Truyền thông thị giác trong lĩnh vực an toàn lao động – công cụ hiệu quả để giảm thiểu rủi ro nghề nghiệp

Truyền thông thị giác trong lĩnh vực an toàn lao động là một công cụ mạnh mẽ để nâng cao an toàn lao động, thu hút nhân viên và xây dựng văn hóa không tai nạn (Zero Harm) tại doanh nghiệp.

Các chuyên gia trong lĩnh vực văn hóa an toàn nhận thấy nhu cầu và sự quan tâm ngày càng tăng của các tổ chức hiện đại trong việc phát triển và triển khai truyền thông thị giác, cũng như việc tăng ngân sách cho các công cụ này. Đồng thời, khía cạnh đo lường hiệu quả của việc triển khai các phương tiện truyền thông thị giác tại doanh nghiệp là rất quan trọng. Đây là nhiệm vụ then chốt để đánh giá tác động của chúng đối với an toàn lao động và văn hóa HSE nói chung.

Lợi ích của việc triển khai và sử dụng hướng đi này trong các công ty là rất rõ ràng – chúng cho phép truyền đạt thông tin về HSE đến nhân viên hiệu quả hơn, trình bày trực quan các quy tắc, hướng dẫn và yêu cầu, giúp chúng dễ nhớ và dễ hiểu hơn đối với tất cả các nhóm nhân viên, bao gồm cả thế hệ «Z», những người đang ngày càng gia nhập đội ngũ lao động tại các doanh nghiệp.

Tại sao truyền thông thị giác về HSE lại phổ biến đến vậy?

• Chúng giúp truyền đạt thông tin quan trọng đến nhân viên một cách nhanh chóng và hiệu quả, kể cả những người không thành thạo ngôn ngữ hoặc có khả năng hạn chế.
• Hiệu quả hơn vì hình ảnh và biểu tượng thị giác được con người ghi nhớ tốt hơn so với văn bản.
• Các tài liệu và hướng dẫn trực quan, sinh động giúp tăng cường sự tham gia của nhân viên vào các vấn đề an toàn và thúc đẩy họ tuân thủ quy tắc.
• Truyền thông thị giác là một phần không thể thiếu của văn hóa an toàn hiện đại tại doanh nghiệp, nâng cao sự quan tâm của thế hệ trẻ.
• Cho phép loại bỏ các buổi hướng dẫn không hiệu quả, nơi nhân viên chỉ lật qua cuốn hướng dẫn dày 15 trang mà không hiểu nội dung.
• Rút ngắn thời gian đào tạo, hướng dẫn;
• Cải thiện khả năng tiếp nhận và ghi nhớ;
• Tạo cơ hội xây dựng nội dung độc đáo phù hợp với đặc thù của từng công ty cụ thể.
• Cho phép đặt trực tiếp tại những nơi có nguy cơ cao
• Có khả năng hoàn vốn, vì thời gian dành cho hướng dẫn giảm xuống, giúp tăng năng suất lao động.

Ví dụ về hướng dẫn trực quan dưới dạng «OnePager» về HSE được trình bày trong hình.

Đồng thời, quá trình tạo ra các áp phích và hướng dẫn trực quan đòi hỏi một cách tiếp cận toàn diện, tuân theo một thuật toán nhất định và áp dụng phương pháp cụ thể, làm việc với văn bản – trích xuất những ý chính, xử lý và lập bản yêu cầu kỹ thuật hình ảnh cho nhà thiết kế.

Có những phương tiện truyền thông thị giác nào? Nên chọn loại nào?

Hiện nay, danh mục các định dạng truyền thông thị giác được áp dụng trong lĩnh vực HSE rất đa dạng:

• Áp phích và bảng tin với các quy tắc, hướng dẫn, sơ đồ, biểu tượng, bảng điều khiển (dashboards).
• Biển cảnh báo và vạch kẻ trên sàn, tường, thiết bị, bao gồm cả các biển báo độc đáo đặc thù cho từng doanh nghiệp với các đặc điểm riêng.
• Video và bài thuyết trình để đào tạo và hướng dẫn.
• Bảng thông tin với tin tức, số liệu thống kê, thành tựu trong lĩnh vực HSE.
• Hình ảnh và những câu chuyện thành công thể hiện cam kết của công ty đối với an toàn.
• Sản phẩm quà tặng (lịch, áo thun, mũ, bút) có biểu tượng và khẩu hiệu về HSE, v.v.

Một ví dụ khác được đưa ra dưới đây:

Bảng tin mô tả 10 quy tắc an toàn then chốt, có bộ đếm tai nạn, cũng như đăng tải tin tức và kết quả kiểm tra về HSE.

