W ramach budżetowania kosztów systemu zarządzania HSE ważne jest zestawienie efektywności ekonomicznej działań z wielkością nakładów na dany proces. Przy tym należy brać pod uwagę elementy góry lodowej kosztów HSE i starać się obliczać również pośrednie, niewidoczne wydatki, które mogą ponosić pracownicy i firma w wyniku niecelowo wdrożonych procesów.
Rozważmy plusy i minusy 4 najpopularniejszych systemów optymalizacji:
1. Wzrost i rozwój zespołu HSE
Przez zespół HSE rozumie się nie tylko samych specjalistów, ale także osoby odpowiedzialne w ramach bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bezpieczeństwa przemysłowego. Pracując z zespołem, ważne jest, aby brać pod uwagę obciążenie pracowników w stosunku do specyfiki wykonywanych zadań, dokładnie analizować i zestawiać poziom rozwoju pracownika z wagą procesu, który prowadzi. W zależności od rozwoju zawodowego specjalisty HSE ważne jest oddzielenie rutynowych obowiązków od zadań związanych z opracowywaniem procesów zarządzania HSE w skali całego przedsiębiorstwa. Ważne jest również wcześniejsze przewidzenie ścieżki rozwoju specjalisty, ponieważ istnieje duża różnica, czy specjalista będzie piął się \"w górę\" jako przyszły menedżer, czy też pogłębiał swoje kompetencje jako ekspert wąsko- lub szerokoprofilowy.
Fokus na efektywność: Orientacja na cele osobiste każdego pracownika.
Należy oceniać przewidywany rozwój pracownika w organizacji jeszcze przed jego zatrudnieniem. Podczas każdej rozmowy kwalifikacyjnej należy nie tylko przeprowadzać ocenę umiejętności zawodowych, ale także dowiadywać się, w jakim kierunku chce podążać dany specjalista – wykonywać rutynowe funkcje, rozwijać się zawodowo, czy na przykład w kierunku menedżera projektów. Często specjaliści HSE zajmują się również kwestiami automatyzacji, optymalizacji procesów całego zespołu, a rozwój jednego utalentowanego specjalisty jest często bardziej opłacalny niż zatrudnienie 2-3 specjalistów, którzy będą wykonywać rutynowe obowiązki.
2. Inwestycje
Z reguły inwestycje w HSE są uwzględniane w budżecie organizacji i wymagają uzasadnienia ze strony specjalisty HSE: w jaki sposób poprawa warunków pracy obniży poziom ryzyka zawodowego i wpłynie na ogólną wydajność. Kierując inwestycje na innowacyjne rozwiązania, należy przede wszystkim brać pod uwagę potrzeby produkcji. Bez uwzględnienia dalszych planów wzrostu lub zmian w procesach produkcyjnych, propozycje wdrożenia jakichkolwiek innowacji w zakresie bezpieczeństwa mogą nie współgrać z rozwiązaniami zaplanowanymi w rozwoju firmy.
Fokus na efektywność: Ogólne cele firmy.
Na przykład: postawiono zadanie kontroli incydentów, zapobiegania ciężkim skutkom wypadków i terminowego udzielania pierwszej pomocy podczas prac w odległych miejscach, gdzie pracę wykonuje jeden pracownik bez asysty. Specjalista HSE przeprowadził obszerną pracę analityczną badającą nowoczesne systemy monitorowania stref roboczych. Wybrano i zaproponowano do wdrożenia system biperów, który reaguje na zmianę pozycji ciała w przestrzeni. Jednak jednocześnie, w celu zwiększenia wydajności, do odległych miejsc skierowano dodatkowych pracowników do pracy w parach, co znacznie zmniejszyło ryzyko ewentualnych negatywnych skutków pracy w pojedynkę. W ten sposób znaczne inwestycje w bipery nie były uzasadnione, a przy odpowiedniej wiedzy specjalista mógł skupić się na innych, bardziej priorytetowych zadaniach.
Inny przykład – szkolenia VR. Przy wdrażaniu takiego rozwiązania technologicznego, oprócz wszystkich zalet, warto wziąć pod uwagę, że gogle VR mogą mieć negatywne skutki dla błędnika pracownika, a samo szkolenie jest dość długie. Jeśli przeszkolenia wymaga 2 000 pracowników, znacznie efektywniej jest zorganizować je w grupach z trenerem. W ten sposób inwestycja w szkolenia VR może być nieuzasadniona w porównaniu z zasobami na przeszkolenie trenera.
3. Automatyzacja
Automatyzacja procesów i wdrażanie rozwiązań cyfrowych często pomaga znacznie obniżyć koszty poprzez wyeliminowanie dużej ilości pracy ręcznej. Dla maksymalnej efektywności takiego rozwiązania ważne jest wykształcenie w zespole menedżera projektu, który będzie kontrolował rozwój systemu automatyzacji, biorąc pod uwagę przygotowanie zawodowe w dziedzinie HSE.
Fokus na efektywność: Kompatybilność wybranych rozwiązań z platformami przedsiębiorstwa.
Oprócz umiejętnego zestawienia wszystkich możliwych kosztów, ważne jest samodzielne pisanie specyfikacji technicznych dla rozwiązań cyfrowych, których na rynku istnieje duża liczba i różnorodność.
Zdarzają się przypadki, gdy przy zakupie rozwiązania cyfrowego firma nie bierze pod uwagę platform, na których pracuje, a wiele rozwiązań nie jest ze sobą kompatybilnych. Powoduje to konieczność angażowania dużych zasobów pracy i czasu na ręczne przesyłanie bazy danych między systemami. Dlatego należy pisać specyfikację techniczną z uwzględnieniem wewnętrznych procesów i zasobów, aby producent rozwiązania cyfrowego mógł wcześniej dostosować produkt bezpośrednio do potrzeb firmy.
4. Konsulting
Wiele firm korzysta z rozwiązań konsultingowych w zakresie HSE i całkowicie przekazuje im odpowiedzialność za kwestie organizacji przeprowadzania specjalistycznej oceny warunków pracy, oceny ryzyka, badania wypadków przy pracy, szkolenia personelu w zakresie HSE i bezpieczeństwa przemysłowego, zapewnienia jednostkom wewnętrznych aktów prawnych itp. Przy umiejętnym podejściu taki środek pozwala zoptymalizować pracę pracowników i skuteczniej zbudować w organizacji system bezpieczeństwa przemysłowego.
Fokus na efektywność: Zasób wewnętrzny odpowiedzialny za przekazywanie danych i kontrolę.
Przy przejściu na konsulting w zakresie HSE ważne jest zapewnienie obecności pracownika, który będzie współpracował z firmą konsultingową, przekazywał jej niezbędne dane i monitorował wykonanie prac. Mimo że nakłady zasobów będą przy tym znacznie mniejsze, należy je określić na samym początku planowania przejścia na konsulting.
Zawsze warto pamiętać, że trudno jest znaleźć uniwersalne, idealne rozwiązanie do optymalizacji ekonomicznej, które spełniałoby jednocześnie wymagania dotyczące budżetu, szybkości wdrożenia i jakości. Dlatego warto przewidzieć, który z tych warunków odgrywa nadrzędną rolę, jakie wyjątki są dopuszczalne i jak przy tym zapewnić sprawność całego systemu.