Tra un rischio identificato e uno eliminato c'è una decisione gestionale
Identificare un rischio significa riconoscere un problema. Definire un'azione correttiva significa tracciare una direzione di lavoro. Ma tra questi passaggi e la reale riduzione del rischio si trova la parte più complessa: scegliere la soluzione tecnica, individuare il responsabile, reperire i finanziamenti e portare il lavoro a compimento.
È proprio in questo tratto che il sistema di gestione dei rischi viene messo alla prova.
Nel corso dello sviluppo del nostro sistema di gestione dei rischi abbiamo identificato oltre 300 rischi rossi e ne abbiamo chiusi più di 270. Tuttavia, per un dirigente non conta solo la statistica generale. Dietro ogni rischio rosso aperto c'è una domanda ben precisa: quale decisione serve adesso e chi deve prenderla?
Perché un rischio può restare a lungo nel registro
Quando un rischio non viene chiuso, la causa non è sempre l'inerzia degli esecutori.
A volte il reparto vede il problema, ma propone un intervento che non ne elimina la causa radice. A volte la soluzione tecnica esiste, ma manca l'allineamento tra produzione, funzioni tecniche e finanza. Può capitare che la soluzione sia approvata, ma il budget di reparto non disponga di fondi sufficienti. E succede anche che il finanziamento venga trovato, ma i lavori non vengano completati nei tempi previsti.
Dal punto di vista del registro, tutte queste situazioni appaiono identiche: il rischio è aperto. Dal punto di vista gestionale, invece, richiedono azioni completamente diverse.
Per questo abbiamo iniziato a distinguere quattro stati:
- il rischio è stato identificato, ma la soluzione non è ancora stata elaborata;
- la soluzione è stata proposta, ma non ancora approvata;
- la soluzione è stata approvata, ma non è coperta da risorse;
- le risorse sono state stanziate, ma l'intervento non è stato realizzato oppure il suo risultato non è stato confermato.
Un tale livello di dettaglio permette di discutere non un astratto «rafforzare i controlli», bensì lo specifico punto di blocco.
La scheda di rischio: dalla descrizione del pericolo all'opzione di soluzione
Il primo passo dopo l'identificazione di un rischio rosso è l'elaborazione delle misure di risposta e la compilazione della scheda di rischio.
Nella sostanza, questo documento deve tradurre il problema dal linguaggio dell'allarme al linguaggio della decisione gestionale. Non basta scrivere: «Possibile infortunio del personale» oppure «È necessario migliorare la sicurezza delle attrezzature». Occorre capire quale specifica fonte di rischio stiamo eliminando, quali barriere esistono già, perché sono insufficienti e quale risultato devono produrre le nuove misure.
In questa fase è particolarmente importante non sostituire l'eliminazione del rischio con il consueto pacchetto di azioni abitudinarie: formazione integrativa, richiami, segnaletica di avvertimento, rafforzamento della sorveglianza. Misure di questo tipo possono essere necessarie, ma raramente sono in grado di sostituire una soluzione tecnica.
Nella scelta degli interventi occorre rispettare la gerarchia dei controlli: valutare innanzitutto la possibilità di eliminare il pericolo o modificare la tecnologia e gli impianti, poi le misure di protezione ingegneristiche e solo successivamente le misure organizzative e i dispositivi di protezione individuale.
Comitato tecnico o comitato per la cultura della sicurezza: il punto d'incontro tra rischio, soluzione e risorse
Per i rischi rossi la decisione non può essere lasciata solo al servizio HSE né solo al reparto produttivo.
Il comitato tecnico o comitato per la cultura della sicurezza consente di riunire le competenze necessarie per scegliere una soluzione concretamente attuabile: il proprietario del rischio, gli specialisti di produzione e dell'area tecnica, i rappresentanti dell'area finanziaria e della funzione HSE.
Il suo compito non è confermare ancora una volta che il rischio è elevato. Questo è già noto. Il comitato tecnico serve a rispondere ad altre domande:
- se l'intervento proposto eliminerà la fonte primaria del rischio;
- se esistono soluzioni tecniche alternative;
- cosa fare fino al completamento dei lavori principali;
- chi è responsabile dell'attuazione;
- quali risorse finanziarie occorre ottenere e attraverso quale processo.
Se la scheda di rischio non viene approvata, ciò non deve tradursi in un vago rinvio per «ulteriori approfondimenti». La procedura prevede una fase specifica dedicata alla rielaborazione tecnica delle misure. In questo modo la mancata approvazione diventa la base per affinare la soluzione, e non un motivo per disperdere il rischio negli scambi di corrispondenza.
Come aiuta la procedura
Affinché questo percorso non dipenda da accordi informali, lo abbiamo formalizzato nella procedura di processo aziendale «Sistema di gestione dei rischi HSE».
La procedura collega l'identificazione del rischio ai successivi processi di risposta, pianificazione, budgeting e rendicontazione. La logica complessiva è la seguente:
identificazione del rischio → elaborazione delle misure → scheda di rischio → comitato tecnico/comitato per la cultura della sicurezza → approvazione → definizione della fonte di finanziamento → attuazione → rendicontazione.
Successivamente il processo si ramifica in base alle risorse necessarie.
Se le misure non richiedono finanziamenti, il reparto ne organizza l'esecuzione e passa direttamente all'attuazione.
Se il finanziamento è necessario e i fondi sono disponibili nel budget di reparto, la soluzione viene attuata tramite il relativo ordine o richiesta d'acquisto.
Se i fondi non sono sufficienti, si avvia l'iter di approvazione per la riallocazione delle risorse. A seconda della situazione, la decisione può salire al livello dello stabilimento o della capogruppo. Per gli interventi che richiedono un approccio di investimento dedicato è previsto uno specifico iter di investimento.
Il valore pratico della procedura non risiede nel numero di passaggi. Essa aiuta a vedere chiaramente in quale preciso processo si trovi il rischio e quale decisione debba essere presa subito dopo.
La procedura non prende decisioni al posto del dirigente. Impedisce però di sostituire una questione gestionale con una frase generica come «ci stiamo lavorando».
Le misure compensative non equivalgono alla chiusura del rischio
Fino al completamento degli interventi principali possono rendersi necessarie limitazioni temporanee e misure compensative: modifica delle modalità operative, controlli supplementari, limitazione degli accessi o altre azioni analoghe.
È fondamentale definirle espressamente come temporanee. Esse riducono la probabilità di accadimento del rischio durante l'esecuzione dei lavori, ma non devono far passare automaticamente il rischio allo stato «chiuso».
La chiusura richiede la conferma che gli interventi pianificati siano stati completati e che il rischio residuo sia effettivamente sceso a un livello accettabile.
Lo stesso vale per la proroga delle scadenze. Non si tratta di una semplice modifica redazionale nel registro, ma di una specifica decisione gestionale: perché cambia la scadenza, quale rischio permane in quel periodo, quali misure compensative sono attive e chi risponde della nuova data.
Cosa è importante chiedere durante la revisione gestionale
Per ogni rischio rosso bastano poche domande mirate:
- Quale soluzione è stata scelta ed elimina davvero la causa radice?
- Chi è responsabile dell'attuazione?
- Quale fonte di finanziamento è stata individuata?
- Cosa protegge le persone fino al completamento dei lavori?
- Quale risultato confermerà la chiusura effettiva del rischio?
L'identificazione del rischio dimostra la maturità del sistema di rilevazione. La sua eliminazione dimostra la maturità della gestione. La procedura aiuta a non disperdere, lungo il percorso che li separa, responsabilità, risorse e azione.