Calificación de posibles contratistas considerando los criterios de HSE

Contexto: por qué la calificación de contratistas es una necesidad

La calidad, eficiencia y seguridad de los servicios prestados por las empresas contratistas influyen directamente en el éxito de cualquier proyecto. Sin embargo, encontrar un contratista confiable sin experiencia previa de interacción no es una tarea fácil. En su presentación, Anton Panin, gerente de proyectos en la oficina de proyectos de HSE para contratistas del grupo de empresas NLMK, analiza cómo el procedimiento de calificación ayuda a verificar a los contratistas antes de firmar el contrato y permitirles el acceso a la planta de producción.

Contar con un registro actualizado de contratistas calificados crea una barrera primaria contra accidentes, incendios y siniestros. Esto también reduce la probabilidad de recibir servicios de baja calidad, el incumplimiento de obligaciones contractuales y la imposición de multas por parte de los organismos reguladores.

Transformación del proceso de calificación

Al principio, el equipo se enfrentó a la necesidad de reestructurar el sistema de calificación. Los principales problemas eran:

• Falta de procesos y rutas necesarias: Los contratistas podían obtener el estado de «calificado» tras el autorregistro, sin completar los datos de HSE.
• Subcontratistas fuera de control: A menudo, los subcontratistas no pasaban por la calificación, lo que generaba riesgos significativos, ya que el trabajo lo realizaban efectivamente terceros.
• Inicio manual de la calificación: El proceso dependía de los gerentes de categoría, lo que provocaba errores en el envío de los cuestionarios.

Para resolver estos problemas, se desarrolló un cuestionario separado para los subcontratistas y se actualizó la arquitectura del software, lo que eliminó la posibilidad de firmar un contrato sin pasar la calificación de HSE.

Optimización de los cuestionarios de calificación

El ponente señala que anteriormente el cuestionario de HSE contenía más de 70 preguntas y requería adjuntar más de 120 documentos. Muchas preguntas estaban desactualizadas o no se relacionaban con el perfil de HSE. Basándose en los comentarios del negocio y los requisitos legales actuales, el equipo formuló nuevos cuestionarios que constan de un máximo de 17 preguntas, lo que simplificó significativamente el proceso sin perder la calidad de la verificación.

Gestión del proceso y límites

Uno de los principales problemas era el proceso de calificación interminable. Los contratistas podían intentar pasar la calificación un número ilimitado de veces, lo que llevaba a un uso ineficiente del tiempo. La introducción de restricciones en el número de intentos (hasta tres) y límites de tiempo (30 días para compras de bajo valor y 90 días para la calificación general) permitió hacer el proceso manejable y definir indicadores clave de rendimiento.

Tipos de calificación

Como resultado de la transformación, se crearon tres tipos de cuestionarios de calificación:

• Calificación simplificada (bajo valor): Para contratistas que planean firmar contratos de bajo valor con ejecución urgente de trabajos. Contiene 7 preguntas.
• Calificación estándar (general): Para contratistas que participan en grandes proyectos a largo plazo. Contiene 17 preguntas, incluyendo salud ocupacional y provisión de EPP.
• Calificación secundaria (para subcontratistas): El contenido del cuestionario corresponde a la calificación general.

Gestión de contratistas poco fiables

El ponente muestra con un ejemplo qué hacer con los contratistas que falsifican documentación o violan sistemáticamente los requisitos de HSE. Al detectar tales casos, la cuestión de la suspensión o descalificación total se somete a una comisión de conciliación. El período máximo de descalificación es de 36 meses, lo que prohíbe al contratista participar en nuevos procesos de licitación.

Qué aprenderá en este seminario web:

• ¿Cómo construir un proceso eficaz de calificación de contratistas según los requisitos de HSE?
• ¿Qué criterios de selección utilizar para diferentes tipos de contratistas?
• ¿Cómo optimizar los cuestionarios de calificación para que sean informativos y convenientes?
• ¿Cómo gestionar el proceso de calificación y establecer límites para los contratistas?
• ¿Qué hacer con los contratistas poco fiables y cómo funciona el mecanismo de descalificación?