta etapa se evalúan los criterios de calificación y los indicadores de seguridad de los socios potenciales antes de firmar el contrato.
• Organización del permiso de trabajo. Incluye la formación a distancia del personal del contratista y la aprobación de toda la documentación necesaria (proyectos de organización del trabajo, mapas tecnológicos).
• Monitoreo de seguridad. Control directo sobre el cumplimiento de los requisitos de seguridad durante la ejecución de los trabajos en las instalaciones.
• Finalización del contrato y evaluación. Resumen del trabajo, cálculo de la calificación del contratista y toma de decisiones sobre la futura colaboración.

Funcionalidad del "Área Personal del Contratista"

El ponente muestra, utilizando el ejemplo de la plataforma en desarrollo, cómo un espacio de información unificado integra todos los datos sobre los contratistas. El sistema incluye varios módulos clave:

• Registro unificado de contratistas. Contiene información actualizada sobre todos los contratistas actuales y anteriores, incluidos los datos sobre los subcontratistas.
• Registro de contratos y pasaportes de instalaciones. Permite realizar un seguimiento de la vigencia de los contratos, los supervisores de proyectos y las instalaciones donde se realizan los trabajos. En el pasaporte del contrato se aprueba toda la documentación técnica.
• Gestión del personal del contratista. El sistema almacena datos sobre la formación de los trabajadores, la superación de los sistemas automatizados de HSE y los datos de los sistemas de control de acceso.
• Registro de equipos. Contabilidad y control de todos los equipos de los contratistas involucrados en las instalaciones de la empresa.

Un aspecto importante del funcionamiento de la plataforma es que los propios contratistas introducen los datos en el sistema. Esto elimina la necesidad de transferir físicamente documentos en papel y permite aprobarlos electrónicamente.

Sistema de calificación de contratistas

La presentación examina en detalle el mecanismo para calcular la calificación de los contratistas. La evaluación se basa en un conjunto de indicadores:

• Relación entre el número de horas-hombre trabajadas y el número de trabajadores.
• Número de observaciones identificadas y resultados de auditorías.
• Puntos por infracciones (tarjetas de parada), multas y presencia de accidentes.
• Coeficientes de finalización de la formación y rapidez en la subsanación de observaciones.

Según los resultados de la evaluación, los contratistas se dividen en tres zonas: verde, amarilla y roja. Caer en la zona roja significa el fin de la colaboración, la amarilla requiere el desarrollo de un plan de acciones correctivas, y estar en la zona verde es recompensado. El ponente cita un ejemplo en el que una empresa incluida en la "lista negra" debido a accidentes mortales, después de una pausa de tres años y un serio trabajo interno, pudo regresar y convertirse en uno de los mejores contratistas.

Qué aprenderá en este seminario web:

• ¿Cómo automatizar el proceso de admisión de contratistas y aprobación de documentación?
• ¿Qué criterios se utilizan para calcular la calificación de seguridad de los contratistas?
• ¿Cómo organizar la recopilación y el almacenamiento de datos sobre el personal y los equipos de los contratistas en un sistema unificado?
• ¿Cómo se resuelven los problemas de manejo de datos personales al otorgar a los contratistas acceso a la plataforma de TI corporativa?