Qualificazione dei potenziali contraenti secondo i criteri HSE

Contesto: perché la qualificazione dei contraenti è una necessità

La qualità, l'efficienza e la sicurezza dei servizi forniti dalle aziende appaltatrici influenzano direttamente il successo di qualsiasi progetto. Tuttavia, trovare un appaltatore affidabile senza precedenti esperienze di collaborazione non è un compito facile. Nel suo intervento, Anton Panin, project manager presso l'ufficio progetti HSE per le aziende appaltatrici del gruppo NLMK, analizza come la procedura di qualificazione aiuti a verificare i contraenti prima della stipula del contratto e dell'accesso al sito produttivo.

La presenza di un registro aggiornato di contraenti qualificati crea una barriera primaria contro il verificarsi di incidenti, incendi e infortuni. Questo riduce anche la probabilità di servizi di scarsa qualità, inadempimento degli obblighi contrattuali e sanzioni da parte degli organi di vigilanza.

Trasformazione del processo di qualificazione

All'inizio del percorso, il team ha dovuto affrontare la necessità di ristrutturare il sistema di qualificazione. I problemi principali erano:

• Mancanza dei processi e dei percorsi necessari: I contraenti potevano ottenere lo status di «qualificato» dopo l'autoregistrazione, senza compilare i dati relativi all'HSE.
• Aziende subappaltatrici fuori controllo: I subappaltatori spesso non superavano la qualificazione, il che creava rischi significativi, poiché il lavoro veniva effettivamente svolto da terzi.
• Avvio manuale della qualificazione: Il processo dipendeva dai category manager, il che portava a errori nell'invio dei questionari.

Per risolvere questi problemi, è stato sviluppato un questionario separato per i subappaltatori ed è stata aggiornata l'architettura del software, escludendo la possibilità di stipulare un contratto senza aver superato la qualificazione HSE.

Ottimizzazione dei questionari di qualificazione

Il relatore osserva che in precedenza il questionario HSE conteneva oltre 70 domande e richiedeva di allegare più di 120 documenti. Molte domande erano obsolete o non pertinenti al profilo HSE. Sulla base del feedback del business e degli attuali requisiti normativi, il team ha formulato nuovi questionari composti da un massimo di 17 domande, il che ha semplificato notevolmente il processo senza perdere la qualità della verifica.

Gestione del processo e limiti

Uno dei problemi principali era il processo di qualificazione infinito. I contraenti potevano tentare di superare la qualificazione un numero illimitato di volte, portando a un uso irrazionale del tempo. L'introduzione di limiti al numero di tentativi (fino a tre) e di limiti temporali (30 giorni per acquisti di basso valore e 90 giorni per la qualificazione generale) ha reso il processo gestibile e ha permesso di definire gli indicatori chiave di prestazione.

Tipi di qualificazione

Come risultato della trasformazione, sono stati creati tre tipi di questionari di qualificazione:

• Qualificazione semplificata (basso valore): Per i contraenti che intendono stipulare contratti di basso valore con esecuzione urgente dei lavori. Contiene 7 domande.
• Qualificazione standard (generale): Per i contraenti che partecipano a grandi progetti a lungo termine. Contiene 17 domande, tra cui la tutela della salute e la fornitura di DPI.
• Qualificazione secondaria (per subappaltatori): Il contenuto del questionario corrisponde alla qualificazione generale.

Gestione dei contraenti inaffidabili

Il relatore mostra con un esempio cosa fare con i contraenti che falsificano la documentazione o violano sistematicamente i requisiti HSE. Quando vengono identificati tali casi, la questione della sospensione o della squalifica totale viene sottoposta a una commissione di conciliazione. Il periodo massimo di squalifica è di 36 mesi, il che vieta all'appaltatore di partecipare a nuove selezioni di gara.

Cosa imparerai da questo webinar:

• Come costruire un processo efficace di qualificazione dei contraenti secondo i requisiti HSE?
• Quali criteri di selezione utilizzare per i diversi tipi di appaltatori?
• Come ottimizzare i questionari di qualificazione in modo che siano informativi e convenienti?
• Come gestire il processo di qualificazione e stabilire limiti per i contraenti?
• Cosa fare con gli appaltatori inaffidabili e come funziona il meccanismo di squalifica?