Qualificação de potenciais fornecedores considerando os requisitos de HSE

Contexto: por que a qualificação de fornecedores é uma necessidade

A qualidade, eficiência e segurança dos serviços prestados por empresas contratadas afetam diretamente o sucesso de qualquer projeto. No entanto, encontrar um contratado confiável sem experiência prévia de interação não é uma tarefa fácil. Em sua apresentação, Anton Panin, gerente de projetos no escritório de projetos de HSE para empresas contratadas do Grupo NLMK, analisa como o procedimento de qualificação ajuda a verificar os fornecedores antes da assinatura do contrato e da liberação de acesso ao local de produção.

A existência de um registro atualizado de fornecedores qualificados cria uma barreira primária contra a ocorrência de acidentes, incêndios e incidentes. Isso também reduz a probabilidade de prestação de serviços de baixa qualidade, não cumprimento de obrigações contratuais e aplicação de multas por órgãos reguladores.

Transformação do processo de qualificação

No início da jornada, a equipe enfrentou a necessidade de reestruturar o sistema de qualificação. Os principais problemas eram:

• Falta de processos e fluxos necessários: Os fornecedores podiam obter o status de «qualificado» após o autorregistro, sem preencher os dados de HSE.
• Subcontratados fora de controle: Os subcontratados frequentemente não passavam pela qualificação, o que criava riscos significativos, já que o trabalho era efetivamente realizado por terceiros.
• Início manual da qualificação: O processo dependia dos gerentes de categoria, o que levava a erros no envio dos questionários.

Para resolver esses problemas, foi desenvolvido um questionário separado para subcontratados e a arquitetura do software foi atualizada, o que eliminou a possibilidade de assinar um contrato sem passar pela qualificação de HSE.

Otimização dos questionários de qualificação

O palestrante observa que, anteriormente, o questionário de HSE continha mais de 70 perguntas e exigia o anexo de mais de 120 documentos. Muitas perguntas estavam desatualizadas ou não se relacionavam ao perfil de HSE. Com base no feedback dos negócios e nos requisitos legais atuais, a equipe formulou novos questionários, consistindo em no máximo 17 perguntas, o que simplificou significativamente o processo sem perder a qualidade da verificação.

Gestão do processo e limites

Um dos principais problemas era o processo de qualificação interminável. Os fornecedores podiam tentar se qualificar um número ilimitado de vezes, o que levava ao uso ineficiente do tempo. A introdução de restrições no número de tentativas (até três) e limites de tempo (30 dias para compras de baixo valor e 90 dias para qualificação geral) tornou o processo gerenciável e permitiu definir os principais indicadores de desempenho.

Tipos de qualificação

Como resultado da transformação, foram criados três tipos de questionários de qualificação:

• Qualificação simplificada (baixo valor): Para fornecedores que planejam assinar contratos de baixo valor com execução urgente de trabalhos. Contém 7 perguntas.
• Qualificação padrão (geral): Para fornecedores que participam de grandes projetos de longo prazo. Contém 17 perguntas, incluindo saúde ocupacional e fornecimento de EPIs.
• Qualificação secundária (para subcontratados): O conteúdo do questionário corresponde à qualificação geral.

Lidando com fornecedores de má-fé

O palestrante mostra, com um exemplo, o que fazer com fornecedores que falsificam documentação ou violam sistematicamente os requisitos de HSE. Ao identificar tais casos, a questão da suspensão ou desqualificação total é levada a um comitê de conciliação. O período máximo de desqualificação é de 36 meses, o que proíbe o contratado de participar de novos processos de seleção.

O que você aprenderá neste webinar:

• Como construir um processo eficaz de qualificação de fornecedores de acordo com os requisitos de HSE?
• Quais critérios de seleção usar para diferentes tipos de contratados?
• Como otimizar os questionários de qualificação para torná-los informativos e convenientes?
• Como gerenciar o processo de qualificação e definir limites para os fornecedores?
• O que fazer com contratados de má-fé e como funciona o mecanismo de desqualificação?