Thứ Hai – ngày quan trọng nhất và cũng là khó khăn nhất.
Cần lập kế hoạch gì trong một dự án?
Lập kế hoạch dự án là việc suy tính và tổ chức mọi thứ cần thiết để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và kỹ lưỡng nhất có thể. Nó bao quát mọi khía cạnh — từ việc xác định mục tiêu chung, mục tiêu của tuần (trong trường hợp của chúng ta), cho đến khối lượng công việc, nhiệm vụ và nguồn lực.
Có rất nhiều phương pháp lập kế hoạch công việc. Đội ngũ của chúng tôi rất ưa chuộng phương pháp "1-3-5". Theo đó, bạn cần lập danh sách các nhiệm vụ cho tuần từ trước và chọn ra 9 nhiệm vụ trong số đó: 1 nhiệm vụ lớn, 3 nhiệm vụ vừa và 5 nhiệm vụ nhỏ.
Chi tiết hơn, "1-3-5" dựa trên sự hiểu biết rằng chúng ta khó có thể đạt được tất cả các mục tiêu đã đề ra cùng một lúc, nhưng chắc chắn chúng ta có thể đạt được ít nhất một mục tiêu. Vì vậy, trước tiên cần đưa vào kế hoạch một mục tiêu lớn này, sau đó mới thêm ba mục tiêu vừa và năm mục tiêu nhỏ.
Đồng thời, các định nghĩa "lớn", "vừa" và "nhỏ" không chỉ đề cập đến quy mô của mục tiêu mà còn đến tầm quan trọng của nó. Tức là các mục tiêu vừa phải có ý nghĩa nhưng không quá khẩn cấp hay mang tính sống còn, còn các mục tiêu nhỏ là những việc dễ chịu khi thực hiện nhưng không bắt buộc. Nếu chẳng may không còn thời gian cho chúng, điều đó cũng không gây ra vấn đề gì.
Bằng cách này, quy tắc 1 – 3 – 5 giúp chúng ta dần dần đạt được thành công và không tự trách mình nếu không thể hoàn thành tuyệt đối tất cả các mục tiêu hàng ngày. Đây là một công cụ định hướng rõ ràng trong cuộc sống cá nhân cũng như sự nghiệp, dẫn dắt chúng ta tiến bộ từng bước một. Việc sử dụng công cụ này thường xuyên sẽ biến việc lập kế hoạch thành một thói quen thú vị và tăng cơ hội thành công.
Điểm đặc biệt của quy tắc 1 – 3 – 5 nằm ở sự đơn giản của nó. Nó làm nhẹ nhàng hóa quá trình lập kế hoạch và giúp đạt được kết quả dễ dàng hơn. Vì vậy, nếu bạn muốn ngày mai, tháng tới hoặc năm tới thực sự hiệu quả, hãy thử phương pháp này ngay bây giờ. Kết quả chắc chắn sẽ khiến bạn ngạc nhiên, giống như đội ngũ của tôi vậy.
Việc đặt ra các nhiệm vụ một cách chính xác cũng rất quan trọng. Ví dụ, Mục tiêu dự án là hiệu quả quản lý, nhiệm vụ là dạy nhân viên bán hàng cách chào hỏi. Hoặc mục tiêu dự án là giảm thiểu tai nạn lao động, nhiệm vụ là dạy công nhân cách nhận diện các điều kiện không an toàn.
Để diễn đạt chính xác, đội ngũ của tôi có một "quy tắc vàng" – nhiệm vụ luôn phải được phát biểu bằng động từ và hành động. Ví dụ, cải thiện kiến thức của công nhân về thiết bị nâng hạ (GPM). Đó chỉ là một khẩu hiệu. Còn tổ chức đào tạo thực hành tại bãi tập thiết bị nâng hạ – đó mới là một nhiệm vụ. Tại sao lại cần sự chính xác và chi li như vậy? Rất đơn giản. Bạn không thể quản lý những gì bạn không thể đo lường. Và trong một sprint dự án (tuần), điều quan trọng nhất là quản lý và phân tích kết quả.
Tóm lại, mục đích chính của việc lập kế hoạch (tuần!) là duy trì liên tục lộ trình thực hiện dự án trên con đường dẫn đến thành công. Trong suốt vòng đời của dự án, tất cả các thành phần chuyên môn đều có thể thay đổi, vì vậy ý tưởng về sprint trong dự án là cực kỳ phù hợp. Còn phân tích để làm gì? Để đưa ra quyết định tương ứng và tiến về phía trước. Hoặc ngược lại, để tạm dừng dự án và quay lại giải quyết các vấn đề tồn đọng. Ví dụ, vào thứ Sáu, khi tổng kết kết quả thực hiện các nhiệm vụ của thứ Hai. Một vòng lặp khép kín 😊
Tiếp nối trong bài viết sau.