Im Rahmen der Budgetierung von Kosten für das HSE-Managementsystem ist es wichtig, die wirtschaftliche Effizienz einer Maßnahme mit dem Investitionsvolumen in den jeweiligen Prozess abzugleichen. Dabei gilt es, die Bestandteile des „Kosten-Eisbergs“ im Arbeitsschutz zu berücksichtigen und zu versuchen, auch indirekte, unsichtbare Kosten zu berechnen, die Mitarbeitern und dem Unternehmen durch unzweckmäßig eingeführte Prozesse entstehen können.
Betrachten wir die Vor- und Nachteile der 4 gängigsten Optimierungssysteme:
1. Wachstum und Entwicklung des HSE-Teams
Unter dem HSE-Team werden nicht nur die Fachkräfte selbst verstanden, sondern auch Personen, die im Rahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes sowie der Anlagensicherheit Verantwortung tragen. Bei der Arbeit mit dem Team ist es wichtig, die Belastung der Mitarbeiter im Verhältnis zur Spezifik ihrer Aufgaben zu berücksichtigen sowie den Entwicklungsstand des Mitarbeiters sorgfältig zu analysieren und mit der Bedeutung des von ihm geleiteten Prozesses abzugleichen. Je nach beruflicher Entwicklung der HSE-Fachkraft ist es wichtig, zwischen Routineaufgaben und Aufgaben zur Entwicklung von HSE-Managementprozessen im gesamten Unternehmen zu unterscheiden. Zudem sollte der Entwicklungsweg der Fachkraft im Voraus geplant werden, da es einen großen Unterschied macht, ob die Fachkraft als zukünftige Führungskraft „nach oben“ wächst oder ihre Kompetenzen als Spezialist mit schmalem oder breitem Profil vertieft.
Effizienzfokus:Orientierung an den persönlichen Zielen jedes Mitarbeiters.
Die voraussichtliche Entwicklung eines Mitarbeiters im Unternehmen sollte bereits vor der Einstellung bewertet werden. In jedem Vorstellungsgespräch sollten nicht nur die fachlichen Fähigkeiten geprüft werden, sondern auch geklärt werden, in welche Richtung sich die Fachkraft bewegen möchte – Routineaufgaben ausführen, sich fachlich weiterentwickeln oder beispielsweise in Richtung Projektmanagement gehen. Oft befassen sich HSE-Fachkräfte auch mit Fragen der Automatisierung und Prozessoptimierung des gesamten Teams, und häufig ist die Entwicklung einer talentierten Fachkraft rentabler als die Einstellung von 2 – 3 Mitarbeitern für Routineaufgaben.
2. Investitionen
In der Regel werden Investitionen in den Arbeitsschutz im Budget der Organisation eingeplant und erfordern eine Begründung durch die HSE-Fachkraft: wie die Verbesserung der Arbeitsbedingungen das Niveau der Berufsrisiken senkt und die Gesamtproduktivität beeinflusst. Bei Investitionen in innovative Lösungen sollten primär die Bedürfnisse der Produktion berücksichtigt werden. Ohne Berücksichtigung künftiger Wachstumspläne oder Änderungen der Produktionsprozesse passen Vorschläge zur Einführung von Sicherheitsinnovationen möglicherweise nicht zu den Lösungen, die für die Unternehmensentwicklung vorgesehen sind.
Effizienzfokus: Allgemeine Unternehmensziele.
Beispiel: Es besteht die Aufgabe, Vorfälle zu kontrollieren, schwere Unfallfolgen zu verhindern und rechtzeitig Erste Hilfe bei Arbeiten an abgelegenen Standorten zu leisten, an denen ein Mitarbeiter allein arbeitet. Die HSE-Fachkraft führte eine umfassende Analyse moderner Überwachungssysteme für Arbeitsbereiche durch. Ein Beeper-System, das auf Änderungen der Körperposition im Raum reagiert, wurde ausgewählt und zur Einführung vorgeschlagen. Gleichzeitig wurden jedoch zur Steigerung der Produktivität zusätzliche Mitarbeiter an die abgelegenen Standorte entsandt, um paarweise zu arbeiten, was das Risiko möglicher negativer Folgen bei Alleinarbeit erheblich senkte. Somit waren die erheblichen Investitionen für die Beeper nicht gerechtfertigt, und bei entsprechender Informiertheit hätte sich die Fachkraft auf andere, prioritärere Aufgaben konzentrieren können.