Việc lựa chọn các phương tiện truyền thông thị giác phù hợp trong lĩnh vực HSE cho công ty của bạn đòi hỏi sự tiếp cận cẩn thận và cân nhắc một số yếu tố chính.

Công nghệ tạo lập truyền thông thị giác

Để phát triển hiệu quả các phương tiện truyền thông thị giác trong lĩnh vực HSE, cần tuân thủ một thuật toán nhất định:

Xác định mục tiêu và nhiệm vụ của truyền thông thị giác. Chúng ta muốn truyền tải điều gì đến khán giả, muốn tạo ra những thay đổi nào? Trước hết, cần xác định rõ những nhiệm vụ bạn muốn giải quyết bằng truyền thông thị giác. Đó có thể là: Nâng cao nhận thức của nhân viên về các quy tắc an toàn. Đào tạo phương pháp làm việc an toàn. Giảm số vụ tai nạn và sự cố trong sản xuất. Nghiên cứu đối tượng mục tiêu

Điều quan trọng là phải hiểu ai sẽ sử dụng các phương tiện trực quan. Hãy cân nhắc:

• Trình độ học vấn và chuyên môn của nhân viên.
• Rào cản ngôn ngữ và đặc điểm văn hóa.
• Đặc thù công việc (ví dụ: điều kiện sản xuất, xây dựng hoặc văn phòng).

3. Thực hiện kiểm tra các phương tiện và kênh truyền thông hiện có. Xác định lỗ hổng và các lĩnh vực cần cải thiện. Chắc chắn rằng trong các công ty đã tồn tại một số công cụ nào đó và cần hiểu cách thích ứng kinh nghiệm hiện có cho các mục tiêu truyền thông thị giác.
4. Phát triển khái niệm và phong cách truyền thông thị giác phù hợp với thương hiệu doanh nghiệp và văn hóa an toàn.
5. Tạo nguyên mẫu và bản phác thảo các phương tiện trực quan (hướng dẫn, áp phích, bảng tin, biển báo, v.v.), thử nghiệm khả năng tiếp nhận của đối tượng mục tiêu. Trước khi triển khai, nên tiến hành thử nghiệm trong nhân viên. Điều này có thể bao gồm:

• Khảo sát và bảng hỏi để nhận phản hồi.
• Quan sát cách nhân viên tương tác với các tài liệu trực quan.

6. Thích ứng các phương tiện truyền thông thị giác theo yêu cầu của nhân viên, điều chỉnh trong trường hợp cần thiết.
7. Triển khai truyền thông thị giác vào môi trường làm việc, đào tạo nhân viên cách sử dụng. Giai đoạn này có thể bao gồm:

• Tổ chức các buổi hướng dẫn và hội thảo đào tạo.
• Phát triển các hướng dẫn và tài liệu về cách sử dụng truyền thông thị giác.
• Xây dựng kênh truyền thông với quản lý các bộ phận để thông tin cho cấp dưới về các phương pháp đào tạo HSE mới.

8. Tiến hành phân tích hiệu quả triển khai các phương tiện truyền thông thị giác. Chúng tôi khuyến nghị sử dụng các chỉ số đo lường hiệu quả sau:

– Mức độ nhận thức: Tỷ lệ nhân viên có thể trả lời đúng các câu hỏi về HSE sau khi triển khai các phương tiện trực quan.

– Giảm số vụ sự cố: Sự thay đổi tỷ lệ phần trăm số vụ tai nạn lao động trước và sau khi triển khai truyền thông thị giác. So sánh dữ liệu về tai nạn và sự cố trước và sau khi triển khai sẽ giúp xác định tác động của chúng đối với an toàn. Việc giảm số vụ sự cố có thể là minh chứng cho việc nâng cao nhận thức của người lao động.

– Chỉ số gắn kết. Đo lường mức độ tham gia của nhân viên vào các chương trình HSE, bao gồm việc tham gia đào tạo và các sự kiện liên quan đến an toàn, có thể là chỉ số cho sự thành công của truyền thông thị giác.

– Phản hồi – khảo sát. Đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên với truyền thông thị giác theo thang điểm (ví dụ từ 1 đến 5). Việc thực hiện khảo sát định kỳ giúp nhận phản hồi về khả năng tiếp nhận. Các câu hỏi có thể liên quan đến tính dễ hiểu, tính sẵn có và hữu ích của thông tin.

– Quan sát sự tuân thủ các quy tắc an toàn tại nơi làm việc. Quan sát trực tiếp cách nhân viên phản ứng với các hướng dẫn trực quan và liệu họ có tuân thủ quy tắc an toàn hay không có thể cung cấp thông tin quý giá về hiệu quả thực tế.

