Poniedziałek – najważniejszy i najtrudniejszy dzień.
Co należy planować w projekcie?
Planowanie projektu polega na przemyśleniu i zorganizowaniu wszystkiego, co jest niezbędne do jak najszybszego i najdokładniejszego wykonania prac. Obejmuje ono wszystkie aspekty — od zdefiniowania celu, celu tygodnia (w naszym przypadku), po zakres prac, zadania i zasoby.
Istnieje wiele metod planowania zadań. Nasz zespół bardzo polubił metodę „1-3-5”. Zgodnie z nią należy z wyprzedzeniem sporządzić listę zadań na tydzień i wyróżnić 9 z nich: 1 duże zadanie, 3 średnie i 5 małych.
Mówiąc dokładniej, metoda „1-3-5” opiera się na zrozumieniu, że raczej nie uda nam się osiągnąć wszystkich zamierzonych celów naraz, ale na pewno zdołamy zrealizować przynajmniej jeden. Dlatego najpierw należy uwzględnić w planie ten jeden duży cel, a następnie dodać do niego trzy średnie i pięć małych.
Przy czym określenia „duży”, „średni” i „mały” odnoszą się nie tylko do skali celu, ale także do jego ważności. Oznacza to, że średnie cele powinny być istotne, ale nie pilne ani krytyczne, a małe — przyjemne w realizacji, ale nieobowiązkowe. Jeśli nagle zabraknie na nie czasu, nie powinno to stwarzać problemów.
W ten sposób zasada 1 – 3 – 5 pomaga stopniowo osiągać sukcesy i nie obwiniać się, jeśli nie uda się zrealizować absolutnie wszystkich codziennych celów. Jest to narzędzie, które wyznacza jasny kierunek w życiu osobistym i zawodowym, prowadząc krok po kroku do postępu. Regularne korzystanie z takiego narzędzia zmienia planowanie w przyjemny nawyk i zwiększa szanse na sukces.
Atutem zasady 1 – 3 – 5 jest jej prostota. Ułatwia ona sam proces planowania i pozwala łatwiej osiągać rezultaty. Dlatego, jeśli chcesz, aby kolejny dzień, miesiąc lub rok był naprawdę produktywny, wypróbuj tę metodę już teraz. Wyniki z pewnością Cię zaskoczą, podobnie jak mój zespół.
Ważne jest również prawidłowe formułowanie zadań. Na przykład: Cel projektu – efektywność zarządcza, zadanie – nauczyć sprzedawców witania się. Albo: cel projektu – ograniczenie urazowości, zadanie – nauczyć pracowników dostrzegania niebezpiecznych warunków.
Dla poprawnego formułowania zadań w moim zespole obowiązuje jedna „złota” zasada – zadanie zawsze wyraża się czasownikami i działaniami. Na przykład: poprawić wiedzę pracowników o urządzeniach dźwignicowych. To jest hasło. Natomiast przeprowadzić szkolenie praktyczne na poligonach urządzeń dźwignicowych – to już jest zadanie. Po co taka precyzja i drobiazgowość? To proste. Nie można zarządzać tym, czego nie da się zmierzyć. A w sprincie projektowym (tygodniu) najważniejsze jest zarządzanie wynikiem i jego analiza.
Podsumowując, głównym celem planowania (tygodnia!) jest ciągłe utrzymywanie kursu realizacji projektu na drodze do jego pomyślnego zakończenia. W trakcie trwania projektu wszystkie elementy obszaru merytorycznego mogą ulegać zmianom, dlatego idea sprintu w projekcie jest niezwykle aktualna. A po co analiza? Aby podjąć odpowiednią decyzję i iść naprzód. Lub odwrotnie — aby zatrzymać się w trakcie projektu i wrócić do problematycznych kwestii. Na przykład w piątek, podczas podsumowania realizacji poniedziałkowych zadań. Błędne koło 😊
Kontynuacja w następnym artykule.