Automatisierung der Prozesse der HSE-Abteilung

Von Zahlen zu Informationen: Warum HSE automatisiert werden sollte

Die Entwicklung eines Unternehmens führt unweigerlich zu einer Aufstockung des Personals und einer Erweiterung der Funktionen der HSE-Abteilung. In der Präsentation von Tatiana Paklinskaya, Leiterin der Abteilung für Arbeitssicherheit, HSE und Umweltschutz bei der JSC "Baltiysky Zavod", wird ein praktischer Fall des Übergangs von isolierten Daten zu einem steuerbaren System detailliert betrachtet. Die Referentin analysiert die Situation, in der zwar Zahlen in Berichten vorhanden sind, diese aber kein reales Bild der Lage vermitteln. Zum Beispiel bedeutet die Kennzahl "500 Personen geschult" nichts ohne das Verständnis des Anteils an der Gesamtzahl der zu schulenden Personen. Automatisierung wird nicht nur zu einem Modetrend, sondern zu einer lebenswichtigen Notwendigkeit für die schnelle Beschaffung von Informationen und das Treffen von Managemententscheidungen.

Automatisierungswerkzeuge: von Excel bis 1C:ZUP

Zur Systematisierung von Datenmengen wählte das Team von Baltiysky Zavod zugängliche Werkzeuge: Excel-Pivot-Tabellen, den Cloud-Service DataLens und das System 1C:ZUP. Die Referentin zeigt an einem Beispiel, wie der Einsatz dieser Programme die Bearbeitungszeit für den Bericht über PSA-Defizite von 4 Stunden auf 10 Minuten reduzierte. Die Einführung von 1C:ZUP ermöglichte die Automatisierung der Erfassung von Unterweisungen, Schulungen, Zertifizierungen, der Bekanntmachung mit PSA-Normen und den Karten der speziellen Bewertung der Arbeitsbedingungen (SOUT). Eine wichtige Erkenntnis war das Verständnis für die Notwendigkeit interdisziplinären Wissens: Bei der Automatisierung von HSE-Prozessen müssen angrenzende Bereiche berücksichtigt werden – Personalverwaltung, Buchhaltung und Lagerhaltung.

Überwindung von Widerständen und Phasen der Einführung

Jede Veränderung stößt auf Widerstand, und die Automatisierung ist keine Ausnahme. In der Präsentation wird die Bedeutung der psychologischen Unterstützung und Schulung der Mitarbeiter in jeder Phase hervorgehoben. Die Referentin nennt die wichtigsten Schritte: Systematisierung der Daten, Zuweisung von Spezialisten zu bestimmten Bereichen, schrittweise Einführung von Prozessen (von der Zertifizierung für industrielle Sicherheit bis hin zu medizinischen Untersuchungen und der Bereitstellung von Milch) und der Übergang zu unterstützenden Funktionen. Ein Fehler bei der Auswahl des Ausführenden – die Übertragung der Automatisierung an einen Mitarbeiter ohne analytische Fähigkeiten – kann dazu führen, dass alles von vorne begonnen werden muss.

Ergebnisse: Transparenz und Geschwindigkeit der Entscheidungsfindung

Das Hauptergebnis der Automatisierung ist der Übergang vom Papierchaos zu transparenten, digitalisierten Daten. Die Geschwindigkeit der Berichterstellung wurde auf eine Sekunde reduziert. Abteilungsleiter erhielten Zugang zu Dashboards, auf denen Engpässe im HSE-Bereich deutlich sichtbar sind, was es ihnen ermöglicht, Korrekturmaßnahmen selbstständig zu planen. Die Analytik hilft dabei, die unfallträchtigsten Werkstätten und Berufe zu identifizieren, und zeigt auch, dass häufig hochqualifizierte Arbeitnehmer in Vorfälle verwickelt sind.

Was Sie in diesem Webinar lernen werden:

• Wie man den tatsächlichen Zustand von HSE mithilfe von Checklisten und prozentualen Indikatoren bewertet?
• Welche zugänglichen Dienste (Excel, DataLens, 1C:ZUP) zur Automatisierung von Routineprozessen genutzt werden können?
• Wie man Fehler bei der Integration von HSE-Prozessen mit angrenzenden Abteilungen (Personal, Buchhaltung) vermeidet?
• Wie man die Zeit für die Erstellung von Berichten von mehreren Stunden auf wenige Sekunden reduziert?
• Wie man die Erfassung von medizinischen Untersuchungen und HSE-Schulungen in Verbindung mit dem Stellenplan automatisiert?