Jak zachęcić pracownika do dialogu i osiągnąć rezultat?

Podczas przeprowadzania obchodu liniowego i rozmów z pracownikami możemy napotkać problem polegający na niechęci pracownika do nawiązania kontaktu czy wejścia w dialog. Znajduje on wiele powodów, aby uniknąć takiej rozmowy. Dlaczego tak się dzieje? Co zrobić w takiej sytuacji? Jak zachęcić pracownika do dialogu i osiągnąć efektywny rezultat?

Firma Metalloinvest, podobnie jak inne przedsiębiorstwa, borykała się z takim problemem. W 2021 roku w naszej firmie zaczęto wdrażać projekt „System Zarządzania Ryzykiem”, który zawiera rozwiązanie tego problemu, a mianowicie praktykę „Normy Lidera”.

Opowiem o naszej praktyce – jak przeprowadzić dialog z korzyścią i przekazać pracownikom wartość bezpieczeństwa.

Przede wszystkim, aby dialog z pracownikiem „doszedł do skutku”, należy się do niego przygotować. Jak przygotować się do dialogu?

Zanim udamy się na halę produkcyjną w celu przeprowadzenia obchodu liniowego, musimy zdecydować, w które dokładnie miejsce pójdziemy i na czym się skoncentrujemy. Jeśli jednym z naszych punktów skupienia będzie „rozmowa z pracownikiem”, najlepiej z wyprzedzeniem ustalić, z którym z pracowników będziemy rozmawiać.

Po przygotowaniu się do obchodu kolejnym krokiem jest wyjście na halę. Przede wszystkim, wchodząc na halę, nie wolno zapominać o przestrzeganiu zasad bezpieczeństwa, ponieważ przełożony jest głównym wzorcem norm! Należy używać wszystkich ŚOI i odzieży specjalistycznej przeznaczonej dla danej hali, do której się udajemy.

Podczas prowadzenia dialogu należy przestrzegać zasady 20/80: przez 20% czasu mówi przełożony, a przez 80% czasu mówi pracownik. Podchodząc do pracownika, należy się przedstawić, zapytać, czy może on przerwać pracę na czas rozmowy, i dowiedzieć się, jakie zadanie aktualnie wykonuje. Podczas dialogu nie należy zadawać pytań sugerujących odpowiedzi „tak” lub „nie”. Warto zadawać pytania otwarte, które wymagają rozbudowanych odpowiedzi.

Przykładowe pytania: Co to za praca? Jakie zagrożenia i ryzyka mogą wystąpić podczas wykonywania tej pracy? Co można zrobić inaczej?

Jeśli podczas dialogu zauważymy pozytywne aspekty, nie zapominajmy o pochwaleniu pracownika, ponieważ motywacja działa 4 razy skuteczniej niż demotywacja. Po zakończeniu rozmowy pamiętajmy o podziękowaniu pracownikowi za poświęcony czas.

Zalecenia dotyczące prowadzenia dialogu:

• Nie zaleca się natychmiastowego zadawania pytań lub wskazywania na naruszenia. Zaleca się przywitanie, podanie ręki, przedstawienie się jako pierwszy i wyjaśnienie celu wizyty.
• Nie zaleca się wyciągania wniosków na temat bezpieczeństwa lub niebezpieczeństwa pracy wyłącznie na podstawie własnego zrozumienia i budowania na tym dalszego dialogu. Zaleca się najpierw doprecyzowanie, na czym polega praca, poznanie jej specyfiki, a dopiero potem obserwację i rozmowę o tym, co może pójść nie tak.
• Nie zaleca się natychmiastowego skupiania się na kwestiach spornych i poświęcania im największej uwagi. Zaleca się najpierw pochwalenie za prawidłowe wykonanie elementów pracy. Na każdą uwagę korygującą powinny przypadać dwie pozytywne.
• Nie zaleca się oceniania cech osobowościowych pracownika. Zaleca się mówienie wyłącznie o samej sytuacji, o niewłaściwości decyzji lub czynu.
• Nie zaleca się prowadzenia „gry do jednej bramki”, bez umożliwienia pracownikowi wyjaśnienia sytuacji lub zadania pytań. Zaleca się nastawienie na otwartą rozmowę i uzyskanie informacji zwrotnej.

Pamiętaj, że Przełożony to mentor, a nie sędzia! Naszym zadaniem jest zmiana zachowań i stosunku do bezpieczeństwa poprzez obserwację, komunikację oraz konkretne, przemyślane działania uzgodnione z pracownikiem.