Kwalifikacja potencjalnych kontrahentów z uwzględnieniem wymagań kryteriów HSE

Kontekst: dlaczego kwalifikacja kontrahentów to konieczność

Jakość, efektywność i bezpieczeństwo usług świadczonych przez organizacje wykonawcze mają bezpośredni wpływ na sukces każdego projektu. Jednak znalezienie niezawodnego wykonawcy bez wcześniejszego doświadczenia we współpracy nie jest łatwym zadaniem. W swoim wystąpieniu Anton Panin, kierownik projektów w biurze projektowym HSE ds. organizacji wykonawczych grupy spółek NLMK, analizuje, w jaki sposób procedura kwalifikacji pomaga weryfikować kontrahentów przed zawarciem umowy i dopuszczeniem na teren zakładu.

Posiadanie aktualnego rejestru wykwalifikowanych kontrahentów tworzy podstawową barierę zapobiegającą awariom, pożarom i wypadkom. Zmniejsza to również prawdopodobieństwo świadczenia usług niskiej jakości, niewywiązywania się ze zobowiązań umownych oraz nakładania kar przez organy nadzoru.

Transformacja procesu kwalifikacji

Na początku swojej drogi zespół stanął przed koniecznością przebudowy systemu kwalifikacji. Głównymi problemami były:

• Brak niezbędnych procesów i ścieżek: Kontrahenci mogli uzyskać status „wykwalifikowany” po samodzielnej rejestracji, bez wypełniania danych dotyczących HSE.
• Organizacje podwykonawcze poza kontrolą: Podwykonawcy często nie przechodzili kwalifikacji, co stwarzało istotne ryzyko, ponieważ prace faktycznie wykonywały osoby trzecie.
• Ręczne uruchamianie kwalifikacji: Proces zależał od menedżerów kategorii, co prowadziło do błędów w przesyłaniu ankiet.

Aby rozwiązać te problemy, opracowano oddzielną ankietę dla podwykonawców i zaktualizowano architekturę oprogramowania, co wykluczyło możliwość zawarcia umowy bez przejścia kwalifikacji HSE.

Optymalizacja ankiet kwalifikacyjnych

Prelegent zauważa, że wcześniej ankieta HSE zawierała ponad 70 pytań i wymagała załączenia ponad 120 dokumentów. Wiele pytań było nieaktualnych lub nie dotyczyło profilu HSE. Na podstawie informacji zwrotnych od biznesu i aktualnych wymogów prawnych zespół sformułował nowe ankiety składające się z maksymalnie 17 pytań, co znacznie uprościło proces bez utraty jakości weryfikacji.

Zarządzanie procesem i limity

Jednym z głównych problemów był niekończący się proces kwalifikacji. Kontrahenci mogli próbować przejść kwalifikację nieograniczoną liczbę razy, co prowadziło do nieracjonalnego wykorzystania czasu. Wprowadzenie ograniczeń liczby prób (do trzech) i limitów czasowych (30 dni dla zakupów o niskiej wartości i 90 dni dla kwalifikacji ogólnej) pozwoliło uczynić proces zarządzalnym i określić kluczowe wskaźniki efektywności.

Rodzaje kwalifikacji

W wyniku transformacji utworzono trzy rodzaje ankiet kwalifikacyjnych:

• Uproszczona kwalifikacja (niska wartość): Dla kontrahentów planujących zawarcie umów o niskiej wartości z pilnym wykonaniem prac. Zawiera 7 pytań.
• Standardowa (ogólna) kwalifikacja: Dla kontrahentów uczestniczących w dużych projektach długoterminowych. Zawiera 17 pytań, w tym dotyczących ochrony zdrowia i zapewnienia ŚOI.
• Wtórna kwalifikacja (dla podwykonawców): Treść ankiety odpowiada kwalifikacji ogólnej.

Praca z nieuczciwymi kontrahentami

Prelegent pokazuje na przykładzie, co zrobić z kontrahentami, którzy fałszują dokumentację lub systematycznie naruszają wymagania HSE. W przypadku wykrycia takich przypadków kwestia zawieszenia lub całkowitej dyskwalifikacji jest kierowana do komisji pojednawczej. Maksymalny okres dyskwalifikacji wynosi 36 miesięcy, co zakazuje wykonawcy udziału w nowych przetargach.

Czego dowiesz się z tego webinarium:

• Jak zbudować skuteczny proces kwalifikacji kontrahentów zgodnie z wymogami HSE?
• Jakie kryteria wyboru stosować dla różnych typów wykonawców?
• Jak zoptymalizować ankiety kwalifikacyjne, aby były pouczające i wygodne?
• Jak zarządzać procesem kwalifikacji i ustalać limity dla kontrahentów?
• Co zrobić z nieuczciwymi wykonawcami i jak działa mechanizm dyskwalifikacji?