Le lundi est le jour le plus important et le plus difficile.
Que faut-il planifier dans un projet ?
La planification de projet consiste à réfléchir et à organiser tout ce qui est nécessaire pour exécuter les travaux le plus rapidement et le plus soigneusement possible. Elle couvre tous les aspects — de la définition de l'objectif (l'objectif de la semaine, dans notre cas) au périmètre des travaux, en passant par les tâches et les ressources.
Il existe de nombreuses méthodes de planification des tâches. Notre équipe apprécie particulièrement la méthode « 1-3-5 ». Selon celle-ci, il faut établir à l'avance une liste de tâches pour la semaine et en sélectionner 9 : 1 tâche majeure, 3 tâches moyennes et 5 petites tâches.
Plus précisément, la méthode « 1-3-5 » repose sur l'idée qu'il est peu probable que nous atteignions tous nos objectifs d'un coup, mais que nous pourrons certainement en atteindre au moins un. C'est pourquoi il faut d'abord inclure ce grand objectif dans le plan, puis y ajouter trois objectifs moyens et cinq petits.
En même temps, les définitions « grande », « moyenne » et « petite » ne se rapportent pas seulement à l'ampleur de l'objectif, mais aussi à son importance. Autrement dit, les objectifs moyens doivent être significatifs mais pas urgents ou critiques, et les petits doivent être agréables à réaliser mais facultatifs. Si le temps vient à manquer pour ces derniers, cela ne devrait pas poser de problème.
Ainsi, la règle 1-3-5 aide à réussir progressivement sans se culpabiliser si l'on ne parvient pas à atteindre absolument tous les objectifs quotidiens. C'est un outil qui donne une direction claire dans la vie personnelle et professionnelle et mène pas à pas vers le progrès. L'utilisation régulière d'un tel outil transforme la planification en une habitude agréable et augmente les chances de succès.
L'atout de la règle 1-3-5 réside dans sa simplicité. Elle facilite le processus de planification lui-même et permet d'atteindre plus aisément des résultats. Par conséquent, si vous voulez rendre la journée, le mois ou l'année à venir vraiment productifs, essayez cette méthode dès maintenant. Les résultats vous surprendront certainement, tout comme ils ont surpris mon équipe.
Il est également important de formuler correctement les tâches. Par exemple, si l'objectif du projet est l'efficacité managériale, la tâche peut être d'apprendre aux vendeurs à saluer les clients. Ou encore, si l'objectif du projet est de réduire les accidents, la tâche est d'apprendre aux travailleurs à identifier les conditions dangereuses.
Pour une formulation correcte, mon équipe suit une règle d'or : une tâche s'exprime toujours par des verbes et des actions. Par exemple, « améliorer les connaissances des employés sur les appareils de levage » est un slogan. En revanche, « organiser une formation pratique sur les sites d'essais d'appareils de levage » est une tâche concrète. Pourquoi une telle précision et un tel souci du détail ? C'est simple. On ne peut pas gérer ce qu'on ne peut pas mesurer. Et dans un sprint de projet (une semaine), l'essentiel est de gérer et d'analyser le résultat.
En résumé, l'objectif principal de la planification hebdomadaire est de maintenir continuellement le cap du projet vers sa réussite. Au cours de la vie d'un projet, toutes les composantes du domaine d'application peuvent subir des modifications, c'est pourquoi l'idée de sprint est particulièrement pertinente. Et pourquoi l'analyse ? Pour prendre la décision appropriée et aller de l'avant. Ou au contraire, pour faire une pause dans le projet et revenir sur des points problématiques. Par exemple, le vendredi, lors du bilan de la mise en œuvre des tâches du lundi. La boucle est bouclée 😊
La suite dans le prochain article.