Đánh giá năng lực nhà thầu tiềm năng theo yêu cầu tiêu chí HSE

Bối cảnh: tại sao đánh giá năng lực nhà thầu là một sự cần thiết

Chất lượng, hiệu quả và sự an toàn của các dịch vụ do các tổ chức nhà thầu cung cấp ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của bất kỳ dự án nào. Tuy nhiên, việc tìm kiếm một nhà thầu đáng tin cậy mà không có kinh nghiệm tương tác trước đó không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Trong bài phát biểu của mình, Anton Panin, Giám đốc dự án tại văn phòng dự án HSE của các tổ chức nhà thầu thuộc tập đoàn NLMK, phân tích cách thức quy trình đánh giá năng lực giúp xác minh các nhà thầu trước khi ký kết hợp đồng và cho phép vào khu vực sản xuất.

Việc có một sổ đăng ký cập nhật các nhà thầu đủ năng lực tạo ra một rào cản ban đầu đối với sự cố, hỏa hoạn và tai nạn. Điều này cũng làm giảm khả năng cung cấp dịch vụ kém chất lượng, không thực hiện nghĩa vụ hợp đồng và bị phạt từ các cơ quan giám sát.

Chuyển đổi quy trình đánh giá năng lực

Vào đầu hành trình, nhóm đã phải đối mặt với nhu cầu tái cấu trúc hệ thống đánh giá năng lực. Các vấn đề chính là:

• Thiếu các quy trình và lộ trình cần thiết: Các nhà thầu có thể nhận được trạng thái "đủ năng lực" sau khi tự đăng ký mà không cần điền dữ liệu về an toàn lao động.
• Các tổ chức nhà thầu phụ ngoài tầm kiểm soát: Các nhà thầu phụ thường không vượt qua đánh giá năng lực, điều này tạo ra rủi ro đáng kể, vì công việc thực tế do bên thứ ba thực hiện.
• Khởi chạy đánh giá năng lực thủ công: Quy trình phụ thuộc vào các nhà quản lý danh mục, dẫn đến sai sót trong việc gửi bảng câu hỏi.

Để giải quyết những nhiệm vụ này, một bảng câu hỏi riêng biệt cho các nhà thầu phụ đã được phát triển và kiến trúc phần mềm đã được cập nhật, loại trừ khả năng ký kết hợp đồng mà không vượt qua đánh giá năng lực về HSE.

Tối ưu hóa bảng câu hỏi đánh giá năng lực

Diễn giả lưu ý rằng trước đây bảng câu hỏi về HSE chứa hơn 70 câu hỏi và yêu cầu đính kèm hơn 120 tài liệu. Nhiều câu hỏi không còn phù hợp hoặc không liên quan đến hồ sơ HSE. Dựa trên phản hồi từ doanh nghiệp và các yêu cầu pháp lý hiện hành, nhóm đã xây dựng các bảng câu hỏi mới, bao gồm tối đa 17 câu hỏi, giúp đơn giản hóa đáng kể quy trình mà không làm giảm chất lượng kiểm tra.

Quản lý quy trình và giới hạn

Một trong những vấn đề chính là quy trình đánh giá năng lực vô tận. Các nhà thầu có thể cố gắng vượt qua đánh giá năng lực không giới hạn số lần, dẫn đến việc sử dụng thời gian không hợp lý. Việc đưa ra các giới hạn về số lần thử (tối đa ba lần) và giới hạn thời gian (30 ngày đối với các giao dịch mua giá trị thấp và 90 ngày đối với đánh giá năng lực chung) đã giúp quy trình có thể quản lý được và xác định các chỉ số hiệu suất chính.

Các loại đánh giá năng lực

Kết quả của quá trình chuyển đổi, ba loại bảng câu hỏi đánh giá năng lực đã được tạo ra:

• Đánh giá năng lực rút gọn (giá trị thấp): Dành cho các nhà thầu dự định ký kết các hợp đồng giá trị thấp với việc thực hiện công việc khẩn cấp. Chứa 7 câu hỏi.
• Đánh giá năng lực tiêu chuẩn (chung): Dành cho các nhà thầu tham gia vào các dự án dài hạn lớn. Chứa 17 câu hỏi, bao gồm bảo vệ sức khỏe và cung cấp PPE.
• Đánh giá năng lực thứ cấp (dành cho nhà thầu phụ): Nội dung của bảng câu hỏi tương ứng với đánh giá năng lực chung.

Làm việc với các nhà thầu không trung thực

Diễn giả chỉ ra bằng ví dụ về những việc cần làm với các nhà thầu làm sai lệch tài liệu hoặc vi phạm có hệ thống các yêu cầu HSE. Khi phát hiện các trường hợp như vậy, vấn đề đình chỉ hoặc truất quyền hoàn toàn sẽ được đưa ra ủy ban hòa giải. Thời hạn truất quyền tối đa là 36 tháng, cấm nhà thầu tham gia vào các đợt tuyển chọn cạnh tranh mới.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trên web này:

• Làm thế nào để xây dựng một quy trình hiệu quả để đánh giá năng lực nhà thầu theo các yêu cầu HSE?
• Những tiêu chí lựa chọn nào được sử dụng cho các loại nhà thầu khác nhau?
• Làm thế nào để tối ưu hóa các bảng câu hỏi đánh giá năng lực để chúng cung cấp nhiều thông tin và thuận tiện?
• Làm thế nào để quản lý quy trình đánh giá năng lực và thiết lập giới hạn cho các nhà thầu?
• Làm gì với các nhà thầu không trung thực và cơ chế truất quyền hoạt động như thế nào?