Element des Managementsystems für Auftragnehmer: IT-Plattform Auftragnehmer-Portal

Die Evolution des Auftragnehmer-Managements: von der Papierbürokratie zur digitalen Plattform

Das Management von Auftragnehmern in großen Industrieunternehmen ist traditionell mit einem enormen Papieraufwand verbunden. Die Abstimmung von Dokumenten, die Überprüfung von Qualifikationen, die Kontrolle von Zulassungen – jeder dieser Schritte erfordert erhebliche zeitliche und administrative Ressourcen. In seinem Vortrag spricht Ilya Krivosheev, Projektleiter für Sicherheitskultur bei Metalloinvest, über den Übergang von der klassischen Papierbürokratie zu einer einheitlichen digitalen Plattform – dem „Auftragnehmer-Portal“.

Der Referent erläutert, wie die Digitalisierung der Interaktionsprozesse mit Auftragnehmern nicht nur den Dokumentenfluss beschleunigt, sondern auch die Transparenz der Sicherheitskontrolle bei der Arbeitsausführung in allen Phasen des Vertragslebenszyklus erhöht.

Phasen des Managementsystems für Auftragnehmer

Die Einführung der IT-Plattform stützt sich auf ein klar strukturiertes Auftragnehmer-Managementsystem, das vier Schlüsselphasen umfasst:

• Präqualifikation und Auswahl des Auftragnehmers. In dieser Phase werden die Qualifikationskriterien und Sicherheitskennzahlen potenzieller Partner vor Vertragsabschluss bewertet.
• Organisation der Arbeitszulassung. Umfasst die Fernschulung des Personals des Auftragnehmers und die Abstimmung aller erforderlichen Dokumentationen (Arbeitsorganisationsprojekte, technologische Karten).
• Sicherheitsüberwachung. Direkte Kontrolle der Einhaltung von Sicherheitsanforderungen während der Arbeitsausführung an den Standorten.
• Vertragsabschluss und Bewertung. Zusammenfassung der Arbeitsergebnisse, Berechnung des Ratings des Auftragnehmers und Entscheidungsfindung über die weitere Zusammenarbeit.

Funktionen des „Auftragnehmer-Portals“

Der Referent zeigt am Beispiel der in Entwicklung befindlichen Plattform, wie ein einheitlicher Informationsraum alle Daten über Auftragnehmer bündelt. Das System umfasst mehrere Schlüsselmodule:

• Einheitliches Register der Auftragnehmer. Enthält aktuelle Informationen über alle aktiven und ehemaligen Auftragnehmer, einschließlich Daten zu Subunternehmern.
• Vertragsregister und Objektpässe. Ermöglicht die Verfolgung von Vertragslaufzeiten, Projektbetreuern und Objekten, an denen Arbeiten durchgeführt werden. Im Vertragspass erfolgt die Abstimmung der gesamten technischen Dokumentation.
• Personalmanagement des Auftragnehmers. Das System speichert Daten über die Schulung von Mitarbeitern, das Durchlaufen automatisierter Arbeitsschutzsysteme (ASOP) und Daten von Zutrittskontrollsystemen (ZKS).
• Technikregister. Erfassung und Kontrolle der gesamten Technik der Auftragnehmer, die an den Standorten des Unternehmens eingesetzt wird.

Ein wichtiger Aspekt der Plattform ist, dass die Auftragnehmer die Daten selbst in das System eingeben. Dies beseitigt die Notwendigkeit der physischen Übergabe von Papierdokumenten und ermöglicht deren elektronische Abstimmung.

Rating-System zur Bewertung von Auftragnehmern

Im Vortrag wird der Mechanismus zur Berechnung des Ratings von Auftragnehmern detailliert betrachtet. Die Bewertung basiert auf einer Reihe von Indikatoren:

• Verhältnis der geleisteten Arbeitsstunden zur Anzahl der Mitarbeiter.
• Anzahl der festgestellten Mängel und Prüfungsergebnisse.
• Punkte für Verstöße (Stopp-Karten), Strafen und das Vorliegen von Unfällen.
• Quoten für das Absolvieren von Schulungen und die Schnelligkeit der Mängelbeseitigung.

Basierend auf den Bewertungsergebnissen werden die Auftragnehmer in drei Zonen eingeteilt: grün, gelb und rot. Das Erreichen der roten Zone bedeutet die Beendigung der Zusammenarbeit, die gelbe Zone erfordert die Entwicklung eines Plans für Korrekturmaßnahmen, und der Aufenthalt in der grünen Zone wird belohnt. Der Referent führt ein Beispiel an, bei dem ein Unternehmen, das wegen tödlicher Unfälle auf der „schwarzen Liste“ stand, nach einer dreijährigen Pause und ernsthafter interner Arbeit zurückkehren und zu einem der besten Auftragnehmer werden konnte.

Was Sie in diesem Webinar lernen werden:

• Wie automatisiert man den Zulassungsprozess von Auftragnehmern und die Abstimmung von Dokumentationen?
• Welche Kriterien werden zur Berechnung des Sicherheitsratings von Auftragnehmern herangezogen?
• Wie organisiert man die Erfassung und Speicherung von Daten über Personal und Technik von Auftragnehmern in einem einheitlichen System?
• Wie werden Fragen des Umgangs mit personenbezogenen Daten gelöst, wenn Auftragnehmern Zugang zur unternehmensinternen IT-Plattform gewährt wird?