Automatización de procesos del departamento de HSE

De los números a la información: por qué automatizar HSE

El desarrollo de una empresa conlleva inevitablemente un aumento de la plantilla y una ampliación de las funciones del departamento de HSE. En la presentación de Tatiana Paklinskaya, jefa del departamento de Seguridad Industrial, HSE y Medio Ambiente de la empresa «Baltiysky Zavod», se examina en detalle un caso práctico de transición de datos dispersos a un sistema gestionable. La ponente analiza la situación en la que hay cifras en los informes, pero no ofrecen una imagen real de la situación. Por ejemplo, el indicador «500 personas formadas» no significa nada si no se comprende la proporción respecto al número total de personas que deben recibir formación. La automatización se convierte no solo en una tendencia de moda, sino en una necesidad vital para obtener información de forma rápida y tomar decisiones de gestión.

Herramientas de automatización: de Excel a 1C:ZUP

Para sistematizar grandes volúmenes de datos, el equipo de Baltiysky Zavod eligió herramientas accesibles: tablas dinámicas de Excel, el servicio en la nube DataLens y el sistema 1C:ZUP. La ponente muestra con un ejemplo cómo el uso de estos programas redujo el tiempo de procesamiento del informe sobre la escasez de EPI de 4 horas a 10 minutos. La implementación de 1C:ZUP permitió automatizar el registro de las sesiones informativas, la formación, las certificaciones, la familiarización con las normas de EPI y los mapas de evaluación especial de las condiciones de trabajo (SOUT). Una conclusión importante fue comprender la necesidad de conocimientos interdisciplinarios: al automatizar los procesos de HSE, es necesario tener en cuenta áreas afines: gestión de recursos humanos, contabilidad y gestión de almacenes.

Superación de la resistencia y etapas de implementación

Cualquier cambio se enfrenta a resistencia, y la automatización no es una excepción. La presentación subraya la importancia del apoyo psicológico y la formación de los empleados en cada etapa. La ponente destaca los pasos clave: sistematización de datos, asignación de especialistas a áreas específicas, implementación gradual de procesos (desde la certificación en seguridad industrial hasta los exámenes médicos y el suministro de leche) y la transición a funciones de soporte. Un error en la etapa de selección del responsable, como encargar la automatización a un empleado sin habilidades analíticas, puede llevar a la necesidad de empezar todo de nuevo.

Resultados: transparencia y velocidad en la toma de decisiones

El principal resultado de la automatización es la transición del caos del papel a datos digitales transparentes. La velocidad de obtención de informes se ha reducido a un segundo. Los jefes de departamento ahora tienen acceso a paneles de control (dashboards) donde se pueden ver claramente los cuellos de botella en HSE, lo que les permite planificar medidas correctivas de forma independiente. La analítica ayuda a identificar los talleres y profesiones con mayor riesgo de lesiones, y también muestra que los trabajadores altamente cualificados se ven involucrados en incidentes con mayor frecuencia.

Qué aprenderá en este seminario web:

• ¿Cómo evaluar el estado real de HSE utilizando listas de verificación e indicadores proporcionales?
• ¿Qué servicios accesibles (Excel, DataLens, 1C:ZUP) se pueden utilizar para automatizar procesos rutinarios?
• ¿Cómo evitar errores al integrar los procesos de HSE con departamentos afines (recursos humanos, contabilidad)?
• ¿Cómo reducir el tiempo de preparación de informes de varias horas a unos pocos segundos?
• ¿Cómo automatizar el registro de exámenes médicos y la formación en HSE vinculándolos a la plantilla de personal?