Tự động hóa các quy trình của phòng HSE

Từ những con số đến thông tin: tại sao cần tự động hóa HSE

Sự phát triển của doanh nghiệp tất yếu dẫn đến việc tăng nhân sự và mở rộng chức năng của phòng HSE. Trong bài phát biểu của Tatiana Paklinskaya, Trưởng phòng An toàn Công nghiệp, HSE và Môi trường của JSC Baltic Shipyard, một trường hợp thực tế về việc chuyển đổi từ dữ liệu rời rạc sang một hệ thống có thể quản lý đã được xem xét chi tiết. Diễn giả phân tích tình huống khi các con số có trong báo cáo, nhưng chúng không phản ánh bức tranh thực tế về tình hình công việc. Ví dụ, chỉ số "đã đào tạo 500 người" không có ý nghĩa gì nếu không hiểu tỷ lệ phần trăm trên tổng số người cần được đào tạo. Tự động hóa không chỉ là một xu hướng thời thượng, mà còn là một nhu cầu thiết yếu để thu thập thông tin nhanh chóng và đưa ra các quyết định quản lý.

Các công cụ tự động hóa: từ Excel đến 1C:ZUP

Để hệ thống hóa các mảng dữ liệu, đội ngũ của Baltic Shipyard đã chọn các công cụ có sẵn: bảng tổng hợp Excel, dịch vụ đám mây DataLens và hệ thống 1C:ZUP. Diễn giả chỉ ra qua một ví dụ về cách sử dụng các chương trình này đã giảm thời gian xử lý báo cáo về tình trạng thiếu hụt PPE từ 4 giờ xuống còn 10 phút. Việc triển khai 1C:ZUP cho phép tự động hóa việc theo dõi các buổi hướng dẫn, đào tạo, chứng nhận, làm quen với các tiêu chuẩn PPE và thẻ SOUT. Một hiểu biết quan trọng là nhận thức được sự cần thiết của kiến thức liên ngành: khi tự động hóa các quy trình HSE, cần phải xem xét các lĩnh vực liên quan — quản lý nhân sự, kế toán và quản lý kho.

Vượt qua sự phản kháng và các giai đoạn triển khai

Bất kỳ thay đổi nào cũng gặp phải sự phản kháng, và tự động hóa cũng không ngoại lệ. Bài phát biểu nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hỗ trợ tâm lý và đào tạo nhân viên ở từng giai đoạn. Diễn giả nêu bật các bước chính: hệ thống hóa dữ liệu, phân công chuyên gia cho các khu vực cụ thể, triển khai dần dần các quy trình (từ chứng nhận an toàn công nghiệp đến khám sức khỏe và cung cấp sữa) và chuyển sang chức năng hỗ trợ. Một sai lầm trong giai đoạn chọn người thực hiện — giao việc tự động hóa cho một nhân viên không có kỹ năng phân tích — có thể dẫn đến việc phải bắt đầu lại từ đầu.

Kết quả: tính minh bạch và tốc độ ra quyết định

Kết quả chính của tự động hóa là sự chuyển đổi từ sự hỗn loạn của giấy tờ sang dữ liệu số hóa minh bạch. Tốc độ nhận báo cáo đã giảm xuống chỉ còn một giây. Các trưởng bộ phận đã được cấp quyền truy cập vào các bảng điều khiển (dashboard), nơi hiển thị rõ ràng các điểm nghẽn trong HSE, cho phép họ tự lập kế hoạch cho các biện pháp khắc phục. Phân tích giúp xác định các phân xưởng và nghề nghiệp có nguy cơ chấn thương cao nhất, đồng thời cho thấy những công nhân có tay nghề cao thường gặp tai nạn hơn.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này:

• Làm thế nào để đánh giá tình trạng thực tế của HSE bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra và các chỉ số tỷ lệ?
• Những dịch vụ có sẵn nào (Excel, DataLens, 1C:ZUP) có thể được sử dụng để tự động hóa các quy trình thường quy?
• Làm thế nào để tránh sai lầm khi tích hợp các quy trình HSE với các bộ phận liên quan (nhân sự, kế toán)?
• Làm thế nào để giảm thời gian chuẩn bị báo cáo từ vài giờ xuống còn vài giây?
• Làm thế nào để tự động hóa việc theo dõi khám sức khỏe và đào tạo HSE gắn liền với sơ đồ tổ chức?