Qualification des sous-traitants potentiels selon les critères HSE

Contexte : pourquoi la qualification des sous-traitants est une nécessité

La qualité, l'efficacité et la sécurité des services fournis par les entreprises sous-traitantes ont un impact direct sur le succès de tout projet. Cependant, trouver un sous-traitant fiable sans expérience préalable de collaboration n'est pas une tâche facile. Dans son intervention, Anton Panin, chef de projet au sein du bureau de projet HSE des entreprises sous-traitantes du groupe NLMK, explique comment la procédure de qualification aide à vérifier les sous-traitants avant la conclusion du contrat et l'accès au site de production.

La présence d'un registre à jour des sous-traitants qualifiés crée une première barrière contre les accidents, les incendies et les incidents. Cela réduit également la probabilité de services de mauvaise qualité, de non-respect des obligations contractuelles et d'amendes de la part des organismes de contrôle.

Transformation du processus de qualification

Au début, l'équipe a été confrontée à la nécessité de restructurer le système de qualification. Les principaux problèmes étaient les suivants :

• Absence de processus et de circuits nécessaires : Les sous-traitants pouvaient obtenir le statut de « qualifié » après s'être auto-enregistrés, sans fournir de données sur la santé et la sécurité au travail.
• Entreprises sous-traitantes hors de contrôle : Les sous-traitants de second rang ne passaient souvent pas la qualification, ce qui créait des risques importants, car le travail était en fait effectué par des tiers.
• Lancement manuel de la qualification : Le processus dépendait des gestionnaires de catégories, ce qui entraînait des erreurs dans l'envoi des questionnaires.

Pour résoudre ces problèmes, un questionnaire distinct a été élaboré pour les sous-traitants de second rang et l'architecture logicielle a été mise à jour, ce qui a exclu la possibilité de conclure un contrat sans passer la qualification HSE.

Optimisation des questionnaires de qualification

L'intervenant note qu'auparavant, le questionnaire HSE contenait plus de 70 questions et nécessitait de joindre plus de 120 documents. De nombreuses questions n'étaient pas pertinentes ou ne concernaient pas le profil HSE. Sur la base des retours d'expérience de l'entreprise et des exigences légales actuelles, l'équipe a formulé de nouveaux questionnaires comprenant un maximum de 17 questions, ce qui a considérablement simplifié le processus sans perte de qualité de la vérification.

Gestion du processus et limites

L'un des principaux problèmes était le processus de qualification sans fin. Les sous-traitants pouvaient tenter de se qualifier un nombre illimité de fois, ce qui entraînait une utilisation irrationnelle du temps. L'introduction de limites sur le nombre de tentatives (jusqu'à trois) et de délais (30 jours pour les achats de faible valeur et 90 jours pour la qualification générale) a permis de rendre le processus gérable et de définir des indicateurs de performance clés.

Types de qualification

À la suite de la transformation, trois types de questionnaires de qualification ont été créés :

• Qualification allégée (faible valeur) : Pour les sous-traitants prévoyant de conclure des contrats de faible valeur avec une exécution urgente des travaux. Contient 7 questions.
• Qualification standard (générale) : Pour les sous-traitants participant à de grands projets à long terme. Contient 17 questions, y compris la santé au travail et la fourniture d'EPI.
• Qualification secondaire (pour les sous-traitants de second rang) : Le contenu du questionnaire correspond à la qualification générale.

Gestion des sous-traitants peu scrupuleux

L'intervenant montre par l'exemple ce qu'il faut faire avec les sous-traitants qui falsifient la documentation ou violent systématiquement les exigences HSE. Lors de la détection de tels cas, la question de la suspension ou de la disqualification totale est soumise à une commission de conciliation. La durée maximale de disqualification est de 36 mois, ce qui interdit au sous-traitant de participer à de nouveaux appels d'offres.

Ce que vous apprendrez dans ce webinaire :

• Comment mettre en place un processus efficace de qualification des sous-traitants selon les exigences HSE ?
• Quels critères de sélection utiliser pour différents types de sous-traitants ?
• Comment optimiser les questionnaires de qualification pour qu'ils soient informatifs et pratiques ?
• Comment gérer le processus de qualification et fixer des limites pour les sous-traitants ?
• Que faire avec les sous-traitants peu scrupuleux et comment fonctionne le mécanisme de disqualification ?