Trong khuôn khổ lập ngân sách chi phí cho hệ thống quản lý an toàn lao động, việc so sánh hiệu quả kinh tế của biện pháp với khối lượng đầu tư vào một quy trình nhất định là rất quan trọng. Đồng thời, cần tính đến các thành phần của tảng băng chi phí về an toàn lao động và cố gắng tính toán cả những chi phí gián tiếp vô hình mà nhân viên và công ty có thể phải gánh chịu do các quy trình được triển khai không hợp lý.
Hãy cùng xem xét ưu và nhược điểm của 4 hệ thống tối ưu hóa phổ biến nhất:
1. Sự tăng trưởng và phát triển của đội ngũ HSE
Đội ngũ HSE không chỉ bao gồm các chuyên gia trực tiếp mà còn cả những người chịu trách nhiệm trong khuôn khổ an toàn lao động và an toàn sản xuất. Khi làm việc với đội ngũ, điều quan trọng là phải tính đến khối lượng công việc của nhân viên so với đặc thù nhiệm vụ họ thực hiện, phân tích kỹ lưỡng và đối chiếu mức độ phát triển của nhân viên với tầm quan trọng của quy trình mà họ dẫn dắt. Tùy thuộc vào sự phát triển chuyên môn của chuyên gia HSE, việc phân chia giữa các nhiệm vụ thường nhật và các nhiệm vụ xây dựng quy trình quản lý HSE trong toàn doanh nghiệp là rất quan trọng. Ngoài ra, việc dự tính trước lộ trình phát triển của chuyên gia cũng rất cần thiết, vì có sự khác biệt lớn giữa việc chuyên gia sẽ phát triển “lên trên” như một nhà quản lý tương lai hay đi sâu vào năng lực chuyên môn như một chuyên gia hẹp hoặc rộng.
Trọng tâm hiệu quả:Hướng tới mục tiêu cá nhân của từng nhân viên.
Cần đánh giá sự phát triển dự kiến của nhân viên trong tổ chức trước khi họ được tuyển dụng. Trong mỗi buổi phỏng vấn, không chỉ nên đánh giá kỹ năng chuyên môn mà còn phải tìm hiểu xem chuyên gia đó muốn phát triển theo hướng nào – thực hiện các chức năng thường nhật, phát triển chuyên môn hay theo hướng quản lý dự án. Thông thường, các chuyên gia HSE cũng tham gia vào các vấn đề tự động hóa, tối ưu hóa quy trình của cả đội ngũ, và thông thường việc phát triển một chuyên gia tài năng sẽ có lợi hơn so với việc thuê 2-3 chuyên gia chỉ để thực hiện các công việc thường nhật.
2. Đầu tư
Thông thường, các khoản đầu tư vào HSE được đưa vào ngân sách của tổ chức và yêu cầu sự giải trình từ phía chuyên gia HSE: việc cải thiện điều kiện lao động sẽ làm giảm mức độ rủi ro nghề nghiệp và ảnh hưởng đến năng suất chung như thế nào. Khi hướng đầu tư vào các giải pháp đổi mới, trước hết cần tính đến nhu cầu sản xuất. Nếu không tính đến các kế hoạch tăng trưởng trong tương lai hoặc thay đổi quy trình sản xuất, các đề xuất triển khai bất kỳ đổi mới nào về an toàn có thể không phù hợp với những giải pháp đã được định hướng cho sự phát triển của công ty.
Trọng tâm hiệu quả: Mục tiêu chung của công ty.
Ví dụ: một nhiệm vụ được đặt ra là kiểm soát sự cố, ngăn ngừa hậu quả nặng nề của tai nạn lao động và sơ cứu kịp thời trong quá trình làm việc tại các khu vực vùng sâu vùng xa, nơi một nhân viên làm việc đơn độc không có người đi kèm. Chuyên gia HSE đã thực hiện một công việc phân tích lớn để nghiên cứu các hệ thống giám sát khu vực làm việc hiện đại. Một hệ thống máy báo hiệu (beeper) phản ứng với sự thay đổi vị trí cơ thể trong không gian đã được lựa chọn và đề xuất triển khai. Tuy nhiên, cùng lúc đó, để tăng năng suất tại các khu vực vùng sâu vùng xa, các nhân viên bổ sung đã được cử đến để làm việc theo cặp, điều này làm giảm đáng kể rủi ro về các hậu quả tiêu cực có thể xảy ra khi làm việc một mình. Do đó, khoản đầu tư đáng kể cho máy báo hiệu là không chính đáng, và nếu chuyên gia có sự am hiểu đúng đắn, họ đã có thể tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên khác.
