Komunikacja wizualna w obszarze HSE jako skuteczne narzędzie ograniczania ryzyka zawodowego

Komunikacja wizualna w obszarze HSE to potężne narzędzie służące poprawie bezpieczeństwa pracy, zaangażowaniu personelu i budowaniu kultury "Zero Wypadków" w przedsiębiorstwie.

Eksperci w dziedzinie kultury bezpieczeństwa zauważają wzrost popytu i zainteresowania nowoczesnych organizacji opracowywaniem i wdrażaniem komunikacji wizualnej, a także zwiększenie budżetów na realizację tych narzędzi. Jednocześnie istotnym aspektem jest pomiar efektywności wdrażania środków komunikacji wizualnej w zakładzie pracy. Jest to kluczowe zadanie dla oceny ich wpływu na bezpieczeństwo pracy i ogólną kulturę HSE.

Korzyści z wdrożenia i stosowania tego kierunku w firmach są oczywiste – pozwalają one na skuteczniejsze przekazywanie informacji dotyczących HSE pracownikom, wizualne przedstawienie zasad, instrukcji i wymagań, czyniąc je bardziej zapadającymi w pamięć i zrozumiałymi dla wszystkich kategorii pracowników, w tym dla pokolenia „Z”, które coraz częściej zasila kadry przedsiębiorstw.

Dlaczego komunikacja wizualna w HSE jest tak popularna?

• Pomagają szybko i skutecznie przekazać ważne informacje pracownikom, w tym osobom nieznającym języka lub z niepełnosprawnościami.
• Są bardziej efektywne, ponieważ obrazy i symbole wizualne są lepiej zapamiętywane przez ludzi w porównaniu z tekstem.
• Przejrzyste, kolorowe pomoce i instrukcje zwiększają zaangażowanie pracowników w kwestie bezpieczeństwa i motywują ich do przestrzegania zasad.
• Komunikacja wizualna jest integralną częścią nowoczesnej kultury bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie, zwiększając zainteresowanie przedstawicieli młodego pokolenia.
• Pozwalają odejść od nieefektywnych instruktaży, podczas których pracownik po prostu kartkuje 15-stronicową instrukcję, nie rozumiejąc jej treści.
• Przyspieszają czas przeprowadzania instruktażu;
• Poprawiają percepcję i zapamiętywanie;
• Dają możliwość tworzenia unikalnych treści z uwzględnieniem specyfiki konkretnej firmy.
• Pozwalają na umieszczenie informacji bezpośrednio w miejscach o podwyższonym zagrożeniu.
• Zapewniają zwrot z inwestycji, ponieważ czas poświęcony na instruktaż ulega skróceniu, co pozwala na zwiększenie wydajności pracy.

Przykład instrukcji wizualnej w formacie „OnePager” dotyczącej HSE przedstawiono na rysunku.

Jednocześnie proces tworzenia plakatów i instrukcji wizualnych wymaga kompleksowego podejścia, przestrzegania określonego algorytmu i zastosowania konkretnej metodologii, pracy z tekstem – wyodrębnienia kluczowych informacji, ich przetworzenia i przygotowania wizualnego briefu dla projektanta.

Jakie środki komunikacji wizualnej istnieją? Które wybrać?

Obecnie lista formatów komunikacji wizualnej stosowanych w obszarze HSE jest różnorodna:

• Plakaty i tablice z zasadami, instrukcjami, schematami, piktogramami, dashboardami.
• Znaki ostrzegawcze i oznakowanie na podłodze, ścianach, urządzeniach, w tym unikalne znaki charakterystyczne dla konkretnego zakładu z uwzględnieniem jego specyfiki.
• Filmy wideo i prezentacje do szkoleń i instruktaży.
• Tablice informacyjne z aktualnościami, statystykami i osiągnięciami w dziedzinie HSE.
• Zdjęcia i historie sukcesu demonstrujące zaangażowanie firmy w bezpieczeństwo.
• Gadżety (kalendarze, koszulki, czapki, długopisy) z symboliką i hasłami HSE itp.

Kolejny przykład przedstawiono poniżej:

Tablica, na której opisano 10 kluczowych zasad bezpieczeństwa, znajduje się licznik wypadków, a także zamieszczane są aktualności i wyniki kontroli HSE.