Các phương pháp và chỉ số này sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ đánh giá hiệu quả triển khai mà còn xác định các lĩnh vực cần cải thiện, cuối cùng dẫn đến việc nâng cao mức độ an toàn lao động.

9. Liên tục hoàn thiện các phương tiện trực quan, theo dõi hiệu quả và thực hiện các cải tiến.

Những sai lầm nào có thể xảy ra khi triển khai các công cụ truyền thông thị giác tại doanh nghiệp?

• Thích ứng kém với đối tượng mục tiêu. Các tài liệu trực quan phải dễ hiểu và dễ tiếp cận đối với tất cả nhân viên, có tính đến trình độ học vấn, kỹ năng ngôn ngữ và đặc điểm văn hóa của họ. Việc sử dụng thuật ngữ phức tạp và biểu tượng khó hiểu làm giảm hiệu quả truyền thông.
• Thiếu phong cách và khái niệm thống nhất. Các phương tiện trực quan phải phù hợp với thương hiệu doanh nghiệp và văn hóa an toàn của công ty. Các tài liệu rời rạc, không nhất quán sẽ được tiếp nhận kém hiệu quả hơn.
• Quá tải thông tin. Dư thừa văn bản, chi tiết nhỏ và sơ đồ phức tạp gây khó khăn cho việc tiếp nhận. Truyền thông thị giác nên súc tích, tập trung vào các điểm chính.
• Thiếu chú ý đến vị trí đặt. Các phương tiện trực quan nên được đặt ở những nơi dễ thấy và dễ tiếp cận nhất, nơi nhân viên thường xuyên qua lại. Tầm nhìn kém và khó tiếp cận làm giảm hiệu quả của chúng.
• Thiếu phản hồi và đánh giá. Cần thường xuyên nhận phản hồi từ nhân viên về truyền thông thị giác và đánh giá tác động của chúng đối với an toàn.

Trong thực tế hiện nay, không thể không nhắc đến chủ đề phát triển áp phích và hướng dẫn trực quan bằng trí tuệ nhân tạo.

Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tạo áp phích về HSE có cả ưu điểm và nhược điểm.

Ưu điểm của việc sử dụng AI:

• Tốc độ: AI có thể tạo ra nhiều phương án áp phích trong thời gian ngắn, đặc biệt hữu ích khi cần phát triển khẩn cấp.
• Tiết kiệm nguồn lực: Tự động hóa quá trình hình ảnh hóa giúp giảm chi phí thuê nhà thiết kế.
• Tính sẵn có: Có các công cụ AI miễn phí hoặc chi phí thấp mà ngay cả các công ty nhỏ cũng có thể sử dụng.
• Sự đa dạng: AI có khả năng đề xuất các ý tưởng và giải pháp mới lạ mà nhà thiết kế có thể bỏ lỡ.

Nhược điểm của việc sử dụng AI:

• Hiểu biết bối cảnh hạn chế: AI có thể không tính đến các sắc thái của pháp luật, đặc thù ngành hoặc đặc điểm văn hóa, điều này có thể dẫn đến hình ảnh không chính xác hoặc không phù hợp, hoặc diễn giải sai yêu cầu.
• Thiếu tính sáng tạo: AI tạo ra hình ảnh dựa trên các mẫu và dữ liệu có sẵn, điều này có thể hạn chế tính nguyên bản và độc đáo của áp phích, đòi hỏi nhà thiết kế phải chỉnh sửa lại.
• Khó khăn trong diễn giải: AI có thể tạo ra những hình ảnh khó hiểu hoặc gây ra phản ứng trái chiều từ khán giả.
• Vấn đề đạo đức: Sử dụng AI có thể gây ra các câu hỏi về bản quyền và trách nhiệm đối với nội dung.

Một ví dụ không thành công về việc sử dụng AI được trình bày trong hình dưới đây.

Tất nhiên, chúng tôi đã đưa ra một yêu cầu khác, tuy nhiên AI đã tạo ra chính xác những gì được trình bày trong hình.

Kết quả của việc điều chỉnh câu lệnh (prompt) cho AI, chúng tôi đã đạt được kết quả mong muốn và nhận được áp phích như sau:

Như vậy, các công nghệ hiện đại cho phép làm việc hiệu quả hơn trong quá trình thực hiện các dự án triển khai truyền thông thị giác. Và những công cụ này cần được sử dụng.

Từ kinh nghiệm áp dụng truyền thông thị giác, rõ ràng hướng đi này trong lĩnh vực HSE sẽ phát triển và hoàn thiện nhanh chóng.

Trong khi đó, dựa trên thuật toán phát triển và triển khai công cụ nêu trên, có thể quản lý một cách hệ thống quá trình hình thành và nâng cao văn hóa an toàn.