Một ví dụ khác là đào tạo VR. Khi triển khai giải pháp công nghệ này, bên cạnh tất cả các ưu điểm, cần lưu ý rằng kính VR có thể gây ra những hậu quả tiêu cực cho hệ thống tiền đình của nhân viên, và bản thân việc đào tạo cũng khá tốn thời gian. Nếu việc đào tạo yêu cầu cho 2.000 nhân viên, thì việc tổ chức theo nhóm với huấn luyện viên sẽ hiệu quả hơn nhiều. Như vậy, khoản đầu tư đào tạo VR có thể không chính đáng so với nguồn lực để đào tạo huấn luyện viên.
3. Tự động hóa
Tự động hóa các quy trình và triển khai các giải pháp kỹ thuật số thường giúp giảm đáng kể chi phí bằng cách loại bỏ một lượng lớn công việc thủ công. Để đạt hiệu quả tối đa cho giải pháp này, điều quan trọng là phải bồi dưỡng trong đội ngũ một quản lý dự án, người sẽ kiểm soát sự phát triển của hệ thống tự động hóa với trọng tâm là đào tạo chuyên môn trong lĩnh vực HSE.
Trọng tâm hiệu quả: Sự tương thích của các giải pháp được chọn với các nền tảng của doanh nghiệp.
Ngoài việc đối chiếu hợp lý tất cả các chi phí có thể xảy ra, việc tự viết các yêu cầu kỹ thuật cho các giải pháp kỹ thuật số là rất quan trọng, vì hiện có rất nhiều loại giải pháp đa dạng trên thị trường.
Có những trường hợp khi mua một giải pháp kỹ thuật số, công ty không tính đến các nền tảng mà họ đang vận hành, nhưng nhiều giải pháp lại không tương thích với nhau. Do đó, cần tốn nhiều nguồn lực lao động và thời gian để chuyển cơ sở dữ liệu giữa các hệ thống một cách thủ công. Vì vậy, nên viết yêu cầu kỹ thuật dựa trên các quy trình và nguồn lực nội bộ để nhà sản xuất giải pháp kỹ thuật số có thể điều chỉnh sản phẩm trước cho phù hợp với nhu cầu của công ty.
4. Tư vấn
Nhiều công ty tìm đến các giải pháp tư vấn trong lĩnh vực HSE và chuyển giao hoàn toàn trách nhiệm cho họ về các vấn đề tổ chức đánh giá đặc biệt điều kiện lao động, đánh giá rủi ro, điều tra tai nạn lao động, đào tạo nhân sự trong lĩnh vực HSE và an toàn công nghiệp, cung cấp các văn bản pháp quy nội bộ cho các đơn vị, v.v. Với cách tiếp cận hợp lý, biện pháp này cho phép tối ưu hóa công việc của nhân viên và xây dựng hệ thống an toàn công nghiệp trong tổ chức hiệu quả hơn.
Trọng tâm hiệu quả: Nguồn lực nội bộ chịu trách nhiệm truyền dữ liệu và kiểm soát.
Khi chuyển sang hình thức tư vấn HSE, điều quan trọng là phải dự trù một nhân viên sẽ tương tác với công ty tư vấn, truyền dữ liệu cần thiết và giám sát việc thực hiện công việc. Mặc dù nguồn lực tiêu tốn sẽ ít hơn đáng kể, nhưng chúng nên được xác định ngay từ đầu khi lập kế hoạch chuyển sang tư vấn.
Luôn cần nhớ rằng rất khó để tìm thấy một giải pháp tối ưu hóa kinh tế hoàn hảo và phổ quát, đáp ứng đồng thời các yêu cầu về ngân sách, tốc độ thực hiện và chất lượng. Do đó, nên dự tính điều kiện nào đóng vai trò tiên quyết, những ngoại lệ nào có thể chấp nhận được và làm thế nào để đảm bảo khả năng vận hành của toàn bộ hệ thống.