Automatyzacja procesów działu HSE

Od liczb do informacji: dlaczego warto automatyzować HSE

Rozwój przedsiębiorstwa nieuchronnie pociąga za sobą wzrost zatrudnienia i rozszerzenie funkcji działu HSE. W wystąpieniu Tatiany Paklinskiej, kierownika działu HSE w AO "Bałtijskij Zawod", szczegółowo omówiono praktyczne studium przypadku przejścia od rozproszonych danych do zarządzanego systemu. Prelegentka analizuje sytuację, w której liczby w raportach istnieją, ale nie dają rzeczywistego obrazu sytuacji. Na przykład wskaźnik "przeszkolono 500 osób" nic nie znaczy bez zrozumienia odsetka całkowitej liczby osób podlegających szkoleniu. Automatyzacja staje się nie tylko modnym trendem, ale życiową koniecznością dla szybkiego uzyskiwania informacji i podejmowania decyzji zarządczych.

Narzędzia automatyzacji: od Excela do 1C:ZUP

W celu usystematyzowania zbiorów danych zespół Bałtijskiego Zawodu wybrał dostępne narzędzia: tabele przestawne Excel, usługę w chmurze DataLens oraz system 1C:ZUP. Prelegentka pokazuje na przykładzie, jak wykorzystanie tych programów skróciło czas przetwarzania raportu o niedoborach ŚOI z 4 godzin do 10 minut. Wdrożenie 1C:ZUP pozwoliło zautomatyzować ewidencję instruktaży, szkoleń, atestacji, zapoznawania się z normami ŚOI i kartami SOUT. Ważnym wnioskiem było zrozumienie konieczności posiadania wiedzy interdyscyplinarnej: przy automatyzacji procesów HSE należy uwzględnić obszary pokrewne — administrację kadrową, księgowość i gospodarkę magazynową.

Pokonywanie oporu i etapy wdrożenia

Wszelkie zmiany napotykają na opór, a automatyzacja nie jest tu wyjątkiem. W wystąpieniu podkreślono znaczenie wsparcia psychologicznego i szkolenia pracowników na każdym etapie. Prelegentka wyróżnia kluczowe kroki: systematyzację danych, przypisanie specjalistów do konkretnych obszarów, stopniowe wdrażanie procesów (od atestacji z bezpieczeństwa przemysłowego po badania lekarskie i zaopatrzenie w mleko) oraz przejście na funkcje wspierające. Błąd na etapie wyboru wykonawcy — powierzenie automatyzacji pracownikowi bez umiejętności analitycznych — może doprowadzić do konieczności zaczynania wszystkiego od nowa.

Wyniki: przejrzystość i szybkość podejmowania decyzji

Głównym rezultatem automatyzacji jest przejście od papierowego chaosu do przejrzystych, zdigitalizowanych danych. Szybkość uzyskiwania raportów skróciła się do jednej sekundy. Kierownicy działów uzyskali dostęp do pulpitów nawigacyjnych (dashboardów), na których wyraźnie widać wąskie gardła w HSE, co pozwala im na samodzielne planowanie działań korygujących. Analityka pomaga identyfikować najbardziej urazogenne wydziały i zawody, a także pokazuje, że częściej w wypadkach uczestniczą pracownicy o wysokich kwalifikacjach.

Czego dowiesz się z tego webinarium:

• Jak ocenić rzeczywisty stan HSE za pomocą list kontrolnych i wskaźników procentowych?
• Jakie dostępne usługi (Excel, DataLens, 1C:ZUP) można wykorzystać do automatyzacji rutynowych procesów?
• Jak uniknąć błędów podczas integracji procesów HSE z działami pokrewnymi (kadry, księgowość)?
• Jak skrócić czas przygotowywania raportów z kilku godzin do kilku sekund?
• Jak zautomatyzować ewidencję badań lekarskich i szkoleń HSE w powiązaniu ze strukturą zatrudnienia?