Wybór odpowiednich środków komunikacji wizualnej w obszarze HSE dla Twojej firmy wymaga uważnego podejścia i uwzględnienia kilku kluczowych czynników.

Technologia tworzenia komunikacji wizualnej

Dla efektywnego opracowania wizualnych środków komunikacji w obszarze HSE należy przestrzegać określonego algorytmu:

Określenie celów i zadań komunikacji wizualnej. Co chcemy przekazać odbiorcom, jakie zmiany chcemy wywołać? Przede wszystkim należy jasno określić, jakie zadania chcemy rozwiązać za pomocą komunikacji wizualnej. Mogą to być: Zwiększenie świadomości pracowników na temat zasad bezpieczeństwa. Szkolenie w zakresie bezpiecznych metod pracy. Zmniejszenie liczby wypadków i incydentów przy pracy. Badanie grupy docelowej

Ważne jest, aby zrozumieć, kto będzie korzystał ze środków wizualnych. Należy wziąć pod uwagę:

• Poziom wykształcenia i przygotowanie zawodowe pracowników.
• Bariery językowe i różnice kulturowe.
• Specyfikę pracy (np. warunki produkcyjne, budowlane lub biurowe).

3. Przeprowadzenie audytu istniejących środków wizualnych i komunikacji. Zidentyfikowanie luk i obszarów do poprawy. Z pewnością w firmach istnieją już jakieś narzędzia i warto zrozumieć, jak można zaadaptować dotychczasowe doświadczenia do celów komunikacji wizualnej.
4. Opracowanie koncepcji i stylu komunikacji wizualnej, zgodnych z marką korporacyjną i kulturą bezpieczeństwa.
5. Tworzenie prototypów i makiet środków wizualnych (instrukcji, plakatów, tablic, znaków itp.), testowanie ich odbioru przez grupę docelową. Przed wdrożeniem środków wizualnych zaleca się przeprowadzenie testów wśród pracowników. Może to obejmować:

• Ankiety i kwestionariusze w celu uzyskania informacji zwrotnej.
• Obserwację interakcji pracowników z materiałami wizualnymi.

6. Adaptacja środków komunikacji wizualnej do potrzeb personelu, korekta w razie potrzeby.
7. Wdrożenie komunikacji wizualnej do środowiska pracy, przeszkolenie personelu z ich obsługi. Ten etap może obejmować:

• Przeprowadzanie instruktaży i seminariów szkoleniowych.
• Opracowanie przewodników i podręczników dotyczących korzystania z komunikacji wizualnej.
• Budowanie komunikacji z kierownikami działów w celu informowania podwładnych o nowych metodach szkolenia HSE.

8. Analiza efektywności wdrożenia środków komunikacji wizualnej. Zalecamy stosowanie następujących wskaźników efektywności:

– Poziom świadomości: Odsetek pracowników, którzy potrafią poprawnie odpowiedzieć na pytania dotyczące HSE po wdrożeniu środków wizualnych.

– Zmniejszenie liczby incydentów: Procentowa zmiana liczby wypadków przy pracy przed i po wdrożeniu komunikacji wizualnej. Porównanie danych o wypadkach i incydentach przed i po wdrożeniu środków komunikacji wizualnej pomoże zidentyfikować ich wpływ na bezpieczeństwo. Spadek liczby incydentów może świadczyć o wzroście świadomości pracowników.

– Metryki zaangażowania. Pomiar poziomu zaangażowania pracowników w programy HSE, w tym udział w szkoleniach i wydarzeniach związanych z bezpieczeństwem, może służyć jako wskaźnik sukcesu komunikacji wizualnej.

– Informacja zwrotna – ankiety. Ocena satysfakcji pracowników z komunikacji wizualnej w skali (np. od 1 do 5). Regularne przeprowadzanie ankiet wśród pracowników pozwala uzyskać informację zwrotną na temat postrzegania komunikacji wizualnej. Pytania mogą dotyczyć jasności, dostępności i przydatności prezentowanych informacji.

– Obserwacja przestrzegania zasad bezpieczeństwa na stanowisku pracy. Bezpośrednia obserwacja tego, jak pracownicy reagują na instrukcje wizualne i czy przestrzegają zasad bezpieczeństwa, może dostarczyć cennych informacji o rzeczywistej skuteczności komunikacji.

