El lunes es lo más importante y lo más difícil.
¿Qué se debe planificar en un proyecto?
La planificación de un proyecto consiste en pensar y organizar todo lo necesario para realizar el trabajo de la forma más rápida y minuciosa posible. Abarca todos los aspectos: desde la definición del objetivo, el objetivo de la semana en nuestro caso, el alcance del trabajo, las tareas y los recursos.
Existen muchos métodos de planificación de tareas. En nuestro equipo nos gusta mucho el método «1-3-5». Según este, se debe preparar con antelación una lista de tareas para la semana y seleccionar 9 de ellas: 1 tarea grande, 3 medianas y 5 pequeñas.
Más detalladamente, el «1-3-5» se basa en el entendimiento de que es poco probable que logremos todos los objetivos previstos a la vez, pero definitivamente podremos alcanzar al menos uno. Por lo tanto, primero hay que incluir en el plan ese gran objetivo único y luego añadirle tres medianos y cinco pequeños.
Al mismo tiempo, las definiciones de «grande», «mediana» y «pequeña» se refieren no solo a la escala del objetivo, sino también a su importancia. Es decir, los objetivos medianos deben ser significativos, pero no urgentes ni críticos; los pequeños, agradables de realizar, pero no obligatorios. Si de repente no queda tiempo para ellos, esto no debería suponer un problema.
De este modo, la regla 1 – 3 – 5 ayuda a lograr el éxito gradualmente y a no culparse si no se consiguen alcanzar absolutamente todos los objetivos diarios. Es una herramienta que marca una dirección clara en la vida personal y profesional y conduce al progreso paso a paso. Además, el uso regular de esta herramienta convierte la planificación en un hábito agradable y aumenta las posibilidades de éxito.
La clave de la regla 1 – 3 – 5 reside en su sencillez. Facilita el proceso de planificación y permite alcanzar resultados con mayor facilidad. Por eso, si quiere que el próximo día, mes o año sea realmente productivo, pruebe este método ahora mismo. Los resultados le sorprenderán, al igual que a mi equipo.
También es importante formular las tareas correctamente. Por ejemplo: el objetivo del proyecto es la eficiencia de gestión, la tarea es enseñar a los vendedores a saludar. O bien: el objetivo del proyecto es reducir la siniestralidad, la tarea es enseñar a los trabajadores a identificar condiciones inseguras.
Para una formulación correcta, en mi equipo tenemos una «regla de oro»: la tarea siempre se expresa con verbos y acciones. Por ejemplo: mejorar los conocimientos de los trabajadores sobre equipos de elevación. Esto es un eslogan. En cambio, realizar una formación práctica en los campos de entrenamiento de equipos de elevación ya es una tarea. ¿Por qué tanta precisión y meticulosidad? Es sencillo. No se puede gestionar lo que no se puede medir. Y en un sprint de proyecto (semanal), lo principal es gestionar / analizar el resultado.
En resumen, el propósito principal de la planificación (¡semanal!) es mantener continuamente el rumbo de ejecución del proyecto hacia su finalización exitosa. A lo largo de la vida del proyecto, todos los componentes del área temática pueden sufrir cambios, por lo que la idea del sprint en el proyecto es de lo más relevante. ¿Y para qué el análisis? Para tomar la decisión correspondiente y seguir adelante. O, por el contrario, para hacer una pausa en el transcurso del proyecto y retomar los problemas pendientes. Por ejemplo, el viernes, al hacer balance de la ejecución de las tareas del lunes. Un círculo vicioso 😊
Continuará en el próximo artículo.