Segunda-feira – o dia mais importante e o mais complexo.
O que deve ser planejado em um projeto?
O planejamento de um projeto consiste em pensar e organizar tudo o que é necessário para a execução dos trabalhos da forma mais rápida e minuciosa possível. Ele abrange todos os aspectos — desde a definição do objetivo, o objetivo da semana, no nosso caso, o escopo do trabalho, as tarefas e os recursos.
Existem muitos métodos de planejamento de tarefas. Nossa equipe gosta muito do método "1-3-5". De acordo com ele, é necessário elaborar antecipadamente uma lista de tarefas para a semana e destacar 9 delas: 1 tarefa grande, 3 médias e 5 pequenas.
Mais detalhadamente, o "1-3-5" baseia-se no entendimento de que dificilmente conseguiremos atingir todos os objetivos traçados de uma só vez, mas certamente conseguiremos alcançar pelo menos um. Portanto, primeiro deve-se incluir no plano esse único grande objetivo e, em seguida, adicionar a ele três médios e cinco pequenos.
Ao mesmo tempo, as definições de "grande", "média" e "pequena" referem-se não apenas à escala do objetivo, mas também à sua importância. Ou seja, os objetivos médios devem ser significativos, mas não urgentes ou críticos; os pequenos devem ser agradáveis de realizar, mas não obrigatórios. Se, por acaso, não sobrar tempo para eles, isso não deve criar problemas.
Dessa forma, a regra 1 – 3 – 5 ajuda a alcançar o sucesso gradualmente e a não se culpar se não for possível atingir absolutamente todos os objetivos diários. É uma ferramenta que define uma direção clara na vida pessoal e profissional e leva ao progresso passo a passo. O uso regular dessa ferramenta transforma o planejamento em um hábito agradável e aumenta as chances de sucesso.
O diferencial da regra 1 – 3 – 5 está na sua simplicidade. Ela facilita o próprio processo de planejamento e permite alcançar resultados com mais facilidade. Portanto, se você quer tornar o próximo dia, mês ou ano verdadeiramente produtivo, experimente este método agora mesmo. Os resultados certamente irão surpreendê-lo, assim como surpreenderam a minha equipe.
Também é importante formular as tarefas corretamente. Por exemplo: Objetivo do projeto – eficiência na gestão, tarefa – ensinar os vendedores a cumprimentar. Ou ainda, objetivo do projeto – reduzir acidentes, tarefa – ensinar os trabalhadores a identificar condições inseguras.
Para uma formulação correta, minha equipe tem uma regra "de ouro" – a tarefa é sempre expressa em verbos e ações. Por exemplo: melhorar o conhecimento dos trabalhadores sobre GPM (equipamentos de elevação). Isso é um slogan. Já realizar treinamento prático em campos de treinamento de GPM – isso já é uma tarefa. Por que tanta precisão e rigor? É simples. Não se pode gerenciar o que não se pode medir. E em um sprint de projeto (semana), o principal é gerenciar / analisar o resultado.
Portanto, resumindo, o principal objetivo do planejamento (semanal!) consiste em manter continuamente o curso da execução do projeto rumo à sua conclusão bem-sucedida. Ao longo da vida de um projeto, todos os componentes da sua área de atuação podem sofrer alterações, por isso a ideia de sprint no projeto é extremamente relevante. E para que serve a análise? Para tomar a decisão apropriada e seguir em frente. Ou, pelo contrário, para fazer uma pausa no decorrer do projeto e retornar a questões problemáticas. Por exemplo, na sexta-feira, ao avaliar os resultados da implementação das tarefas de segunda-feira. Um círculo vicioso 😊
Continua no próximo artigo.