Giữa rủi ro được nhận diện và rủi ro được loại bỏ là một quyết định quản lý
Nhận diện rủi ro đồng nghĩa với việc thừa nhận vấn đề. Đề ra biện pháp xử lý là vạch ra hướng hành động. Nhưng giữa những bước đó và việc thực sự giảm thiểu rủi ro lại là phần khó khăn nhất: lựa chọn giải pháp kỹ thuật, chỉ định người chịu trách nhiệm, tìm nguồn kinh phí và theo sát công việc cho đến khi có kết quả.
Chính ở giai đoạn này, hệ thống quản lý rủi ro mới thực sự được thử thách về độ vững chắc.
Trong quá trình phát triển hệ thống quản lý rủi ro, chúng tôi đã nhận diện hơn 300 rủi ro đỏ và đóng được hơn 270 rủi ro trong số đó. Nhưng đối với người quản lý, điều quan trọng không chỉ là số liệu thống kê tổng thể. Đằng sau mỗi rủi ro đỏ đang mở là một câu hỏi cụ thể: ngay lúc này cần quyết định gì và ai phải là người đưa ra quyết định đó?
Vì sao rủi ro có thể nằm lại rất lâu trong sổ đăng ký
Khi một rủi ro chưa được đóng, nguyên nhân không phải lúc nào cũng do sự chậm trễ của người thực hiện.
Đôi khi bộ phận nhận thấy vấn đề nhưng lại đề xuất biện pháp không giải quyết được nguyên nhân gốc rễ. Đôi khi đã có giải pháp kỹ thuật nhưng lại thiếu sự thống nhất giữa khối sản xuất, bộ phận kỹ thuật và bộ phận tài chính. Có trường hợp giải pháp đã được phê duyệt nhưng ngân sách của bộ phận không đủ kinh phí. Và cũng có khi kinh phí đã được bố trí nhưng công việc lại không hoàn thành đúng hạn.
Xét từ góc độ sổ đăng ký, tất cả những tình huống này đều giống nhau: rủi ro đang mở. Nhưng xét từ góc độ quản lý, chúng đòi hỏi những hành động hoàn toàn khác nhau.
Vì vậy, chúng tôi bắt đầu phân tách thành bốn trạng thái:
- rủi ro đã được nhận diện nhưng giải pháp chưa được xây dựng chi tiết;
- giải pháp đã được đề xuất nhưng chưa được phê duyệt;
- giải pháp đã được phê duyệt nhưng chưa được phân bổ nguồn lực;
- nguồn lực đã được cấp nhưng biện pháp chưa được triển khai hoặc kết quả chưa được xác nhận.
Sự phân loại chi tiết này giúp cuộc thảo luận không rơi vào khẩu hiệu chung chung như “tăng cường kiểm soát”, mà tập trung vào đúng điểm nghẽn cụ thể.
Hồ sơ rủi ro: từ mô tả mối nguy đến phương án giải quyết
Bước đầu tiên sau khi nhận diện rủi ro đỏ là xây dựng các biện pháp ứng phó và lập hồ sơ rủi ro.
Về bản chất, tài liệu này phải chuyển hóa vấn đề từ ngôn ngữ cảnh báo sang ngôn ngữ của quyết định quản lý. Sẽ là chưa đủ nếu chỉ ghi: “Có nguy cơ gây chấn thương cho nhân sự” hoặc “Cần nâng cao mức độ an toàn của thiết bị”. Cần phải hiểu rõ chúng ta đang loại bỏ chính xác nguồn gây rủi ro nào, những rào cản bảo vệ nào đã có sẵn, vì sao chúng chưa đủ hiệu quả và các biện pháp mới phải mang lại kết quả gì.
Ở bước này, điều đặc biệt quan trọng là không đánh tráo việc loại bỏ rủi ro bằng một loạt hành động quen thuộc: huấn luyện bổ sung, nhắc nhở, gắn biển cảnh báo, tăng cường giám sát. Những biện pháp đó có thể cần thiết, nhưng không phải lúc nào cũng thay thế được giải pháp kỹ thuật.
Khi lựa chọn biện pháp, cần tuân thủ thứ bậc kiểm soát rủi ro: trước tiên xem xét khả năng loại bỏ mối nguy hoặc thay đổi công nghệ và thiết bị, tiếp theo là các biện pháp kiểm soát kỹ thuật, và chỉ sau đó mới đến các biện pháp hành chính cùng phương tiện bảo vệ cá nhân.
Hội đồng kỹ thuật hoặc ủy ban văn hóa an toàn: điểm hội tụ của rủi ro, giải pháp và nguồn lực
Đối với các rủi ro đỏ, không thể phó mặc quyết định cho riêng bộ phận HSE hay riêng bộ phận sản xuất.
Hội đồng kỹ thuật hoặc ủy ban văn hóa an toàn giúp quy tụ đầy đủ năng lực chuyên môn cần thiết để lựa chọn phương án khả thi: chủ sở hữu rủi ro, các chuyên gia sản xuất và kỹ thuật, đại diện khối tài chính cùng bộ phận an toàn công nghiệp, vệ sinh lao động và môi trường.
