วันจันทร์ – คือวันที่สำคัญที่สุดและท้าทายที่สุด
ต้องวางแผนอะไรบ้างในโครงการ?
การวางแผนโครงการคือการคิดทบทวนและจัดระเบียบทุกสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้งานเสร็จสิ้นอย่างรวดเร็วและรอบคอบที่สุด โดยครอบคลุมทุกแง่มุม ตั้งแต่การกำหนดเป้าหมาย เป้าหมายของสัปดาห์ (ในกรณีของเรา) ขอบเขตงาน งานย่อย และทรัพยากร
มีวิธีการวางแผนงานมากมายหลายวิธี ทีมของเราชอบวิธี "1-3-5" มาก ตามวิธีนี้ คุณต้องจัดทำรายการงานสำหรับสัปดาห์ล่วงหน้าและเลือกมา 9 งาน ได้แก่ งานใหญ่ 1 งาน, งานขนาดกลาง 3 งาน และงานเล็ก 5 งาน
หากลงรายละเอียด วิธี "1-3-5" สร้างขึ้นจากความเข้าใจที่ว่า เราคงไม่สามารถบรรลุเป้าหมายทั้งหมดที่ตั้งไว้ได้ในคราวเดียว แต่เราสามารถบรรลุได้อย่างน้อยหนึ่งอย่างแน่นอน ดังนั้น ขั้นแรกคุณต้องใส่เป้าหมายใหญ่หนึ่งอย่างนี้ลงในแผน จากนั้นจึงเพิ่มเป้าหมายขนาดกลางสามอย่างและเป้าหมายขนาดเล็กห้าอย่างเข้าไป
ทั้งนี้ คำจำกัดความของ "ใหญ่" "กลาง" และ "เล็ก" ไม่ได้หมายถึงแค่ขนาดของเป้าหมายเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความสำคัญด้วย กล่าวคือ เป้าหมายขนาดกลางควรมีความสำคัญแต่ไม่ด่วนหรือวิกฤต ส่วนเป้าหมายขนาดเล็กคือสิ่งที่ทำแล้วรู้สึกดีแต่ไม่บังคับ หากไม่มีเวลาเหลือสำหรับงานเหล่านี้ ก็ไม่ควรสร้างปัญหาใดๆ
ดังนั้น กฎ 1-3-5 จึงช่วยให้ค่อยๆ ประสบความสำเร็จและไม่โทษตัวเองหากไม่สามารถบรรลุเป้าหมายรายวันได้ทั้งหมด นี่คือเครื่องมือที่กำหนดทิศทางที่ชัดเจนในชีวิตส่วนตัวและชีวิตการทำงาน และนำไปสู่ความก้าวหน้าทีละขั้นตอน การใช้เครื่องมือนี้อย่างสม่ำเสมอจะเปลี่ยนการวางแผนให้กลายเป็นนิสัยที่น่ารื่นรมย์และเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จ
จุดเด่นของกฎ 1-3-5 คือความเรียบง่าย มันช่วยให้กระบวนการวางแผนง่ายขึ้นและช่วยให้บรรลุผลลัพธ์ได้ง่ายขึ้น ดังนั้น หากคุณต้องการให้วัน เดือน หรือปีถัดไปมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง ลองใช้วิธีนี้ดูตอนนี้เลย ผลลัพธ์จะทำให้คุณประหลาดใจอย่างแน่นอน เช่นเดียวกับทีมของฉัน
นอกจากนี้ การกำหนดภารกิจให้ถูกต้องก็เป็นสิ่งสำคัญ ตัวอย่างเช่น เป้าหมายโครงการคือประสิทธิภาพการจัดการ ภารกิจคือสอนให้พนักงานขายรู้จักทักทาย หรืออีกตัวอย่างหนึ่ง เป้าหมายโครงการคือการลดการบาดเจ็บ ภารกิจคือสอนให้พนักงานมองเห็นสภาพที่ไม่ปลอดภัย
สำหรับการกำหนดภารกิจให้ถูกต้อง ทีมของฉันมี "กฎทอง" ข้อหนึ่ง คือ ภารกิจต้องระบุด้วยคำกริยาและการกระทำเสมอ ตัวอย่างเช่น การปรับปรุงความรู้ของพนักงานเกี่ยวกับเครื่องจักรยก นี่คือคำขวัญ แต่การจัดอบรมเชิงปฏิบัติการในสนามฝึกเครื่องจักรยก นี่คือภารกิจ ทำไมต้องแม่นยำและจู้จี้จุกจิกขนาดนี้? คำตอบนั้นง่ายมาก เพราะเราไม่สามารถจัดการสิ่งที่วัดผลไม่ได้ และในโครงการแบบสปรินต์ (รายสัปดาห์) สิ่งสำคัญคือการจัดการและวิเคราะห์ผลลัพธ์
สรุปแล้ว วัตถุประสงค์หลักของการวางแผน (รายสัปดาห์!) คือการรักษาทิศทางของโครงการอย่างต่อเนื่องเพื่อไปสู่ความสำเร็จ ในระหว่างวงจรชีวิตของโครงการ องค์ประกอบทั้งหมดของขอบเขตโครงการอาจมีการเปลี่ยนแปลง ดังนั้นแนวคิดเรื่องสปรินต์ในโครงการจึงมีความสำคัญมากที่สุด แล้วทำไมต้องมีการวิเคราะห์? ก็เพื่อตัดสินใจให้เหมาะสมและก้าวต่อไป หรือในทางกลับกัน เพื่อหยุดพักในระหว่างโครงการและกลับไปแก้ไขปัญหาต่างๆ เช่น ในวันศุกร์ เมื่อมีการสรุปผลการดำเนินงานตามภารกิจของวันจันทร์ เป็นวงจรที่สมบูรณ์ 😊
ติดตามต่อได้ในบทความถัดไป