Montag – der wichtigste und schwierigste Tag.
Was muss in einem Projekt geplant werden?
Projektplanung bedeutet, alles zu durchdenken und zu organisieren, was für eine möglichst schnelle und gründliche Ausführung der Arbeiten erforderlich ist. Sie umfasst alle Aspekte — von der Definition des Ziels, in unserem Fall des Wochenziels, bis hin zum Arbeitsumfang, den Aufgaben und Ressourcen.
Es gibt viele Methoden zur Aufgabenplanung. Unser Team hat die „1-3-5“-Methode für sich entdeckt. Demnach erstellt man vorab eine Aufgabenliste für die Woche und wählt 9 davon aus: 1 große Aufgabe, 3 mittlere und 5 kleine.
Genauer gesagt basiert „1-3-5“ auf der Erkenntnis, dass wir kaum alle gesteckten Ziele auf einmal erreichen werden, aber wir können definitiv mindestens eines schaffen. Daher sollte man zuerst dieses eine große Ziel in den Plan aufnehmen und dann drei mittlere und fünf kleine hinzufügen.
Dabei beziehen sich die Bezeichnungen „groß“, „mittel“ und „klein“ nicht nur auf den Umfang des Ziels, sondern auch auf dessen Wichtigkeit. Das heißt, mittlere Ziele sollten bedeutend, aber nicht dringend oder kritisch sein; kleine Ziele sind angenehm zu erledigen, aber nicht zwingend erforderlich. Wenn am Ende keine Zeit mehr für sie bleibt, sollte das kein Problem darstellen.
So hilft die 1-3-5-Regel, schrittweise Erfolge zu erzielen und sich nicht selbst Vorwürfe zu machen, wenn man nicht absolut alle Tagesziele erreicht. Es ist ein Werkzeug, das eine klare Richtung im persönlichen und beruflichen Leben vorgibt und Schritt für Schritt zum Fortschritt führt. Die regelmäßige Anwendung eines solchen Instruments macht die Planung zu einer angenehmen Gewohnheit und erhöht die Erfolgschancen.
Der Clou der 1-3-5-Regel liegt in ihrer Einfachheit. Sie erleichtert den Planungsprozess selbst und ermöglicht es, Ergebnisse leichter zu erzielen. Wenn Sie also den nächsten Tag, Monat oder das nächste Jahr wirklich produktiv gestalten wollen, probieren Sie diese Methode jetzt aus. Die Ergebnisse werden Sie sicher überraschen, genau wie mein Team.
Es ist auch wichtig, Aufgaben richtig zu formulieren. Zum Beispiel: Das Projektziel ist Managementeffizienz, die Aufgabe ist es, den Verkäufern beizubringen, zu grüßen. Oder: Das Projektziel ist die Senkung der Unfallrate, die Aufgabe ist es, den Mitarbeitern beizubringen, unsichere Bedingungen zu erkennen.
Für die richtige Formulierung gibt es in meinem Team eine „goldene“ Regel – eine Aufgabe wird immer in Verben und Handlungen ausgedrückt. Zum Beispiel: „Die Kenntnisse der Mitarbeiter über Hebezeuge verbessern“. Das ist ein Slogan. Aber „Praktische Schulungen auf Hebezeug-Testgeländen durchführen“ – das ist eine Aufgabe. Warum diese Genauigkeit und Pedanterie? Ganz einfach: Man kann nicht managen, was man nicht messen kann. Und in einem Projekt-Sprint (einer Woche) geht es vor allem darum, das Ergebnis zu steuern und zu analysieren.
Zusammenfassend lässt sich sagen: Der Hauptzweck der (Wochen-)Planung besteht darin, den Kurs des Projekts auf dem Weg zu seinem erfolgreichen Abschluss kontinuierlich beizubehalten. Im Laufe eines Projekts können sich alle Bestandteile des Projektgegenstands ändern, weshalb die Idee des Sprints im Projekt besonders relevant ist. Und wozu die Analyse? Um eine entsprechende Entscheidung zu treffen und voranzukommen. Oder umgekehrt, um im Projektverlauf innezuhalten und zu problematischen Punkten zurückzukehren. Zum Beispiel am Freitag, bei der Auswertung der Umsetzung der Montagsaufgaben. Ein geschlossener Kreis 😊
Fortsetzung folgt im nächsten Artikel.