Nhiệm vụ của hội đồng không phải là xác nhận lại một lần nữa rằng rủi ro ở mức cao. Điều đó đã rõ ràng. Hội đồng kỹ thuật cần thiết để giải đáp những câu hỏi khác:
- liệu biện pháp đề xuất có loại bỏ được nguồn gốc cốt lõi của rủi ro hay không;
- có các giải pháp kỹ thuật thay thế nào khác không;
- cần làm gì trong thời gian chờ hoàn thành các hạng mục chính;
- ai chịu trách nhiệm triển khai thực hiện;
- cần huy động nguồn kinh phí nào và thông qua quy trình nào.
Nếu hồ sơ rủi ro chưa được phê duyệt, điều đó không có nghĩa là trả về trạng thái “chỉnh sửa bổ sung” một cách mơ hồ. Quy chế đã quy định một bước riêng dành cho việc nghiên cứu hoàn thiện sâu hơn các biện pháp. Nhờ vậy, việc chưa phê duyệt trở thành cơ sở để làm rõ giải pháp, chứ không phải lý do khiến rủi ro bị trôi vào quên lãng trong các luồng trao đổi thư từ.
Quy chế hỗ trợ như thế nào
Để quá trình này không phụ thuộc vào các thỏa thuận cá nhân, chúng tôi đã chuẩn hóa nó trong quy chế quy trình nghiệp vụ “Hệ thống quản lý rủi ro an toàn công nghiệp, vệ sinh lao động và môi trường”.
Quy chế gắn kết việc nhận diện rủi ro với các quy trình tiếp theo gồm ứng phó, lập kế hoạch, lập ngân sách và báo cáo. Logic tổng thể diễn ra như sau:
nhận diện rủi ro → xây dựng biện pháp → hồ sơ rủi ro → hội đồng kỹ thuật/ủy ban văn hóa an toàn → phê duyệt → xác định nguồn kinh phí → triển khai → báo cáo.
Tiếp đó, quy trình sẽ rẽ nhánh tùy thuộc vào nguồn lực.
Nếu các biện pháp không cần kinh phí, bộ phận tự tổ chức thực hiện và chuyển sang bước triển khai.
Nếu cần kinh phí và đã có sẵn khoản mục trong ngân sách của bộ phận, giải pháp sẽ được triển khai thông qua đơn đặt hàng hoặc yêu cầu mua sắm tương ứng.
Nếu không đủ kinh phí, luồng phê duyệt điều chuyển nguồn lực sẽ được kích hoạt. Tùy theo tình huống, quyết định có thể được đưa lên cấp nhà máy hoặc công ty quản lý. Đối với các biện pháp đòi hỏi cách tiếp cận đầu tư riêng biệt, quy chế đã thiết lập sẵn luồng thẩm định đầu tư.
Giá trị thực tiễn của quy chế không nằm ở số lượng các bước. Quy chế giúp nhìn rõ rủi ro đang nằm ở chính xác quy trình nào và quyết định tiếp theo cần đưa ra là gì.
Quy chế không ra quyết định thay cho người quản lý. Nhưng nó ngăn chặn việc đánh tráo câu hỏi quản lý bằng cụm từ chung chung “đang triển khai thực hiện”.
Biện pháp bù đắp không đồng nghĩa với việc đóng rủi ro
Trước khi hoàn thành các hạng mục chính, có thể cần áp dụng những giới hạn tạm thời và các biện pháp kiểm soát bù đắp: thay đổi trình tự làm việc, kiểm tra bổ sung, hạn chế tiếp cận khu vực hoặc các hành động khác.
Điều quan trọng là phải gọi đúng bản chất của chúng là biện pháp tạm thời. Chúng giúp giảm xác suất xảy ra rủi ro trong thời gian thi công xử lý, nhưng không được phép tự động chuyển rủi ro sang trạng thái “đã đóng”.
Việc đóng rủi ro đòi hỏi phải có xác nhận rằng các biện pháp theo kế hoạch đã hoàn thành và rủi ro tồn dư thực sự đã giảm xuống mức có thể chấp nhận được.
Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho việc gia hạn thời hạn. Đây không phải là thao tác sửa chữ đơn thuần trong sổ đăng ký, mà là một quyết định quản lý riêng biệt: vì sao thay đổi thời hạn, rủi ro nào vẫn tồn tại trong khoảng thời gian đó, những biện pháp bù đắp nào đang được duy trì và ai chịu trách nhiệm cho mốc thời gian mới.
Những câu hỏi quan trọng cần đặt ra trong cuộc họp rà soát của cấp quản lý
Đối với mỗi rủi ro đỏ, chỉ cần đặt một vài câu hỏi cốt lõi:
- Giải pháp nào đã được chọn và nó có loại bỏ được nguyên nhân gốc rễ không?
- Ai chịu trách nhiệm triển khai thực hiện?
- Nguồn kinh phí nào đã được xác định?
- Điều gì đang bảo vệ con người trước khi công việc hoàn tất?
- Kết quả nào sẽ được dùng làm căn cứ xác nhận đóng rủi ro?
Nhận diện được rủi ro cho thấy mức độ trưởng thành của hệ thống phát hiện. Loại bỏ được rủi ro thể hiện mức độ trưởng thành của năng lực quản trị. Quy chế giúp đảm bảo trách nhiệm, nguồn lực và hành động không bị đứt gãy ở khoảng giữa hai điểm đó.