Ein weiteres Beispiel ist das VR-Training. Bei der Einführung einer solchen technologischen Lösung sollten neben allen Vorteilen auch die negativen Auswirkungen von VR-Brillen auf den Gleichgewichtssinn des Mitarbeiters sowie die relativ lange Dauer der Schulung berücksichtigt werden. Wenn 2.000 Mitarbeiter geschult werden müssen, ist es oft effizienter, dies in Gruppen mit einem Trainer zu organisieren. So kann eine Investition in VR-Training im Vergleich zu den Ressourcen für die Ausbildung eines Trainers ungerechtfertigt sein.
3. Automatisierung
Die Automatisierung von Prozessen und die Einführung digitaler Lösungen helfen oft dabei, Kosten durch den Wegfall eines großen Teils manueller Arbeit erheblich zu senken. Für die maximale Effizienz einer solchen Lösung ist es wichtig, im Team einen Projektmanager heranzubilden, der die Entwicklung des Automatisierungssystems unter Berücksichtigung der fachlichen HSE-Vorbereitung steuert.
Effizienzfokus: Kompatibilität der gewählten Lösungen mit den Unternehmensplattformen.
Neben der kompetenten Abwägung aller möglichen Kosten ist es wichtig, Lastenhefte für digitale Lösungen selbst zu verfassen, von denen es eine große Anzahl und Vielfalt auf dem Markt gibt. Es kommt vor, dass ein Unternehmen beim Kauf einer digitalen Lösung die Plattformen, auf denen es arbeitet, nicht berücksichtigt, viele Lösungen jedoch nicht miteinander kompatibel sind. Dies erfordert einen hohen Arbeits- und Zeitaufwand für die manuelle Übertragung der Datenbank zwischen den Systemen. Daher sollte das Lastenheft unter Berücksichtigung interner Prozesse und Ressourcen erstellt werden, damit der Hersteller der digitalen Lösung das Produkt vorab direkt an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen kann.
4. Consulting
Viele Unternehmen greifen auf Consulting-Lösungen im HSE-Bereich zurück und übertragen ihnen die volle Verantwortung für die Organisation der Gefährdungsbeurteilung, Risikobewertung, Untersuchung von Arbeitsunfällen, Schulung des Personals im Bereich Arbeitsschutz und Anlagensicherheit, Bereitstellung lokaler Rechtsvorschriften für Abteilungen usw. Bei einem kompetenten Ansatz ermöglicht eine solche Maßnahme die Optimierung der Mitarbeiterarbeit und einen effizienteren Aufbau des Systems für Anlagensicherheit im Unternehmen.
Effizienzfokus: Interne Ressource, die für Datenübertragung und Kontrolle verantwortlich ist.
Beim Übergang zum HSE-Consulting ist es wichtig, einen Mitarbeiter vorzusehen, der mit dem Beratungsunternehmen interagiert, die erforderlichen Daten übermittelt und die Ausführung der Arbeiten überwacht. Obwohl die aufgewendeten Ressourcen dabei deutlich geringer sind, sollten sie bereits zu Beginn der Planung des Übergangs zum Consulting festgelegt werden.
Man sollte immer bedenken, dass es schwierig ist, eine universelle, ideale Lösung für die wirtschaftliche Optimierung zu finden, die gleichzeitig den Anforderungen an Budget, Umsetzungsgeschwindigkeit und Qualität entspricht. Daher sollte man abwägen, welche dieser Bedingungen die vorrangige Rolle spielt, welche Ausnahmen zulässig sind und wie dabei die Funktionsfähigkeit des gesamten Systems gewährleistet werden kann.