Phát triển vai trò đại diện HSE

Sự tiến hóa của vai trò đại diện HSE

Chế định đại diện HSE tồn tại ở nhiều doanh nghiệp lớn, nhưng công việc của họ thường mang tính hình thức. Diễn giả phân tích kinh nghiệm tái khởi động quá trình này tại một nhà máy hóa chất, nơi vai trò danh nghĩa của các đại diện công đoàn đã được chuyển đổi thành một công cụ thực sự để nâng cao văn hóa an toàn.

Bài phát biểu xem xét chi tiết chặng đường từ việc không hiểu rõ chức năng của các đại diện đến việc tạo ra một hệ thống động viên và đào tạo hiệu quả. Vấn đề then chốt là thiếu các tiêu chí đánh giá rõ ràng: chính xác thì khen thưởng những đại diện xuất sắc nhất vào cuối năm vì điều gì? Điều này dẫn đến sự cần thiết phải phân tích sâu và xem xét lại toàn bộ quá trình tương tác.

Phân tích tình trạng hiện tại và xác định vấn đề

Để hiểu rõ tình hình, một nhóm làm việc liên chức năng đã được thành lập và tiến hành khảo sát tất cả 76 đại diện. Phân tích cho thấy hầu hết họ là những kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm (74% làm việc trên 5 năm), hiểu rõ về sản xuất nhưng không có đủ kiến thức trong lĩnh vực HSE.

Năm vấn đề chính đã được xác định:

• Thiếu sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo và ban giám đốc an toàn công nghiệp: các nhà quản lý thường coi các đại diện như "gián điệp", và ban giám đốc an toàn công nghiệp không có quy trình tương tác được thiết lập với họ.
• Động lực yếu: nhiều người trở thành đại diện do được yêu cầu, không hiểu rõ vai trò của mình và không có động lực để làm việc tích cực.
• Thiếu kiến thức và kinh nghiệm: các đại diện không biết cách đánh giá rủi ro và cải thiện điều kiện làm việc trong thực tế.
• Thiếu thông tin: thiếu kênh liên lạc nhanh chóng để nhận và truyền đạt thông tin cập nhật về HSE.
• Hệ thống đề xuất thiếu minh bạch: quá trình đưa ra đề xuất cho các nhà quản lý diễn ra lộn xộn và không thể kiểm soát.

Chương trình tái khởi động toàn diện

Diễn giả chỉ ra qua ví dụ cách mỗi vấn đề được xác định đã được giải quyết thông qua các biện pháp đối phó cụ thể:

• Các cuộc họp thường xuyên và kiểm tra chung: áp dụng các cuộc họp hàng quý với ban giám đốc an toàn công nghiệp để hiệu chỉnh và trao đổi thông tin. Các đại diện bắt đầu tham gia vào các cuộc kiểm tra mục tiêu cùng với các chuyên gia HSE.
• Động lực đa cấp: ngoài tiền thưởng hàng năm (bằng mức lương tối thiểu cho TOP-20), một cuộc thi hàng quý đã được áp dụng với phần thưởng cho ba người xuất sắc nhất. Những người chiến thắng trong quý sẽ không tham gia vào quý tiếp theo, tạo cơ hội cho những người khác. Các đại diện cũng có thể đề cử người quản lý của mình cho danh hiệu người tương tác tốt nhất.
• Tiêu chuẩn hóa và đào tạo: phát triển các danh sách kiểm tra (checklist) cho các cuộc tuần tra và danh sách các hoạt động tiêu chuẩn trong năm. Triển khai khóa học điện tử bắt buộc dưới hình thức trò chơi, được tạo ra dựa trên các bức ảnh thực tế về các vi phạm từ doanh nghiệp.
• Lãnh đạo thông tin: tạo một nhóm chat chung, qua đó các đại diện là những người đầu tiên nhận được tin tức (ví dụ: về quần áo bảo hộ mới) và giải quyết nhanh chóng các câu hỏi của người lao động (khoảng 500 câu hỏi mỗi năm).

Kết quả thực tế và các sáng kiến mới

Việc áp dụng hệ thống đánh giá bằng điểm số (cho việc khắc phục vi phạm, tham gia kiểm tra, hoạt động trong nhóm chat, thực hiện các biện pháp cải thiện điều kiện làm việc) đã làm cho công việc trở nên minh bạch. Các đại diện bắt đầu thể hiện sự chủ động: tự thiết kế các áp phích an toàn, tổ chức các câu đố, khởi xướng việc thay thế áo mưa không thoải mái bằng bộ đồ chống nước.

Thực tiễn cố vấn đã xuất hiện, khi các đại diện giàu kinh nghiệm giúp đỡ những người tụt hậu. Đồng thời, việc che giấu tai nạn bị ngăn chặn nghiêm ngặt — điều này dẫn đến việc truất quyền của đại diện.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này:

• Làm thế nào để biến các đại diện HSE danh nghĩa thành những người tham gia tích cực vào hệ thống quản lý an toàn?
• Sử dụng những tiêu chí nào để đánh giá khách quan và khen thưởng các đại diện?
• Làm thế nào để xây dựng chương trình đào tạo hiệu quả cho các đại diện dựa trên các tình huống thực tế của doanh nghiệp?
• Làm thế nào để thiết lập sự tương tác mang tính xây dựng giữa các đại diện, ban quản lý phân xưởng và bộ phận HSE?
• Làm thế nào để sử dụng các đại diện nhằm thông báo nhanh chóng cho người lao động và giải quyết các vấn đề của họ?