Element systemu zarządzania wykonawcami: platforma IT Panel Wykonawcy

Ewolucja zarządzania wykonawcami: od papierowej biurokracji do platformy cyfrowej

Zarządzanie wykonawcami w dużych przedsiębiorstwach przemysłowych tradycyjnie wiąże się z ogromną ilością papierkowej roboty. Uzgadnianie dokumentów, weryfikacja kwalifikacji, kontrola uprawnień — każdy z tych etapów wymaga znacznych zasobów czasowych i administracyjnych. W swoim wystąpieniu Ilja Kriwoszejew, kierownik projektu ds. kultury bezpieczeństwa w firmie Metalloinvest, opowiada o przejściu od klasycznej papierowej biurokracji do zintegrowanej platformy cyfrowej — „Panelu Wykonawcy”.

Prelegent analizuje, jak cyfryzacja procesów interakcji z wykonawcami pozwala nie tylko przyspieszyć obieg dokumentów, ale także zwiększyć przejrzystość kontroli nad bezpieczeństwem wykonywania prac na wszystkich etapach cyklu życia umowy.

Etapy systemu zarządzania wykonawcami

Wdrożenie platformy IT opiera się na precyzyjnie zbudowanym systemie zarządzania wykonawcami, który obejmuje cztery kluczowe etapy:

• Prekwalifikacja i wybór wykonawcy. Na tym etapie oceniane są kryteria kwalifikacyjne i wskaźniki bezpieczeństwa potencjalnych partnerów przed zawarciem umowy.
• Organizacja dopuszczenia do prac. Obejmuje zdalne szkolenie personelu wykonawcy oraz uzgodnienie całej niezbędnej dokumentacji (projekty organizacji robót, karty technologiczne).
• Monitorowanie bezpieczeństwa. Bezpośrednia kontrola przestrzegania wymogów bezpieczeństwa w trakcie wykonywania prac na obiektach.
• Zakończenie umowy i ocena. Podsumowanie wyników pracy, obliczenie rankingu wykonawcy i podejmowanie decyzji o dalszej współpracy.

Funkcjonalność „Panelu Wykonawcy”

Prelegent pokazuje na przykładzie opracowywanej platformy, jak zintegrowana przestrzeń informacyjna łączy wszystkie dane o wykonawcach. System składa się z kilku kluczowych modułów:

• Jednolity rejestr wykonawców. Zawiera aktualne informacje o wszystkich obecnych i byłych wykonawcach, w tym dane o podwykonawcach.
• Rejestr umów i paszporty obiektów. Pozwala śledzić terminy ważności umów, opiekunów projektów oraz obiekty, na których prowadzone są prace. W paszporcie umowy odbywa się uzgadnianie całej dokumentacji technicznej.
• Zarządzanie personelem wykonawcy. System przechowuje dane o szkoleniach pracowników, zaliczeniu zautomatyzowanych systemów BHP oraz dane z systemów kontroli dostępu (SKD).
• Rejestr sprzętu. Ewidencja i kontrola całego sprzętu wykonawców zaangażowanego na obiektach firmy.

Ważnym aspektem działania platformy jest to, że dane do systemu wprowadzają sami wykonawcy. Eliminuje to konieczność fizycznego przekazywania dokumentów papierowych i pozwala na ich elektroniczne uzgadnianie.

System rankingowy oceny wykonawców

W wystąpieniu szczegółowo omówiono mechanizm obliczania rankingu wykonawców. Ocena jest tworzona na podstawie zestawu wskaźników:

• Stosunek liczby przepracowanych roboczogodzin do liczby pracowników.
• Liczba stwierdzonych uwag i wyników kontroli.
• Punkty za naruszenia (karty stop), kary finansowe i występowanie wypadków.
• Współczynniki odbycia szkoleń i szybkości usuwania uwag.

Na podstawie wyników oceny wykonawcy są przydzielani do trzech stref: zielonej, żółtej i czerwonej. Trafienie do strefy czerwonej oznacza zakończenie współpracy, żółta wymaga opracowania planu działań korygujących, a przebywanie w strefie zielonej jest nagradzane. Prelegent podaje przykład, gdy firma, która trafiła na „czarną listę” z powodu wypadków śmiertelnych, po trzyletniej przerwie i poważnej pracy wewnętrznej zdołała wrócić i stać się jednym z najlepszych wykonawców.

Czego dowiesz się z tego webinaru:

• Jak zautomatyzować proces dopuszczania wykonawców i uzgadniania dokumentacji?
• Jakie kryteria są używane do obliczania rankingu bezpieczeństwa wykonawców?
• Jak zorganizować gromadzenie i przechowywanie danych o personelu i sprzęcie wykonawców w jednym systemie?
• Jak rozwiązywane są kwestie pracy z danymi osobowymi przy udzielaniu wykonawcom dostępu do korporacyjnej platformy IT?