Il lunedì – il giorno più importante e più difficile.
Cosa bisogna pianificare in un progetto?
La pianificazione del progetto consiste nel pensare e organizzare tutto ciò che è necessario per eseguire il lavoro nel modo più rapido e accurato possibile. Copre tutti gli aspetti: dalla definizione dell'obiettivo, l'obiettivo della settimana nel nostro caso, all'ambito del lavoro, ai compiti e alle risorse.
Esistono molti metodi per pianificare le attività. Il nostro team ha apprezzato molto il metodo «1-3-5». Secondo questo metodo, è necessario stilare in anticipo un elenco di attività per la settimana e selezionarne 9: 1 attività grande, 3 medie e 5 piccole.
Più nel dettaglio, l'«1-3-5» si basa sulla consapevolezza che difficilmente riusciremo a raggiungere tutti gli obiettivi prefissati in una volta sola, ma potremo sicuramente raggiungerne almeno uno. Pertanto, bisogna prima inserire nel piano questo unico grande obiettivo, per poi aggiungerne tre medi e cinque piccoli.
Allo stesso tempo, le definizioni «grande», «media» e «piccola» non si riferiscono solo alla portata dell'obiettivo, ma anche alla sua importanza. In altre parole, gli obiettivi medi dovrebbero essere significativi ma non urgenti o critici, mentre quelli piccoli dovrebbero essere piacevoli da svolgere ma non obbligatori. Se improvvisamente non dovesse restare tempo per questi ultimi, non dovrebbe essere un problema.
In questo modo, la regola 1 – 3 – 5 aiuta a raggiungere il successo gradualmente e a non colpevolizzarsi se non si riescono a raggiungere tutti gli obiettivi quotidiani. È uno strumento che fornisce una direzione chiara nella vita personale e professionale e porta al progresso passo dopo passo. L'uso regolare di tale strumento trasforma la pianificazione in una piacevole abitudine e aumenta le probabilità di successo.
Il punto di forza della regola 1 – 3 – 5 è la sua semplicità. Facilita il processo di pianificazione stesso e permette di raggiungere i risultati più facilmente. Pertanto, se volete rendere il prossimo giorno, mese o anno davvero produttivo, provate questo metodo subito. I risultati vi sorprenderanno sicuramente, così come hanno sorpreso il mio team.
È anche importante formulare correttamente i compiti. Ad esempio, l'obiettivo del progetto è l'efficienza gestionale, il compito è insegnare ai venditori a salutare. Oppure, l'obiettivo del progetto è ridurre gli infortuni, il compito è insegnare ai lavoratori a riconoscere le condizioni non sicure.
Per una corretta formulazione, nel mio team c'è una «regola d'oro» – il compito è sempre espresso con verbi e azioni. Ad esempio, migliorare le conoscenze dei lavoratori sulle macchine di sollevamento. Questo è uno slogan. Invece, svolgere una formazione pratica nei campi di addestramento per macchine di sollevamento – questo è già un compito. Perché tanta precisione e pignoleria? Semplice. Non si può gestire ciò che non si può misurare. E in uno sprint di progetto (settimana), l'importante è gestire / analizzare il risultato.
Quindi, riassumendo, lo scopo principale della pianificazione (settimanale!) è mantenere costantemente la rotta del progetto verso il suo completamento con successo. Durante il ciclo di vita di un progetto, tutti i componenti dell'area tematica possono subire cambiamenti, motivo per cui l'idea dello sprint nel progetto è estremamente attuale. E a cosa serve l'analisi? A prendere la decisione appropriata e andare avanti. O, al contrario, a fare una sosta durante il progetto e tornare alle questioni problematiche. Ad esempio, il venerdì, durante il bilancio dell'attuazione dei compiti del lunedì. Un cerchio che si chiude 😊
Continua nel prossimo articolo.