Élément du système de gestion des sous-traitants : Plateforme informatique Espace personnel du sous-traitant

Évolution de la gestion des sous-traitants : de la bureaucratie papier à la plateforme numérique

La gestion des sous-traitants dans les grandes entreprises industrielles s'accompagne traditionnellement d'un énorme volume de paperasse. L'approbation des documents, la vérification des qualifications, le contrôle des habilitations — chacune de ces étapes nécessite des ressources administratives et temporelles considérables. Dans sa présentation, Ilya Krivosheev, chef de projet sur la culture de sécurité chez Metalloinvest, parle de la transition d'une bureaucratie papier classique vers une plateforme numérique unifiée : l'« Espace personnel du sous-traitant ».

L'intervenant explique comment la numérisation des processus d'interaction avec les sous-traitants permet non seulement d'accélérer le flux de documents, mais aussi d'accroître la transparence du contrôle de la sécurité des travaux à toutes les étapes du cycle de vie du contrat.

Étapes du système de gestion des sous-traitants

Le déploiement de la plateforme informatique repose sur un système de gestion des sous-traitants bien structuré, qui comprend quatre étapes clés :

• Pré-qualification et sélection du sous-traitant. À ce stade, les critères de qualification et les indicateurs de sécurité des partenaires potentiels sont évalués avant la conclusion du contrat.
• Organisation de l'autorisation de travail. Comprend la formation à distance du personnel du sous-traitant et l'approbation de toute la documentation nécessaire (plans d'organisation des travaux, fiches technologiques).
• Surveillance de la sécurité. Contrôle direct du respect des exigences HSE lors de l'exécution des travaux sur les sites.
• Clôture du contrat et évaluation. Bilan des travaux, calcul de la note du sous-traitant et prise de décision sur la poursuite de la collaboration.

Fonctionnalités de l'« Espace personnel du sous-traitant »

L'intervenant montre, à l'aide de la plateforme en cours de développement, comment un espace d'information unifié rassemble toutes les données sur les sous-traitants. Le système comprend plusieurs modules clés :

• Registre unique des sous-traitants. Contient des informations à jour sur tous les sous-traitants actuels et passés, y compris les données sur les sous-traitants de second rang.
• Registre des contrats et passeports des sites. Permet de suivre les dates de validité des contrats, les superviseurs de projets et les sites où les travaux sont effectués. L'approbation de toute la documentation technique a lieu dans le passeport du contrat.
• Gestion du personnel du sous-traitant. Le système stocke les données sur la formation des travailleurs, la validation des systèmes automatisés de sécurité au travail (ASOP) et les données des systèmes de contrôle d'accès (SKUD).
• Registre des équipements. Comptabilité et contrôle de tous les équipements des sous-traitants utilisés sur les sites de l'entreprise.

Un aspect important du fonctionnement de la plateforme est que les données sont saisies dans le système par les sous-traitants eux-mêmes. Cela élimine la nécessité de transférer physiquement des documents papier et permet de les approuver sous forme électronique.

Système de notation des sous-traitants

La présentation examine en détail le mécanisme de calcul de la note des sous-traitants. L'évaluation est basée sur un ensemble d'indicateurs :

• Rapport entre le nombre d'heures-hommes travaillées et le nombre de travailleurs.
• Nombre de remarques identifiées et résultats des audits.
• Points pour infractions (cartes d'arrêt), amendes et présence d'accidents.
• Taux de réussite aux formations et rapidité de correction des remarques.

Selon les résultats de l'évaluation, les sous-traitants sont répartis en trois zones : verte, jaune et rouge. Tomber dans la zone rouge signifie la fin de la collaboration, la zone jaune nécessite l'élaboration d'un plan d'actions correctives, tandis que la présence dans la zone verte est récompensée. L'intervenant cite l'exemple d'une entreprise placée sur « liste noire » en raison d'accidents mortels qui, après une pause de trois ans et un sérieux travail interne, a pu revenir et devenir l'un des meilleurs sous-traitants.

Ce que vous apprendrez dans ce webinaire :

• Comment automatiser le processus d'autorisation des sous-traitants et l'approbation de la documentation ?
• Quels critères sont utilisés pour calculer la note de sécurité des sous-traitants ?
• Comment organiser la collecte et le stockage des données sur le personnel et les équipements des sous-traitants dans un système unifié ?
• Comment sont résolues les questions liées au traitement des données personnelles lors de l'octroi de l'accès aux sous-traitants à la plateforme informatique de l'entreprise ?