Metody te i wskaźniki pomogą przedsiębiorstwom nie tylko ocenić skuteczność wdrożenia komunikacji wizualnej, ale także zidentyfikować obszary do poprawy, co ostatecznie doprowadzi do podniesienia poziomu bezpieczeństwa pracy.

9. Stałe doskonalenie środków wizualnych, monitorowanie ich skuteczności i wprowadzanie ulepszeń.

Jakie błędy mogą wystąpić podczas wdrażania narzędzi komunikacji wizualnej w przedsiębiorstwie?

• Niewystarczająca adaptacja do grupy docelowej. Materiały wizualne muszą być zrozumiałe i dostępne dla wszystkich pracowników, z uwzględnieniem ich wykształcenia, umiejętności językowych i cech kulturowych. Stosowanie skomplikowanej terminologii i niezrozumiałych symboli obniża skuteczność komunikacji.
• Brak spójnego stylu i koncepcji. Środki wizualne powinny być zgodne z marką korporacyjną i kulturą bezpieczeństwa firmy. Rozproszone, niespójne materiały będą postrzegane mniej efektywnie.
• Przeładowanie informacjami. Nadmiar tekstu, drobnych szczegółów i skomplikowanych schematów utrudnia percepcję. Komunikacja wizualna powinna być zwięzła, z naciskiem na kluczowe punkty.
• Niewystarczająca uwaga poświęcona rozmieszczeniu. Środki wizualne powinny być umieszczone w najbardziej widocznych i dostępnych miejscach, w których pracownicy spędzają czas. Słaba widoczność i trudna dostępność obniżają ich skuteczność.
• Brak informacji zwrotnej i oceny. Należy regularnie zbierać opinie od pracowników na temat komunikacji wizualnej i oceniać jej wpływ na bezpieczeństwo.

W dzisiejszych realiach nie sposób pominąć tematu opracowywania plakatów i instrukcji wizualnych z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.

Wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI) do tworzenia plakatów HSE ma zarówno zalety, jak i wady.

Plusy wykorzystania AI:

• Szybkość: AI może wygenerować wiele wariantów plakatów w krótkim czasie, co jest szczególnie przydatne w przypadku konieczności pilnego opracowania materiałów.
• Oszczędność zasobów: Automatyzacja procesu wizualizacji pozwala obniżyć koszty pracy projektantów.
• Dostępność: Istnieją bezpłatne lub niedrogie narzędzia AI, z których mogą korzystać nawet małe firmy.
• Różnorodność: AI jest w stanie zaproponować niestandardowe pomysły i rozwiązania, które mogłyby zostać pominięte przez projektanta.

Minusy wykorzystania AI:

• Ograniczone zrozumienie kontekstu: AI może nie uwzględniać niuansów przepisów, specyfiki branży lub różnic kulturowych, co może prowadzić do powstania niepoprawnych lub niewłaściwych obrazów, bądź błędnej interpretacji zapytania.
• Brak kreatywności: AI generuje obrazy na podstawie istniejących szablonów i danych, co może ograniczać oryginalność i unikalność plakatów, wymagając ich dopracowania przez projektanta.
• Trudności z interpretacją: AI może tworzyć obrazy, które są trudne do zrozumienia lub wywołują niejednoznaczną reakcję u odbiorców.
• Problemy etyczne: Korzystanie z AI może budzić pytania dotyczące praw autorskich i odpowiedzialności za treść.

Nieudany przykład użycia AI przedstawiono na rysunku poniżej.

Oczywiście sformułowaliśmy inne zapytanie, jednak AI wygenerowała dokładnie to, co przedstawiono na rysunku.

W wyniku pracy nad korektą promptu dla AI osiągnęliśmy pożądany rezultat i otrzymaliśmy taki plakat:

W ten sposób nowoczesne technologie pozwalają na efektywniejszą pracę nad procesem realizacji projektów w ramach wdrażania komunikacji wizualnej. I z tych narzędzi należy korzystać.

Z doświadczenia w stosowaniu komunikacji wizualnej wynika, że ten kierunek w obszarze HSE będzie się gwałtownie rozwijał i doskonalił.

A tymczasem, kierując się przedstawionym powyżej algorytmem opracowywania i wdrażania narzędzi, można systemowo zarządzać procesem kształtowania i podnoszenia kultury bezpieczeństwa.