月曜日 — 最も重要で、最も困難な日です。
プロジェクトにおいて何を計画すべきでしょうか？
プロジェクトの計画とは、作業を可能な限り迅速かつ丁寧に進めるために必要なすべてを考え、整理することです。それは、目標の設定から、今回のケースでは週の目標、作業範囲、タスク、リソースに至るまで、あらゆる側面を網羅します。
タスクの計画方法には多くの手法があります。私たちのチームでは「1-3-5ルール」が非常に好まれています。この方法では、あらかじめ1週間のタスクリストを作成し、その中から9つを選び出します。具体的には、大きなタスクを1つ、中くらいのタスクを3つ、そして小さなタスクを5つです。
詳しく説明すると、「1-3-5」は、掲げたすべての目標を一度に達成するのは難しいかもしれないが、少なくとも1つは確実に達成できるという理解に基づいています。そのため、まず計画にその1つの大きな目標を入れ、次に3つの中目標と5つの小目標を追加します。
ここで、「大」「中」「小」という定義は、目標の規模だけでなく、その重要性にも関係します。つまり、中目標は重要ではあるものの、緊急や致命的ではないもの、小目標は実行するのが楽しいものの、必須ではないものとします。もし時間が足りなくなってそれらができなくても、問題にならないようにします。
このように、1-3-5ルールは、毎日の目標をすべて達成できなくても自分を責めることなく、着実に成果を上げるのに役立ちます。これは個人生活や仕事において明確な方向性を示し、一歩ずつ進歩へと導くツールです。そして、このツールを定期的に使用することで、計画を立てることが楽しい習慣になり、成功の可能性が高まります。
1-3-5ルールのポイントはそのシンプルさにあります。計画のプロセス自体を簡素化し、結果を出しやすくしてくれます。ですから、明日、来月、あるいは来年を本当に生産的なものにしたいのであれば、今すぐこの方法を試してみてください。私のチームがそうであったように、その結果にきっと驚くはずです。
また、タスクを正しく言語化することも重要です。例えば、プロジェクトの目標が「管理効率の向上」であれば、タスクは「販売員に挨拶を教える」となります。あるいは、プロジェクトの目標が「労働災害の削減」であれば、タスクは「従業員が不安全な状態を察知できるように教育する」となります。
正しい言語化のために、私のチームには1つの「黄金律」があります。それは、タスクは常に動詞と行動で表現することです。例えば、「クレーン・昇降機に関する従業員の知識を向上させる」というのはスローガンです。一方で、「クレーン・昇降機の訓練場で実技研修を実施する」というのはタスクです。なぜこれほどまでに正確さと細かさにこだわるのでしょうか？ 理由は簡単です。測定できないものは管理できないからです。そして、プロジェクトのスプリント（1週間）において最も重要なのは、結果を管理・分析することなのです。
まとめると、週単位の計画の主な目的は、プロジェクトを成功へと導くために、常に正しい進路を維持することにあります。プロジェクトの進行過程では、あらゆる要素が変化する可能性があるため、プロジェクトにおけるスプリントという考え方は非常に有効です。では、なぜ分析が必要なのでしょうか？ それは、適切な意思決定を行い、前進するためです。あるいは逆に、プロジェクトを一時停止して問題点に立ち返るためでもあります。例えば、金曜日に月曜日のタスクの実施結果を総括する際などがそうです。まさにサイクルですね 😊
続きは次回の記事で。