Yếu tố của hệ thống quản lý nhà thầu: Nền tảng CNTT Cổng thông tin nhà thầu

Sự tiến hóa trong quản lý nhà thầu: từ quan liêu giấy tờ đến nền tảng kỹ thuật số

Việc quản lý các tổ chức nhà thầu tại các doanh nghiệp công nghiệp lớn theo truyền thống thường đi kèm với khối lượng công việc giấy tờ khổng lồ. Phê duyệt tài liệu, kiểm tra năng lực, kiểm soát giấy phép — mỗi giai đoạn này đều đòi hỏi nguồn lực thời gian và hành chính đáng kể. Trong bài phát biểu của mình, Ilya Krivosheev, giám đốc dự án về văn hóa an toàn của công ty Metalloinvest, đã chia sẻ về quá trình chuyển đổi từ quan liêu giấy tờ cổ điển sang một nền tảng kỹ thuật số thống nhất — "Cổng thông tin nhà thầu".

Diễn giả phân tích cách số hóa các quy trình tương tác với nhà thầu không chỉ giúp đẩy nhanh quá trình luân chuyển tài liệu mà còn tăng cường tính minh bạch trong việc kiểm soát an toàn thi công ở mọi giai đoạn của vòng đời hợp đồng.

Các giai đoạn của hệ thống quản lý nhà thầu

Việc triển khai nền tảng CNTT dựa trên một hệ thống quản lý nhà thầu được xây dựng rõ ràng, bao gồm bốn giai đoạn chính:

• Sơ tuyển và lựa chọn nhà thầu. Ở giai đoạn này, các tiêu chí năng lực và chỉ số an toàn của các đối tác tiềm năng được đánh giá trước khi ký kết hợp đồng.
• Tổ chức cấp phép làm việc. Bao gồm đào tạo từ xa cho nhân viên của nhà thầu và phê duyệt tất cả các tài liệu cần thiết (dự án tổ chức công việc, sơ đồ công nghệ).
• Giám sát an toàn. Kiểm soát trực tiếp việc tuân thủ các yêu cầu an toàn trong quá trình thực hiện công việc tại các cơ sở.
• Kết thúc hợp đồng và đánh giá. Tổng kết công việc, tính toán xếp hạng của tổ chức nhà thầu và đưa ra quyết định về việc hợp tác trong tương lai.

Chức năng của "Cổng thông tin nhà thầu"

Diễn giả sử dụng ví dụ về nền tảng đang được phát triển để chỉ ra cách một không gian thông tin thống nhất kết hợp tất cả dữ liệu về các nhà thầu. Hệ thống bao gồm một số mô-đun chính:

• Sổ đăng ký nhà thầu thống nhất. Chứa thông tin cập nhật về tất cả các nhà thầu hiện tại và trước đây, bao gồm cả dữ liệu về các nhà thầu phụ.
• Sổ đăng ký hợp đồng và hồ sơ cơ sở. Cho phép theo dõi thời hạn hợp đồng, người phụ trách dự án và các cơ sở nơi công việc đang được thực hiện. Trong hồ sơ hợp đồng, tất cả các tài liệu kỹ thuật đều được phê duyệt.
• Quản lý nhân sự của nhà thầu. Hệ thống lưu trữ dữ liệu về đào tạo nhân viên, việc hoàn thành các hệ thống an toàn lao động tự động (ASOP) và dữ liệu từ hệ thống kiểm soát truy cập (ACS).
• Sổ đăng ký thiết bị. Kế toán và kiểm soát tất cả các thiết bị của nhà thầu được sử dụng tại các cơ sở của công ty.

Một khía cạnh quan trọng trong hoạt động của nền tảng là dữ liệu được chính các tổ chức nhà thầu nhập vào hệ thống. Điều này loại bỏ nhu cầu chuyển giao tài liệu giấy tờ vật lý và cho phép phê duyệt chúng dưới dạng điện tử.

Hệ thống xếp hạng đánh giá nhà thầu

Trong bài phát biểu, cơ chế tính toán xếp hạng của các tổ chức nhà thầu đã được xem xét chi tiết. Việc đánh giá được hình thành dựa trên một tập hợp các chỉ số:

• Tỷ lệ giữa số giờ công đã làm và số lượng nhân viên.
• Số lượng các nhận xét được phát hiện và kết quả kiểm tra.
• Điểm phạt do vi phạm (thẻ dừng), tiền phạt và sự hiện diện của các tai nạn.
• Hệ số hoàn thành đào tạo và tốc độ khắc phục các nhận xét.

Dựa trên kết quả đánh giá, các nhà thầu được chia thành ba vùng: xanh lá cây, vàng và đỏ. Rơi vào vùng đỏ đồng nghĩa với việc chấm dứt hợp tác, vùng vàng yêu cầu phát triển một kế hoạch hành động khắc phục, và việc ở trong vùng xanh lá cây sẽ được khen thưởng. Diễn giả đưa ra một ví dụ khi một công ty bị đưa vào "danh sách đen" do các vụ tai nạn chết người, sau ba năm tạm dừng và nỗ lực làm việc nội bộ nghiêm túc, đã có thể quay trở lại và trở thành một trong những tổ chức nhà thầu tốt nhất.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này:

• Làm thế nào để tự động hóa quy trình cấp phép cho nhà thầu và phê duyệt tài liệu?
• Những tiêu chí nào được sử dụng để tính toán xếp hạng an toàn của các tổ chức nhà thầu?
• Làm thế nào để tổ chức thu thập và lưu trữ dữ liệu về nhân sự và thiết bị của nhà thầu trong một hệ thống thống nhất?
• Các vấn đề về xử lý dữ liệu cá nhân được giải quyết như thế nào khi cấp quyền truy cập cho nhà thầu vào nền tảng CNTT của công ty?