Làm thế nào để thu hút nhân viên vào đối thoại và đạt được kết quả?

Khi thực hiện kiểm tra hiện trường, trò chuyện với nhân viên, chúng ta có thể gặp phải vấn đề như nhân viên không muốn tiếp xúc, không muốn đối thoại. Họ tìm nhiều lý do để né tránh cuộc đối thoại này. Tại sao lại như vậy? Cần làm gì trong tình huống này? Làm thế nào để thu hút nhân viên vào đối thoại và đạt được kết quả hiệu quả?

Công ty "Metalloinvest" cũng giống như các doanh nghiệp khác, đã từng đối mặt với vấn đề này. Năm 2021, công ty chúng tôi bắt đầu triển khai dự án "Hệ thống Quản lý Rủi ro", trong đó có giải pháp cho vấn đề này, cụ thể là thực hành "Chuẩn mực Lãnh đạo".

Tôi sẽ chia sẻ về thực hành của chúng tôi, cách thực hiện đối thoại có ích và truyền tải giá trị an toàn đến nhân viên.

Trước hết, để cuộc đối thoại với nhân viên "thành công", cần phải chuẩn bị. Chuẩn bị cho đối thoại như thế nào?

Trước khi ra xưởng để thực hiện kiểm tra hiện trường, cần xác định chính xác địa điểm sẽ đến và tiêu điểm chú ý là gì. Nếu một trong những tiêu điểm là "trò chuyện với nhân viên", tốt nhất nên xác định trước sẽ trò chuyện với nhân viên nào.

Sau khi chuẩn bị xong, bước tiếp theo là ra xưởng. Trước hết, khi ra xưởng, đừng quên tuân thủ các quy tắc an toàn, vì lãnh đạo là người mang chuẩn mực chính! Hãy sử dụng đầy đủ PPE và quần áo bảo hộ chuyên dụng cho xưởng đó.

Trong khi đối thoại, cần tuân thủ quy tắc 20/80: 20% thời gian lãnh đạo nói, 80% thời gian công nhân nói. Khi tiếp cận nhân viên, cần tự giới thiệu, hỏi xem họ có thể tạm dừng công việc để đối thoại không, và tìm hiểu họ đang làm việc gì. Trong khi đối thoại, không nên đặt câu hỏi chỉ trả lời "có" hoặc "không". Nên đặt câu hỏi gợi mở câu trả lời chi tiết.

Ví dụ câu hỏi: Công việc này là gì? Những mối nguy hiểm và rủi ro nào có thể phát sinh khi thực hiện công việc? Có thể làm gì khác đi không?

Trong khi đối thoại, nếu thấy những điểm tích cực, đừng quên khen ngợi nhân viên, vì động lực có hiệu quả gấp 4 lần so với việc gây nản lòng. Kết thúc đối thoại, đừng quên cảm ơn nhân viên đã dành thời gian.

Khuyến nghị khi thực hiện đối thoại:

• Không nên đặt câu hỏi ngay hoặc chỉ ra lỗi vi phạm. Nên chào hỏi, bắt tay, tự giới thiệu trước, giải thích lý do bạn có mặt ở đây.
• Không nên đưa ra kết luận về tính an toàn hay không an toàn của công việc dựa trên hiểu biết cá nhân và xây dựng đối thoại dựa trên đó. Nên làm rõ công việc là gì, tìm hiểu đặc thù, sau đó quan sát và thảo luận về những gì có thể xảy ra sai sót.
• Không nên tập trung ngay vào các điểm gây tranh cãi và sau đó chú ý quá nhiều vào chúng. Nên khen ngợi trước vì đã thực hiện đúng các yếu tố công việc. Cứ mỗi nhận xét điều chỉnh thì cần có hai lời khen ngợi tích cực.
• Không nên đánh giá phẩm chất cá nhân của nhân viên. Chỉ nên nói về tình huống, về sự sai lệch của quyết định hoặc hành động.
• Không nên chơi trò "một chiều", không cho người khác cơ hội giải thích, đặt câu hỏi. Nên sẵn sàng cho một cuộc trò chuyện cởi mở và nhận phản hồi.

Hãy nhớ rằng Lãnh đạo là người hướng dẫn, không phải là thẩm phán! Nhiệm vụ của chúng ta là: thay đổi hành vi và thái độ đối với an toàn thông qua quan sát, giao tiếp và các hành động cụ thể, thấu đáo đã được thống nhất với nhân viên.