Otomatisasi Proses Departemen HSE

Dari Angka Menjadi Informasi: Mengapa Otomatisasi HSE Diperlukan

Perkembangan perusahaan pasti akan menyebabkan peningkatan jumlah staf dan perluasan fungsi departemen HSE. Dalam presentasi Tatiana Paklinskaya, Kepala Departemen HSE di JSC Baltiysky Zavod, dibahas secara rinci studi kasus praktis tentang transisi dari data yang terfragmentasi ke sistem yang dapat dikelola. Pembicara menganalisis situasi di mana angka-angka ada dalam laporan, tetapi tidak memberikan gambaran nyata tentang keadaan sebenarnya. Misalnya, indikator "500 orang telah dilatih" tidak berarti apa-apa tanpa memahami persentase dari total jumlah orang yang harus dilatih. Otomatisasi bukan sekadar tren mode, melainkan kebutuhan vital untuk mendapatkan informasi secara cepat dan membuat keputusan manajerial.

Alat Otomatisasi: Dari Excel hingga 1C:ZUP

Untuk mensistematisasi kumpulan data, tim Baltiysky Zavod memilih alat yang mudah diakses: tabel pivot Excel, layanan cloud DataLens, dan sistem 1C:ZUP. Pembicara menunjukkan melalui contoh bagaimana penggunaan program-program ini mengurangi waktu pemrosesan laporan kekurangan APD dari 4 jam menjadi 10 menit. Implementasi 1C:ZUP memungkinkan otomatisasi pencatatan pengarahan, pelatihan, sertifikasi, pengenalan standar APD, dan kartu penilaian kondisi kerja khusus (SOUT). Wawasan penting yang didapat adalah pemahaman tentang perlunya pengetahuan lintas disiplin: saat mengotomatisasi proses HSE, bidang terkait harus dipertimbangkan — administrasi SDM, akuntansi, dan manajemen gudang.

Mengatasi Penolakan dan Tahapan Implementasi

Setiap perubahan pasti menghadapi penolakan, tidak terkecuali otomatisasi. Presentasi ini menekankan pentingnya dukungan psikologis dan pelatihan karyawan di setiap tahap. Pembicara menyoroti langkah-langkah utama: sistematisasi data, penugasan spesialis ke area tertentu, implementasi proses secara bertahap (mulai dari sertifikasi keselamatan industri hingga pemeriksaan medis dan penyediaan susu), serta transisi ke fungsi pendukung. Kesalahan pada tahap pemilihan pelaksana — menugaskan otomatisasi kepada karyawan tanpa keterampilan analitis — dapat menyebabkan perlunya memulai semuanya dari awal.

Hasil: Transparansi dan Kecepatan Pengambilan Keputusan

Hasil utama dari otomatisasi adalah transisi dari kekacauan dokumen kertas ke data digital yang transparan. Kecepatan perolehan laporan berkurang menjadi satu detik. Kepala departemen mendapatkan akses ke dasbor, di mana hambatan dalam HSE terlihat jelas, memungkinkan mereka untuk merencanakan tindakan perbaikan secara mandiri. Analitik membantu mengidentifikasi bengkel dan profesi yang paling rawan kecelakaan, serta menunjukkan bahwa pekerja dengan kualifikasi tinggi lebih sering terlibat dalam insiden.

Apa yang akan Anda pelajari dari webinar ini:

• Bagaimana menilai kondisi HSE yang sebenarnya menggunakan daftar periksa dan indikator persentase?
• Layanan apa saja yang tersedia (Excel, DataLens, 1C:ZUP) yang dapat digunakan untuk mengotomatisasi proses rutin?
• Bagaimana menghindari kesalahan saat mengintegrasikan proses HSE dengan departemen terkait (SDM, akuntansi)?
• Bagaimana mengurangi waktu persiapan laporan dari beberapa jam menjadi beberapa detik?
• Bagaimana mengotomatisasi pencatatan pemeriksaan medis dan pelatihan HSE yang dikaitkan dengan struktur kepegawaian?