Qualifizierung potenzieller Vertragspartner unter Berücksichtigung von HSE-Kriterien

Kontext: Warum die Qualifizierung von Vertragspartnern eine Notwendigkeit ist

Die Qualität, Effizienz und Sicherheit der von Auftragnehmern erbrachten Dienstleistungen wirken sich direkt auf den Erfolg jedes Projekts aus. Einen zuverlässigen Auftragnehmer ohne vorherige Erfahrung in der Zusammenarbeit zu finden, ist jedoch keine leichte Aufgabe. In seinem Vortrag erläutert Anton Panin, Projektmanager im HSE-Projektbüro für Auftragnehmer der NLMK-Unternehmensgruppe, wie das Qualifizierungsverfahren hilft, Vertragspartner vor Vertragsabschluss und Zulassung zum Produktionsgelände zu verifizieren.

Das Vorhandensein eines aktuellen Registers qualifizierter Vertragspartner bildet eine erste Barriere gegen Unfälle, Brände und Zwischenfälle. Es verringert auch die Wahrscheinlichkeit von minderwertigen Dienstleistungen, der Nichterfüllung vertraglicher Verpflichtungen und von Strafen durch Aufsichtsbehörden.

Transformation des Qualifizierungsprozesses

Zu Beginn stand das Team vor der Notwendigkeit, das Qualifizierungssystem umzustrukturieren. Die Hauptprobleme waren:

• Fehlen notwendiger Prozesse und Abläufe: Vertragspartner konnten nach der Selbstregistrierung den Status „qualifiziert“ erhalten, ohne HSE-Daten auszufüllen.
• Subunternehmer außerhalb der Kontrolle: Subunternehmer durchliefen oft keine Qualifizierung, was erhebliche Risiken barg, da die Arbeiten faktisch von Dritten ausgeführt wurden.
• Manueller Start der Qualifizierung: Der Prozess hing von Category Managern ab, was zu Fehlern bei der Weiterleitung von Fragebögen führte.

Zur Lösung dieser Aufgaben wurde ein separater Fragebogen für Subunternehmer entwickelt und die Softwarearchitektur aktualisiert, was die Möglichkeit ausschloss, einen Vertrag ohne bestandene HSE-Qualifizierung abzuschließen.

Optimierung der Qualifizierungsfragebögen

Der Referent merkt an, dass der HSE-Fragebogen früher über 70 Fragen umfasste und die Beifügung von mehr als 120 Dokumenten erforderte. Viele Fragen waren veraltet oder gehörten nicht zum HSE-Profil. Basierend auf dem Feedback aus dem Geschäftsbereich und den aktuellen gesetzlichen Anforderungen formulierte das Team neue Fragebögen mit maximal 17 Fragen, was den Prozess ohne Qualitätsverlust bei der Prüfung erheblich vereinfachte.

Prozesssteuerung und Limits

Eines der Hauptprobleme war der endlose Qualifizierungsprozess. Vertragspartner konnten unbegrenzt oft versuchen, sich zu qualifizieren, was zu einer ineffizienten Zeitnutzung führte. Die Einführung von Beschränkungen für die Anzahl der Versuche (bis zu drei) und von Zeitlimits (30 Tage für geringwertige Beschaffungen und 90 Tage für die allgemeine Qualifizierung) machte den Prozess steuerbar und ermöglichte die Definition von Key Performance Indicators.

Arten der Qualifizierung

Als Ergebnis der Transformation wurden drei Arten von Qualifizierungsfragebögen erstellt:

• Vereinfachte Qualifizierung (geringwertig): Für Vertragspartner, die geringwertige Verträge mit dringender Arbeitsausführung abschließen möchten. Enthält 7 Fragen.
• Standard- (allgemeine) Qualifizierung: Für Vertragspartner, die an großen, langfristigen Projekten beteiligt sind. Enthält 17 Fragen, einschließlich Gesundheitsschutz und Bereitstellung von PSA.
• Sekundäre Qualifizierung (für Subunternehmer): Der Inhalt des Fragebogens entspricht der allgemeinen Qualifizierung.

Umgang mit unzuverlässigen Vertragspartnern

Der Referent zeigt an einem Beispiel, was mit Vertragspartnern zu tun ist, die Dokumentationen verfälschen oder systematisch gegen HSE-Anforderungen verstoßen. Wenn solche Fälle aufgedeckt werden, wird die Frage der Aussetzung oder vollständigen Disqualifikation an eine Schlichtungskommission weitergeleitet. Die maximale Disqualifikationsdauer beträgt 36 Monate, was dem Auftragnehmer die Teilnahme an neuen Ausschreibungen untersagt.

Was Sie in diesem Webinar lernen werden:

• Wie baut man einen effektiven Qualifizierungsprozess für Vertragspartner nach HSE-Anforderungen auf?
• Welche Auswahlkriterien sollten für verschiedene Arten von Auftragnehmern verwendet werden?
• Wie können Qualifizierungsfragebögen optimiert werden, damit sie informativ und benutzerfreundlich sind?
• Wie steuert man den Qualifizierungsprozess und legt Limits für Vertragspartner fest?
• Was tun mit unzuverlässigen Auftragnehmern und wie funktioniert der Disqualifikationsmechanismus?